電子契約における電子署名の基礎知識｜実行の方法とよくある質問

電子契約を取り入れる際、必要になるのが電子署名です。電子署名を適切に行うことで、有効な契約を結ぶことができます。署名の実行方法にはいくつかの種類があり、それぞれ異なるメリット・デメリットがあります。事前に特徴を比較しておくことがおすすめです。必要に応じて便利な電子契約サービスも活用しましょう。本記事では、電子契約と電子署名の基礎知識や、実行の具体的な方法、よくある質問などをご紹介します。

電子契約と電子署名の基礎知識

ここでは、電子契約や電子署名に関する基礎知識を解説します。電子署名の仕組みや、よく似た用語との違いも確かめておきましょう。

電子契約とは？

電子契約とは、電子文書によって契約を交わす方法のことです。紙の契約書のように、ハンコの押印や手書きサインなどは必要ありません。インターネット上のやり取りで済ませられるため、スピーディーに処理できることがメリットの一つです。

電子署名とは？

電子署名とは、電子契約を締結する際、電子文書に使用する署名方法のことです。電子署名を行うことで、契約書を作成したのが本人であること（本人性）や、文書が改ざんされていないこと（非改ざん性）などを証明できます。

電子署名の仕組み

電子署名には「公開鍵暗号方式」という暗号技術が用いられています。署名者は、秘密鍵を使用してデータに対するハッシュ値を生成し、暗号化します。データを受け取った人は、公開鍵を使用して署名を検証し、改ざんされていないことを確認可能です。

電子署名と他の用語の違い

・電子サインとの違い

電子サインは、電子上の取引の過程において実行される、本人確認や署名などのプロセス全般のことです。電子署名は電子サインの一部であるといえるでしょう。ただし、電子サインの中でも、電子署名は法的効力を有しているとされる点が大きな違いです。

・電子印鑑との違い

電子印鑑とは、電子データ化された印鑑のことです。画像化された印影であり、無料で作成できることもメリットとされます。一方、誰でも作成できてしまうことから、電子署名のように本人性や確実性などを担保できないといわれています。

電子署名を実行する主なやり方

電子署名は、無料ツールや専用ツールなどを活用することで実行できます。以下では、電子署名の主な実行方法をご紹介します。

Adobe Acrobat ReaderでPDFファイルに電子署名を実行する

Adobe Acrobat Readerを利用すると、無料で電子署名を行うことが可能です。具体的には以下の手順で電子署名を実行します。

1.「すべてのツール」から「証明書を使用」を選択

2. 契約書のファイルを選択して開き、左の「デジタル署名」をクリック

署名したい箇所に署名フィールドを作成します。デジタルIDを取得していない場合は、このタイミングで新規作成しましょう。

3. デジタルIDを選択

任意のデジタルIDを選んで「続行」をクリックします。

4.  パスワードを入力

パスワードを入力して「署名」を押すと、作成した署名フィールドに署名が行われます。

WordやExcelを利用して電子署名を実行する

WordやExcelを使って電子署名を行うことも可能です。基本的にどちらも方法は変わりません。ここでは、Wordを使った電子署名の方法を解説します。

1.  電子署名したい箇所を選択し、「挿入」タブ→「テキスト」→「署名欄」を選択

2.  署名欄に必要事項を記入

署名者の名前や役職、メールアドレスなどを記入し、OKを押します。

3.  電子署名欄の大きさを調整

指定した箇所に署名が行われます。署名の大きさはマウス操作で調節可能です。

電子契約サービスを利用して電子署名を実行する

電子契約サービスとは、電子契約締結に関する一連の工程をインターネット上で完結させられるサービスのことです。電子署名の実行はもちろん、電子証明書の発行やタイムスタンプなど、電子契約にかかわる基本的な機能を利用できます。電子契約サービスを利用している場合は、より手軽に電子署名を実行できます。

電子契約の電子署名についてのQ&A

電子署名を取り入れる前に、気になる疑問を解消しておきましょう。こちらでは、電子契約における電子署名のよくある質問・回答をご紹介します。

電子契約に電子署名は必要？

電子契約を締結するにあたって、電子署名は必須とされます。電子署名は書類の契約書における押印と同じような役割を持ちます。電子署名が行われていることで、電子ファイルが本物であり、改ざんされていないことを証明できます。

法的に有効な電子署名の要件は？

電子署名法の2条1項によると、電子署名の要件は以下の通りに定められています。

一　当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
二　当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

署名を行った人が電子データ作成にかかわったこと、および電子データに改ざんがないことを証明できるものが、有効な電子署名といえます。

【出典】「平成十二年法律第百二号　電子署名及び認証業務に関する法律」（e-Gov法令検索）

立会人型の電子署名でも法的に有効？

電子契約には「当事者型」と「立会人型」の2種類があります。当事者型は、契約する本人が電子署名を行うことが特徴です。対して、立会人型は第三者が電子署名を実行する点が異なります。例えば、A社とB社の契約に際して、電子契約事業者であるC社が電子署名を行います。

立会人型の電子署名も、本人の意思にもとづいて署名が行われた場合は法的に有効であると考えられています。適切に実行することで、法的効力を持つ契約を締結できます。

電子署名の導入時の注意点は？

電子署名を初めて利用する際は、あらかじめテストをしておくことがおすすめです。操作に問題はないか、電子署名に必要な電子証明書の期限が切れていないかなどを確認しましょう。セキュリティ対策もしっかりと行うことが重要です。また、一部の契約は電子化できず、紙の契約書が必要になるケースがあります。事業内容によってはすべて電子契約にすることが難しい場合もあるため気をつけましょう。

無料の電子署名よりも電子契約サービスを利用したほうが良い理由は？

これまでご紹介したように、パソコンに導入しているソフトを使うことで電子署名を実行できます。ただし、署名の際は名前や役職名、パスワードなどの入力を求められることがあり、手間がかかりやすい点には留意が必要です。契約に伴う業務が多い場合、特に作業負担は増加してしまうでしょう。

電子契約サービスを利用すれば、電子署名を簡単に実行することができます。サービスによっては複数の電子契約に一括署名できることもあります。

また、電子契約をスムーズに実現するための幅広い機能を備えたサービスも多く見られます。電子契約を導入する場合は、ぜひ専用サービスを検討してみることがおすすめです。

まとめ

電子契約を締結するためには電子署名が欠かせません。無料ツールの活用で電子署名を実行することもできますが、作業の手間がかかりやすいのが難点です。契約に関する業務を効率化し、負担を軽減するためには、電子契約サービスを利用することがおすすめです。電子契約サービスをお探しの場合は、ぜひ「WAN-Sign」をご検討ください。「WAN-Sign」は当事者型にも立会人型にも対応しており、契約に応じて使い分けることも可能です。また、電子契約や書面契約の一元管理、外部サービスとの連携など、さまざまな機能が充実しています。詳しいサービス内容が気になる方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

＞＞お問い合わせ

＞＞資料ダウンロード