電子契約書を無料で作成する方法！安心・安全のおすすめサービスも紹介
目次[非表示]
- 1.電子契約書は無料でも作成できる
- 2.電子契約書を無料で作成する2つの方法
- 2.1.①文書作成ソフトでの自作
- 2.2.②無料の電子契約サービス
- 3.電子契約書を無料で作成する際の注意点
- 4.無料の電子契約サービスのメリット
- 4.1.①コスト削減
- 4.2.②業務フロー効率化
- 4.3.③契約締結までの流れを円滑化
- 5.無料の電子契約サービスを選ぶポイント
- 5.1.①機能性
- 5.2.②セキュリティ対策
- 5.3.③既存システムとの連携
- 5.4.④無料トライアル
- 5.5.⑤導入・運用サポートの充実度
- 6.無料で始められるおすすめの電子契約サービス『WAN-Sign』
- 7.まとめ
電子契約の導入に伴い、「電子契約書を無料で作成してコストを抑えたい」と考える企業の担当者様も多いでしょう。
電子契約書は、身近なオフィスツールで簡単に作成できますが、セキュリティ強度の低さが懸念されます。そのため、電子署名やタイムスタンプを付与して本人性や完全性を担保できる電子契約サービスの導入が望ましいです。
この記事では、電子契約書を無料で作成する方法や、セキュリティが充実した安心・安全のおすすめサービスを紹介します。
＞＞電子契約における契約書の文言とは？変更箇所や注意点を紹介
電子契約書は無料でも作成できる
電子契約書は、文書作成ソフトや無料の電子契約サービスを利用することで作成できます。
しかし、電子契約書に法的効力を持たせるためには、非改ざん性や本人性を担保する必要があるため注意が必要です。
文書作成ソフトで電子契約書を作成する場合、記載内容に不備はないか、法的に問題はないかなど、自社ですべてを確認しなければなりません。
万が一不備があった場合は、自社だけではなく、取引先にも損失や不利益を与える可能性があります。
一方で、無料の電子契約サービスであれば、件数や利用できる機能に制限がある場合もありますが、契約の締結に特化したさまざまな機能を活用して電子契約書を作成することが可能です。
電子契約サービスには、テンプレート登録機能やワークフローによる承認機能、契約管理機能や電子契約書の非改ざん性や本人性を担保する機能が備わっている場合があるため、より安全に運用できます。
また、有料の電子契約サービスであっても、無料期間やトライアル版を用意している場合があります。
これらを活用することで、無料で高品質な電子契約書の作成が可能となります。
電子契約書を無料で作成する2つの方法
電子契約書を無料で作成する方法は主に2種類あります。
ここでは、文書作成ソフトで自作する方法、無料の電子契約サービスで作成する方法をそれぞれ解説します。
①文書作成ソフトでの自作
Microsoft ExcelやMicrosoft Wordなどのオフィスでお馴染みのツールや、Adobe Acrobat ReaderなどのPDF編集ソフトで、電子契約書を無料作成できます。
作成した電子契約書をPDFファイルで保存することで、メールやチャットなどの電磁的方法で取引先へ内容を確認してもらうことができます。
使い慣れた操作で簡単に電子契約書を作成できるのがメリットですが、事前に認証機関からのデジタルID取得が必要です。
＞＞電子署名の方法とは？PDFやExcelでの付与と認証の流れ
②無料の電子契約サービス
電子契約書の作成機能を搭載した初期費用無料の電子契約サービスもあります。
テンプレート機能を提供しているサービスであれば、時間をかけずに簡単に電子契約書を作成できます。また、電子契約の締結料や電子データ送信料を一定数無料で利用することも可能です。
電子契約サービスの利用なら、ExcelやWord、PDF編集ソフトで必要だったデジタルID取得の手間を省けるのも大きなメリットです。
＞＞電子署名は無料でもできる！手順から注意点まで初心者向けに徹底解説
電子契約書を無料で作成する際の注意点
