よくあるご質問

契約相手先様向け

署名依頼がきたので、署名の操作方法を教えてください。

下記の動画にてご案内いたします。(認印版)
再生ボタンをクリックしてコンテンツをご覧ください
https://youtu.be/4uJRlCK3-vY


また以下の資料からもご確認いただけます。

署名依頼を受ける場合は、WAN-Signの申込が必要ですか?費用は発生しますか?

電子証明書(実印版)で電子署名をする場合には、WAN-Signの申込を頂き、アカウントを取得する必要があります。電子証明書の発行に費用もかかります。
電子サイン(認印版)の場合は、お客様一方がアカウントをお持ちであれば、契約の相手方はメールアドレスのみで締結できるため、署名依頼を受ける場合は、アカウントは不要で費用も発生しません。

「電子署名」という印影で署名を完了しました。法的に問題ないですか。

電子契約では印影(署名画像)はあくまで 書面契約と同様の見た目にするための飾りであり、法的な機能はございません。従って、特段の事情がない場合は、デフォルト印影の「電子署名」でも法的には問題ありません。

署名完了後のデータはどこから入手すればいいですか。

すべての署名が完了すると署名済みの文書がメールで送信されます。

メール件名:電子署名完了のお知らせ【電子契約サービス WAN-Sign】
(メール差出元:電子契約サービス WAN-Sign [wan-sign@wanbishi.ne.jp])
記載のURLから署名済みPDFをダウンロードし、保管して下さい。

ダウンロードの有効期限は14日間となります。期限内にダウンロードできなかった場合やPDFを消去等された場合は送信元のユーザー企業様よりPDFをお受け取りください

署名完了のお知らせメールのダウンロードURLをクリックしても、ページが表示されません。

URLをクリックすると、ページ表示はなく、直接PDFがダウンロードされます。スマホやiphoneの場合、直接デバイスに保存されている場合もございますので、お手持ちのデバイスのダウンロード保存先をお調べの上、ファイルをご確認ください。

お申込みについて

利用開始までのプロセスについて教えて下さい。

以下の流れになります。
1)Webサイトでのお申込み後、当社にて審査を実施いたします。
2)審査結果につきましては、以下の日程を目安にご連絡いたします。
(1)審査NGの場合...申込み後当社よりお客様宛て(申込時にご入力頂いたメールアドレス)にご連絡いたします。
(2)審査OKの場合...申込み後2営業日程度で、審査結果と合わせて、
電子契約システム(WAN-Sign)、Web対応保管物管理システム(ACTSWIN)のIDを通知いたします。

個人での利用は可能ですか?

法人、その他の団体または個人事業主(消費者契約法において消費者として保護されるものは含まない。)に限らせて頂いております。

WAN-Signを無料プランで試したいと考えています。WAN-Sign申込手順を教えて下さい。

WAN-Signは以下件数内であれば無料でご利用頂けます。
WAN-Signのほぼ全ての機能をご利用いただけますので、是非一度お試しください。

① 電子契約実印版  3件締結/月まで(*1)
② 電子契約認印版 10件送信/月まで
③ 電子データ管理 累計10件まで

*1. ただし、電子証明書の発行料が別途発生いたします。 発行された電子証明書は有料プランへの切り替え後も継続してご利用頂けます。
お申込みはこちらから可能となります。

プランの『有料 or 無料』はお申込みを頂きアカウントが発行された後、初回ログイン画面でご選択頂く項目となります。 お申込み画面の選択肢にございませんが、ご安心を頂ければと存じます。

署名申請・効力

電子契約とは何でしょうか?

電子契約とは、契約合意が成立した証拠として、電子署名やタイムスタンプを付与した電子ファイルを利用する仕組みです。日本では、電子帳簿保存法や電子署名法などの法的環境、電子署名・タイムスタンプなどの技術的環境、さらには印紙税削減などを求める企業ニーズを背景に、主に企業間取引の手段として注目が集まっています。

電子署名とは何でしょうか?

電子署名とは、電子証明書の利用方法の一つです。通常、電子署名をする場合は、電子証明書が含まれます。電子証明書が実社会における「印鑑証明書」なら、電子署名は「実印」に相当する役割を果たしています。

電子証明書とは何でしょうか?

電子証明書は、インターネットや電子の世界で持ち主の情報を正しく証明するものです。認証局と呼ばれる組織が、持ち主の身元情報を認証することで発行し、失効させることができます。詳しくは、GMOグローバルサイン株式会社のウェブサイトをご参照ください。

電子証明書は、誰が発行するのでしょうか?

