PDFの電子契約は有効？契約締結の流れとメリット・デメリット

電子契約とは、従来の紙の契約書をPDFなどの電子データに換え、署名押印の代わりにシステム上の電子署名により法的に有効な取り決めができるようにしたものです。DXなど国を挙げてデジタル化が推進されている日本社会において、個人や法人間など幅広いビジネスシーンで締結する契約書の電子化が普及しつつあります。

この記事では、電子契約書に関するよくある疑問と、電子契約を行う流れ、メリット・デメリットを詳しく解説します。

電子契約とPDFについてのよくある疑問

まずは、電子契約に関してよく挙げられる質問について見ていきましょう。

PDF化された電子契約は法的に有効？

PDF化された電子契約は、電子署名法により法的に有効であることが定められています。

従来、紙の契約書では本人又は代理人のサイン又は押印により成立したことを立証します。一方、電子契約では電子署名がこれに代わります。電磁的記録によって本人（または事業者）が署名することで、紙と同様に成立するのです。

PDF化された電子契約に署名する方法は？

電子署名は、PDF編集ソフトのツール機能などを用いれば行うことができます。しかし、契約相手先と同じPDF編集ソフトを使用していなければ、電子署名機能が使えない場面もあります。

このようなことから、電子署名を含む全てのやりとりをクラウド上で行うことができる、電子契約システムを利用するのが一般的です。基本的にどちらかが電子契約サービスに加入していれば、その相手方は自らが加入しなくとも送られてきた契約を閲覧し、署名することが可能ですが、サービスや署名タイプによっては、相手方も電子契約サービスに加入する必要があるため注意しておきましょう。

PDFで送られてきた契約書案を修正するには？

電子契約サービスの場合、契約を発信する側がPDF化した書面をシステムに登録し、相手方のメールアドレスを登録します。すると相手方に書類確認依頼のメールが届き、Webブラウザ上で内容を確認し、問題がなければ電子署名を行います。

もしこの際に修正してもらいたい内容があれば、「却下」や「差し戻し」を行い、相手方にその内容を伝えましょう。相手方が修正した上で再度クラウド上にアップロードし、問題なければ電子署名をして完了です。

電子契約のPDFに電子署名やタイムスタンプを使用するのはなぜ？

タイムスタンプとは、システムに登録された電子契約に対して、誰がいつ、どのような手続きをとったのかを記録に残すものです。タイムスタンプにより、その文書に改ざんや編集・削除などが行われていないことを確認することができます。

PDFに電子署名やタイムスタンプが使われているか、どう確認する？

電子署名やタイムスタンプの確認方法は利用するシステムにより異なります。例えばAdobe Acrobat Readerであれば、署名が付いている場合は電子署名に関する表示がされるため、クリックすれば誰が署名したかなどの詳しい情報を確認することができます。

電子署名後にPDFが改ざんされるとどうなる？

一般的なPDFファイルは、編集ソフトを用いれば簡単に改ざんすることが可能です。しかし、電子契約サービスにおいては、電子署名した後、PDFが編集された場合は、署名が無効の表示になったり、変更内容を確認できたりするようになるため、改ざんはできなくなります。

契約書をスキャンしてPDF化する際の注意点は？

電子契約ではなく、締結済みの紙の契約書を保存用にスキャンする場合、注意しておきたいのは、元の契約書を破棄してしまわないことです。スキャンされたデータは「準文書」としての法的根拠しかなく、原本としての位置づけではありません（民訴法231条）。

PDF形式の電子契約を行う流れ

PDF形式の電子契約は、サービスにアップロードするだけで簡単に行うことができます。
その流れを見ていきましょう。

電子契約サービス上で締結する場合

契約書のPDFファイルを電子契約サービスにアップロードする

事前に相手方に確認いただいた契約書をPDFに変換し、電子契約サービスにアップロードします。

システムによっては、契約締結日付や相手方の会社名や自社の稟議を管理する番号なども入力します。

回覧ルートを設定する

続いては回覧ルートを設定します。自社と相手方の回覧者のメールアドレスを入力します。例えば、「自社上長→自社法務担当→相手方担当者→相手方法務担当」などが回覧ルートとして挙げられます。事前に相手方に対し、承認者のメールアドレスを確認しておきましょう。

内容確認の上、送信ボタンを押す

送信ボタンを押せば、後はシステムが回覧ルート上の人物に対して順番にメールで確認依頼を送ります。差し戻しなどの処理が行われた場合や回覧が完了した後は、発信した担当者に対して通知がきます。

契約書はシステム上に保存されるため、別途どこかに保存する必要はありません。

紙の契約書をスキャナでPDF化する場合

契約書を製本する

予め作成し相手方に確認いただいた契約書を印刷し、ホッチキスで留めたのちに製本テープでひとまとめにします。自社の印鑑を押し、先方へ送付します。

受領し保存する

先方が押印し返送されたものを、スキャナを用いPDFにし保存します。この際、原本も社内のルールに従い保管しましょう。

PDFによる電子契約のメリット・デメリット

電子契約の流れが分かったところで、次はPDFによる電子契約のメリット・デメリットを見ていきましょう。

メリット

コストの削減につながる

印刷や製本、郵送にかかるコストや人件費を削減できます。また、電子契約には印紙税が発生しないため、印紙税がかかる文書によっては多くのコスト削減が見込めます。

契約を迅速に行い、業務の負担を軽減できる

契約業務の効率化も、電子契約の大きなメリットです。

紙の契約書は印刷や製本、押印、郵送、文書保存などの手間がかかります。

一方、PDF形式の電子契約であれば、担当者はシステムに文書と回覧ルートを登録するだけで完了します。

テレワークに対応しやすい

一般的な電子契約サービスはWEBブラウザ上で作動するため、テレワークであっても出社時と同様に確認、電子署名などの処理をすることができます。

検索しやすい

電子契約サービスに取引先や社内稟議の管理番号とともに保存すれば、後から検索することが容易になります。また、PDF形式であれば契約書内の文字を検索することもできるため、「どこにどんな内容が書かれていたっけ？」となった際、すぐにアクセスできます。

改ざんや改変しづらく、ガバナンスを強化しやすい

電子契約では、システム上で書類にアクセスしたタイムスタンプが残ります。そのため、紙に比べて改ざん等を行いづらい特徴があります。

デメリット

電子帳簿保存法の対応が必要

電子帳簿保存法への対応については、対応する電子契約サービスを利用すれば問題ありません。しかし、システム導入にあたり、社内の押印ルートをどうするかなど調整が必要となります。

また、取引先によっては、電子契約を締結したことがない場合もあります。取引先に対し、システムの使い方や電子帳簿保存法への対応を説明し、同意を得る必要があるでしょう。

システムの利用料がかかる

電子契約サービスを利用するには、システム利用料が発生します。

メリットで挙げたように、紙の契約書では、製本にかかるコストや管理のための人件費、印紙税などのコストが発生します。電子契約サービスを導入する際には、これらのコストと比較して費用対効果を検討することが必要です。

まとめ

今回は、電子契約に関する基礎知識を説明しました。電子契約はサービス導入においては社内調整などが必要ではあるものの、一度導入してしまえばコストや業務効率の面で大きなメリットが見込めます。

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