電子契約における電子署名とは？電子サインとの違いを紹介

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脱ハンコやペーパーレス化の推進により、企業では電子契約が取り入れられています。

電子契約は紙を必要とせず、電子データでやりとりができる特徴があるため、業務効率化やコスト削減などのメリットが期待できます。

電子契約は書面契約のように直接署名したり押印したりすることができませんが、電子署名を利用することで同等の法的効力を持たせることが可能です。

担当者のなかには、「電子契約の導入を検討している」「電子署名と電子サインの違いについて知りたい」と考えている方もいるのではないでしょうか。

この記事では、電子署名の概要や電子サインとの違い、利用するメリットについて詳しく解説します。

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電子署名とは

電子署名は電子文書に施される署名方法の一種であり、紙文書における署名や押印と同等の意味をもちます。

契約書が本人によって作成されたこと、契約内容が改ざんされていないことを証明する重要な役割があり、電子契約には欠かせない要素です。

電子署名の本人性を担保する仕組みの一つとして、使用者を識別するための電子証明書があります。

電子証明書は第三者機関による厳しい本人確認が行われたうえで発行されるため、信頼性が高いものといえます。

電子署名が施された電子契約は信用性と正当性が保証されるため、契約の有効性を確保することが可能です。

電子契約では、書面契約のように直接署名したり押印したりすることはできないため、いかに証拠力を担保するかが重要です。

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電子サインとの違い

電子署名に似ている言葉として、電子サインがあります。両者ともに近しい役割を持ちますが、異なる意味を持ちます。

電子サインは一般的に契約書や稟議書など、幅広い文書に施される電子的なしるしであり、本人確認のプロセス全般を指す概念です。

例えば、飲食店や商業施設でクレジットカードを利用した際やタブレット端末にサインするなどの行為なども電子サインに当たります。

契約において電子サインは認印と同等の役割を持ち、実印や印鑑証明書ほどの効力は持たないといわれています。

電子署名は電子サインの一種ですが、本人性や非改ざん性などを満たすことができる点が大きな違いです。

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電子署名を利用するメリット

電子署名は電子契約の有効性を確保するだけではなく、企業にとってさまざまなメリットをもたらします。

自社の課題やニーズを満たすものか見極めるためには、メリットを把握しておくことが大切です。

ここでは、電子署名を利用するメリットを5つ紹介します。

①経費削減

電子署名は電子データに施されるものであるため、契約書を印刷するための紙やインクなどの経費がかかりません。

また、電子契約書には印紙税が課税されないという特徴があり、収入印紙にかかっていた経費も削減できます。

電子署名を利用することで、社内のペーパーレス化を促進することが可能です。

②業務の時短

電子署名を用いた電子契約は、取引先や顧客とやりとりするための郵送、運ぶための手間と時間がかかりません。

また、決裁業務で社内の各部署を回るといった作業が発生しないため、業務の工数を削減できます。

インターネット上でリアルタイムで書類のやりとりや締結業務ができるため、業務効率を向上させることが可能です。

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③保管スペース削減

契約書は一定期間の保存義務があり、紙で管理している場合は専用の保管スペースを確保しなければなりません。

しかし、電子署名が施された文書は電子データとして管理されるため、物理的な保管スペースを必要としません。 　

既存の紙書類を電子化することで保管スペースの削減につながり、探すための手間と時間を最小限に抑えられます。

④社内コンプライアンス強化

紙の契約書は、改ざんがあっても証明することが難しく、調査に手間と時間がかかるケースもあります。

電子署名には電子証明書が付与されているため、本人性や原本性を担保することが可能です。　

万が一改ざんがあった際はすぐに検知できるため、社内コンプライアンスの強化につながります。

⑤テレワークの推進

電子署名は使用する場所や時間が問われないため、テレワークの推進に役立ちます。

従業員は出社もしくは取引先に直接足を運ばずとも締結業務が行えるようになり、業務の負担軽減に有用です。

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まとめ

この記事では、電子契約における電子署名について以下の内容で解説しました。

• 電子署名とは
• 電子サインとの違い
• 電子署名を利用するメリット

紙を使わずオンライン上で完結する電子契約は、企業だけではなく、取引先にとっても利便性を向上させる可能性があります。

しかし、電子契約は書面契約とは異なり、直接署名したり押印したりすることができないため、いかに有効性を確保するかが大切です。

電子署名を利用することで本人性はもちろん、契約の有効性が担保されるため、より安全に電子契約が運用できるはずです。

また、電子署名は社内コンプライアンスの強化やコスト削減、テレワークの推進にも有用であるため、企業にとってさまざまなメリットが期待できます。

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