弊社では、国内シェア№1の認証局であるGMOグローバルサイン株式会社にて本人確認のうえ、電子証明書を発行し、その証明書で電子署名を行います。

個人でも電子証明書を取得できますか

いいえ。法人登記されている必要がございます。

電子契約で締結した文書に印紙税が課税されない根拠はあるのでしょうか。

国税庁ウェブサイトに印紙税の課税文書に関する記載事項がございますので、ご参照ください。「注文請書の現物の交付がなされない以上、たとえ注文請書を電磁的記録に変換した媒体を電子メールで送信したとしても、ファクシミリ通信により送信したものと同様に、課税文書を作成したことにはならないから、印紙税の課税原因は発生しない」

電子契約は印鑑の代わりになるのでしょうか。

今までの印鑑は「本人が押印し」、「改ざんされていない」ことを証明してました。電子署名とタイムスタンプが印鑑と同等の証明になるため、書面での締結を義務付けられている契約以外は、従来の押印の代わりになります。

無権代理による締結の防止対策として、推奨していることや対策があれば教えて下さい。

【貴社側:】
まず電子契約署名送信時に承認者を通さないと送信できないように制御するワークフロー機能がございます。こちらは標準搭載のため、オプション料金なしでご利用頂けます。加えて、ワークフローをユーザーに固定紐づけを行うことも可能です。紐づけされたユーザーは自身で承認フローを外したり、変更したりできなくなるので、強力に無権代理を防ぐことが可能です。

更に、WAN-Signでは各ユーザーの動作権限を10段階に分けて設定が可能となっており、設定内容によっては『登録された文書の閲覧しかできず、署名依頼ができない』という権限設定も可能なので、そもそも署名依頼の能力を与えないユーザーも作成可能です。

【相手方:】
貴社にて相手先の署名方法を電子証明書認証に指定した場合については、相手先の電子証明書を持っているユーザーが相手先のWAN-Signアカウントへログインしないと署名ができないため、証明書を有している=署名権限を有している ということになり、無権代理とはなり得ない署名形態となります。貴社にて相手先の署名方法をメール認証に指定した場合については、相手先はアカウントなしで署名が可能なため、送信先での署名者変更機能をご用意しております。本機能をオンにした状態で署名依頼を送信して頂くと、署名依頼を一旦相手先担当者に送信するが、相手先担当者が社内の適切な署名権限者宛に署名依頼を振り分けることができるようになります。本機能をご利用頂くことで、署名権限の管理を相手先に委ねることができます(署名時にパスワードの設定も可能です)。併せて、電子契約締結承諾書を予め締結することで、署名権限者を事前に確認するより厳正な運営をされているユーザー様も一定数いらっしゃいます。

万一無権代理にて署名されてしまった場合について、全員の署名が完了していない段階であれば取消・差戻しが可能です。全員の署名が完了して無権代理で締結されてしまった段階であれば、一度締結された契約書について取消・内容変更の覚書を締結頂くこととなります。

サービス機能・仕様

当サービスは、契約当事者が両社でアカウントを取得しないと使えないのでしょうか?

両社が電子証明書(実印版)で電子署名をする場合には、両社がアカウントを取得する必要があります。電子サイン(認印版)の場合は、お客様一方がアカウントをお持ちであれば、契約の相手方はメールアドレスのみで締結できます。

電子証明書はWAN-Sign専用の証明書でしょうか。それとも汎用的に利用可能ですか

WAN-Signにて締結する電子証明書は、電子認証局(GMOグローバルサイン)から発行されるWAN-Sign専用のものとなります。また、GMOグローバルサインが発行する証明書以外では、証明書仕様が異なるためWAN-Signでご利用頂くことはできません。
ただし、GMOグローバルサイン・ホールディングスの電子印鑑GMOサインと互換電子署名を開始しており、電子印鑑GMOサインユーザーとは締結可能になります。

WAN-Signの対応言語と、設定方法を教えて下さい。

日本語・英語表示に対応しております。
WAN-Signの操作画面だけでなく、署名依頼メールの言語についても日・英お選び頂けますので海外とのご契約においてもWAN-Signをご利用頂けます。
管理画面の言語を変更される場合はブラウザの設定言語を英語に、依頼メールの言語を変更される場合は、送信先を設定する際の一番下に言語選択がございますので、これを英語にしてください。

ワークフロー設定を強制的に必須にすることは可能か。ユーザーが任意に設定することも可能か

「承認者固定機能」により必須にすることが可能となります。
管理者が対象ユーザの承認者を固定できる機能となります。
但し、ユーザ毎に固定となります(文書の種類などにより分けることはできません)
ユーザーが任意に設定することも可能です。

契約書閲覧の際に、アクセス権を設定することはできますでしょうか?

IDごとにアクセス権限の範囲を定められます。社外からのアクセスは、IPアドレス制限の機能で遮断することが可能です。

全国エリアで対応していますか?

