電子契約の場合、作成通数、保有通数の記載は不要です。書面契約書と異なり、電子契約はデータを1通と数えることができず、また複製も可能なためです。
同様の電子ファイルで電子取引をする契約当事者双方が確認し合うため、認識の違いが生じる可能性も低いでしょう。なお、電子データを原本として、印刷したものを写しとして扱うことになるため、その旨をはっきり記載しておくことが大切です。

③署名・押印欄（契約締結の方法）

電子契約では代表印や角印など、ハンコによる押印ではなく、電子署名を利用して契約締結します。

そのため、契約締結の方法を記載するときは、従来の書面契約書のように「記名押印」ではなく、「電子署名を措置」または「電子署名を施す」という文言を使用するのが一般的です。もし電子契約において「記名押印」という文言を記載してしまうと、書面契約書がないことを理由に相手方から契約の不成立や無効を主張されるリスクもあります。

トラブルのもとになりかねないため、書面契約書とは区別して考えるようにしましょう。

④契約締結日の記載

電子契約では、タイムスタンプを利用して契約締結手続きを行います。

タイムスタンプは付与した後に電子書類が改ざんされていないこと、発行日に間違いがないことを証明できる技術であり、契約の締結・成立の日時が秒単位で記録されるため、契約締結日は不要という考え方があります。

一方、タイムスタンプの日付とは別に、契約当事者が実際に合意した日を具体的に表示するために、契約締結日の記載を設けたほうが良いという見方も存在します。

どちらを採用すべきかは、企業によって異なりますが、現状、タイムスタンプとは別に、契約締結日の日付欄を設けて締結するのが一般的な方法です。

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電子契約における後文の文例サンプル

実際に電子契約書を締結する場合で利用できる後文の記載例・ひな形を紹介します。これから電子契約書のフォーマットを作成する方は、ぜひ参考にしてください。

電子契約サービスで締結する場合

お互いが電子契約サービスを締結する場合、以下のような後文がおすすめです。

「本契約の成立を証するため、本書を電磁的方法により作成のうえ、甲乙合意の後、電子署名を施し、各自その電磁的記録を保管するものとする。」

書面と電子契約が併存する場合

少しイレギュラーなケースですが、書面と電子契約が併存することもあります。

例えば相手方が電子契約の利用に同意しない場合においては、相手方は書面契約書を保管し、自社分のみを電子契約で締結して対処します。

この場合、以下のような後文を用いると良いでしょう。

「本契約の成立を証するため、本書を書面および電磁的方法により作成のうえ、甲乙合意の後、記名押印および電子署名を施し、甲は書面を、乙は電磁的記録をそれぞれ保管する。」

電子契約に移行する際の注意点

書面から電子契約に移行する場合、いくつか注意すべきポイントがあります。円滑な取引が進められるよう、以下6つのポイントは必ず確認するようにしましょう。

①顧客や取引先から了承を得る

電子契約は、自社のみで完結するものではありません。契約を交わす顧客や取引先が関わるため、電子契約に移行する際は注意が必要です。

電子帳簿保存法改正の影響などにより、少しずつ普及している電子契約ですが、すべての企業が電子契約や電子署名に対応できるとは限りません。

顧客や取引先とのトラブルを避けるためにも、電子契約を取り入れる際は相手方から事前に合意を得ることが大切です。

②電子契約に適した社内フローを構築する

電子契約は従来の書面での契約とは性質が異なるため、適切な管理・業務フローを社内で構築しなければなりません。

電子データは情報の流出や不正アクセスなどのリスクがあるため、パスワードやアクセス権限などのセキュリティ対策が必要です。

また、電子データの取り扱いに関するルール策定やマニュアルの整備も電子契約を適切に導入するためには必要になります。

③契約書のテンプレートを変更する

書面契約書と電子契約では書き方や記載すべき内容が異なる部分があります。

特に後文で記載する内容には注意しなければなりません。

まずは電子契約書の具体例やひな形などを参考にして、自社のテンプレートを作成するようにしましょう。

④社内の業務フローを見直す

電子契約を新たに導入する場合、社内の業務フローも見直す必要があります。

まず既存の業務フローのどの部分を電子化できるのかを洗い出し、電子契約を導入した新しい業務フローを設計し、関係者間で共有しましょう。

そのうえで電子契約システムの使い方、新しい業務フローを周知するため、社員に対し教育・研修を実施することが大切です。

⑤電子契約はデータのまま保存する

電子契約はデータのまま保存する必要があります。

2021年の電子帳簿保存法改正により、2022年1月以降にメールやクラウドサービスなどの電子取引で授受した契約書は、電子データのまま保存することが定められたためです。なお、2023年12月31日までは経過措置として、やむを得ない事情がある場合に書面での保存を認める宥恕期間が設けられていましたが、現在は終了しています。

電子データとして残しておけば、紙に出力して保存する必要はないので、電子契約システムを取り入れることはペーパーレス化につながります。

一方、もともと書面で締結していた紙の契約書の場合は、これまで通り紙媒体のまま保存しても効力が認められます。ただし、電子契約を紙に印刷して保管することは認められないため、適切な方法でデータのまま保存する必要があります。

⑥関連する法律に対応できる体制を整える

電子契約を導入する場合、関連する法律に対応できる体制を整えることも大切です。

例えば整備内容の一つとして考えられるのが「電子署名管理規程」の制定です。

電子署名の運用ルールを文書化したもので、本規定を定めることによって電子署名を実施できるアカウントの管理者・権限者が明確になります。

電子契約システムを社内で運用する際に関係者が共通認識を持つことにもつながるので、ぜひ制定するようにしましょう。

＞＞電子契約で紙はなくなる？書面契約との上手な管理

まとめ

契約書の末尾に記載する後文には重要な事項が記載されるため、しっかりとチェックする必要があります。

電子契約では書面契約書から文面を変更すべき箇所があるので、新しく作成する場合は十分に注意しなければなりません。

なお、電子契約を法律に準拠して安全に運用したい場合、法改正に迅速に対応している電子契約サービスの導入が望ましいといえます。

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電子契約の後文の書き方｜変更が必要な箇所と文例サンプル

契約における後文の基礎知識

そもそも後文とは？

後文の構成要素

後文が必要な理由

電子契約への移行時に後文で変更が必要な箇所

①「本書」や「書面」などの文言

②写しに関する文言（作成通数・保有通数）