電子契約サービスは、全国で同じ機能をご利用いただけます。紙原本の保管やお取り寄せは、東京都、神奈川県、埼玉県、千葉県、愛知県、京都府、滋賀県、大阪府、兵庫県、福岡県でご利用いただけます(一部地域を除きます)。

タイムスタンプは、組み込まれていますか?

電子契約締結時にセイコーソリューションズ社製のタイムスタンプが標準サービスに組み込れます。

電子認証局を確認できますか?

締結した契約書ファイルのプロパティで確認可能です。デジタル署名の不正変更・改ざんも検知できます。

締結前の契約書も管理できますか?

両社で締結内容が確定し、従来紙での押印をする段階からが電子契約を行いますので、捺印前の原本性は保証できません。電子化したファイルや紙の契約書を一元的にクラウド上のシステムで管理することは可能です。

電子証明書やタイムスタンプに有効期限は定められていますか?

電子証明書は、作成してから1年間が有効期間となります。契約締結後の電子署名に有効期間はございません。タイムスタンプは、10年間が有効期間ですが更新できます。弊社のシステム内で管理していただければ、契約ごとにタイムスタンプの更新を行う手間を省くことができます。

契約書以外にも利用展開は可能ですか?

署名(押印)を必要とする書類等であればご利用いただけます。実際に対外的な受発注書や納品書・作業報告書・検収書、社内スタッフとの誓約書・雇用契約書や同意書、取締役会議事録などでご利用いただいている例もございます。

使用時の動作環境を教えて下さい

WAN-Signはブラウザ上で動作するシステムです。
各OS(オペレーティングシステム)での推奨環境は以下の通りです。
■WAN-Sign管理画面の推奨環境
【Windows】
・Windows 10 以上
・Firefox 最新版
・Chrome 最新版
・Edge 最新版
※いずれのブラウザでもAdobe社のPDF Reader等のプラグイン(アドオン)がインストールされている必要があります。お使いのブラウザでのAcrobatのインストール状況の確認方法はこちらをご参照ください。

※AcrobatがインストールされているにもかかわらずChromeでPDF文書が表示されない場合、以下のURLを参考にChromeの設定に問題がないかご確認ください。
【参考】 Chrome で PDF ファイルをクリックしても開かない(外部サイト)

【Macintosh】
・MacOS 11.0 以上
・Safari 最新版
・Chrome 最新版
※いずれのブラウザでもAdobe社のPDF Reader等のプラグイン(アドオン)がインストールされている必要があります。お使いのブラウザでのAcrobatのインストール状況の確認方法はこちらをご参照ください。

※AcrobatがインストールされているにもかかわらずChromeでPDF文書が表示されない場合、以下のURLを参考にChromeの設定に問題がないかご確認ください。
【参考】 Chrome で PDF ファイルをクリックしても開かない(外部サイト)

■WAN-Sign署名画面の推奨環境

【Windows】
・Windows 10 以上
・Firefox 最新版
・Chrome 最新版
・Edge 最新版

【Macintosh】
・MacOS 11.0 以上
・Safari 最新版
・Chrome 最新版

【Android】
・Android 11 以上
・Chrome 最新版

【iPhone / iPad】
・iOS 16 以上
・Safari 最新版
・Chrome 最新版

WAN-Signに保存したデータはどこの国のサーバに保存されますか?

日本国内の当社サーバです。

クロックはどのようなものを使用していますか?
また、WAN-Signの時刻と利用者側の環境の時刻を合わせることはできますか?

当社環境にてNTPサーバを設置し、時刻源として設定しています。NTPサーバはインターネット上の日本標準時に直結した時刻サーバである、NICT公開NTPを参照しています。利用者側でもNICT公開NTPを参照していただければ、時刻を合わせることができます。

本サービス上で取得されたログは、どのように保護されていますか?

当社内において、アクセス制限を行った専用サーバにて管理しています。

WAN-Signの特徴、認証に関して

導入実績はありますか?

利用事例を掲載しておりますので、こちらのページをご覧ください。電子契約のシステムは、50,000社以上に利用されているGMOグローバルサイン・ホールディングス社よりOEM提供をされた仕組みをカスタマイズして提供いたします。※2020年10月時点

他社システムとの違いや優位性があれば教えてください

他社システムでは、締結できる電子契約の種類が、実印に相当する電子署名のみ、認印に相当する電子サインのみである場合が多いです。また、3社以上の当事者間で同時に契約を締結できない場合もございます。弊社では、これらすべての機能を提供するとともに、紙で作成された契約書の保管や電子化まで、一元的に管理することが可能です。また、IPアドレス制限や承認機能の設定など、高いセキュリティ対策を講じております。

契約書以外で活用できますか?

見積書や発注書、請書(受注書)、領収書、検収書などの書類にもご利用いただけます。特に請書や領収書は、印紙税の課税対象文書ですので、コスト削減効果が大きい文書です。
請求書の電子保存にも適しています。電子署名やタイムスタンプが付与された同意書をクラウドシステム上で管理するという活用方法もございます。

取締役会議事録への捺印・商業登記の添付情報の作成は可能ですか?

取締役会議事録や監査役会議事録の電子化について、実印版(電子証明書署名)でも認印版(メール認証)でも、電子契約の利用が認められるという見解が法務省から出ております。
⇒⇒解説ブログはこちら
⇒⇒WAN-Signに対する法務省の認定ニュースリリース

また、最近弊社が法務省にも確認しながら得ている、取締役会議事録の電子化についてのポイントは以下のとおりです。
①従来、会社法で電子証明書での署名が義務付けられていたが、電子サインでも可となった。
②さらに、登記時の添付書面にWAN-Signで締結された取締役会議事録が利用可能となった。
③WAN-Signにおける電子証明書、電子サインは、オンライン申請においては差はない。(全役員が電子サインでもOK)
④登記のオンライン申請を行う際には、法務省が定める専用のソフトを利用する必要など運用上の制約はある。
⑤代表取締役への就任、変更に関する議事録には、現状では利用できないなどの細かな制約はある。
⑥細かな制約に関しては、法務省からエンドユーザーに対して【管轄の法務局】に問い合わせするように、との説明を受けている。

電子契約システム上で必要な電子証明書と従来の電子証明書の違いを教えて下さい

WAN-Signで発行される電子証明書は特定認証局であるGMOグローバルサイン社が発行する電子証明書ですので用途はWAN-Sign上での契約締結に限られるのが一般的な電子証明書との違いにとなります。WAN-Sign上での電子証明書の申請方法は、利用者マニュアルをご用意しております。

電子証明書の取得手順と取得時間については、電子認証局の本人確認を受ける方法によって若干異なります。
① 本人確認を電話で行う場合: 申込後1~2営業日で認証局から代表番号宛に電話を差し上げて申請者様の在籍確認を行います。確認が取れたらすぐに発行。
トータル1~3営業日ほどで発行可能です。

② 本人確認を書面で行う場合: 申込後、お客様から申し込み書と印鑑証明書を認証局に郵送頂きます。認証局に届いてから7営業日程度で発行。郵送から8~10営業日ほどで発行可能です。

詳細はGMOグローバルサインの申請確認方法をご覧ください

WAN-Signサービスは電子署名法、電子帳簿保存法に準拠していますか?

はい、準拠しています。また、個人情報保護法を含め、日本の法令に準拠しています。

その他

ヘルプデスクの問合せ先を教えてください。

メールによるお問い合せ先
Mail:wansign-help@wanbishi.ne.jp

お電話によるお問い合せ先自動音声案内が流れます。
2番を押してください。
WAN-SignヘルプデスクTEL:03-5425-5034
営業時間:月曜~金曜 9:00~17:00(祝日除く)

WAN-Signは立ち会い型ですか?当事者型ですか?

WAN-Signは両社が電子署名を行う当事者型にも対応し、またライトなメール認証による立ち会い型にも対応しております。利用シーンに合わせてハンコをお選びいただけます。

社内利用の別システムと連携することはできますか?

API連携により、WAN-Signとその他システムとで連携することが可能です。詳しくはお問い合わせください。

締結時に契約相手先にも費用が発生しますか?

相手先が"認印版"での締結の場合、費用負担はありません。締結パターン毎の料金体系は以下になります。

【認印版の締結】 
(貴社)認印-(取引先)認印 ⇒ 貴社のみ課金されます

【ハイブリッド締結】
(貴社)実印-(取引先)認印 ⇒ 貴社のみ課金されます

【実印版の締結】
(貴社)実印-(取引先)実印 ⇒ 貴社および取引先様へ課金されます

契約相手先への説明資料はありますか?

相手方向けの説明資料は、以下よりダウンロードしていただけます。
利用する締結タイプに合わせて該当資料を相手先への説明にご利用ください。

セキュリティに配慮した開発を行っていますか?

はい。具体的には次のような施策を実施しています。

  • セキュリティに配慮した開発のための方針・ルールを定め、文書化しています。
  • 定期的に脆弱性診断を実施し、安全性を確認しています。

WAN-Signが必要な法令や基準、契約条件などに準拠していることをどのように検証していますか?その証跡を提供いただけますか?

ISO27017の審査を受け、認証を維持することで検証としています。証跡として認定証の写をご提供可能ですので、お問い合わせフォームよりご連絡ください。

解約したい場合の手続きについて教えてください。

弊社ヘルプデスクまで、またはお問い合わせフォームからご連絡ください。

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