電子契約書を無料ツールで作成する場合、セキュリティの弱さが懸念されます。
例えば、WordやExcel、PDF編集ソフトなどの無料ツールで作成する場合、同じツールを使用して簡単に情報の複製や改ざんができてしまいます。
情報の本人性・完全性を担保したいのであれば、電子認証局の電子証明書を用いて電子署名を行なう電子契約サービスを利用しましょう。
電子契約サービスなら、重要な取引情報を記載した電子契約書に電子署名やタイムスタンプを施し、法的効力をもたせることができます。
無料の電子契約サービスのメリット
電子契約の導入を検討している企業や、自社に合った取り組みなのかを見極めたいと考えている企業には、無料の電子契約サービスがおすすめです。
無料の電子契約サービスを利用することで、企業にとってさまざまなメリットをもたらします。
ここでは、無料の電子契約サービスのメリットを3つ紹介します。
①コスト削減
電子契約サービスであれば、導入コストがかからないのはもちろん、書類印刷に必要な紙やインクも不要になります。
また、電子契約書は印紙税の課税対象とならないため、収入印紙にかかるコストを削減することが可能です。
契約書を保管するために必要なスペースも縮小できるため、契約業務にかかるコストを最小限に抑えられます。
②業務フロー効率化
ワークフロー機能が備わっているシステムであれば、書類作成から承認までの流れがスムーズになります。
決裁者まで直接書類を持っていく時間と手間がかからないため、リモートでの作業も可能になり、テレワークの推進にも役立ちます。
また、業務フローが簡略化されるため、従業員は本来の業務に専念することができ、より効率的に業務を遂行することが可能です。
③契約締結までの流れを円滑化
電子契約システムであれば、オンライン上で締結業務を完結できます。
取引先や顧客のもとへ直接足を運ぶ時間や手間がかからないため、契約締結までの流れを円滑化することが可能です。
また、郵送した書類が届くまでの時間や押印してやりとりする必要がないため、短時間で契約を締結できます。
＞＞電子契約の導入にかかる費用やシステム選びのポイントを紹介
無料の電子契約サービスを選ぶポイント
無料の電子契約サービスは多く存在し、それぞれ機能性や使用感が異なります。
自社に合った電子契約サービスを選ぶためには、ポイントを押さえておくことが大切です。
ここでは、無料の電子契約サービスを選ぶ際のポイントを5つ紹介します。
①機能性
無料の電子契約サービスを選ぶ際は、自社のニーズや課題を満たす機能が備わっているかを事前に確認することが大切です。
電子契約サービスのなかには、契約書のテンプレート機能やワークフロー機能などが備わっていない場合があるため、慎重に選ぶことをおすすめします。
②セキュリティ対策
契約書は重要な書類であるため、セキュリティ対策が講じられているかが大切です。
内容改ざんや情報漏洩を防ぐためには、電子署名やタイムスタンプ機能に対応しているシステムが望ましいといえます。
また、締結された電子契約書データの保存環境についても、セキュリティ対策が施されているか確認が必要です。
③既存システムとの連携
すでに何らかのシステムを自社で導入している場合は、連携できる電子契約システムを選ぶことで業務の効率化につながります。
既に利用中のシステムに登録されているデータを使用して電子契約を行うことができるため、業務の効率化を図ることができます。
④無料トライアル
電子契約サービスのベンダーによっては、基本的な機能を一定期間無料でお試しできる無料トライアルを提供しています。
無料トライアルを通して、電子契約締結機能や文書管理機能の使用感を確かめられるため、コストをかけずに自社ビジネスとの親和性を測定できます。
無料トライアルがない電子契約サービスでも、従量課金制の料金体系なら導入コストを抑えながら運用を始められます。
⑤導入・運用サポートの充実度
電子契約サービスの運用が初めての企業様や、多数の外部システムとの連携を検討している企業様は、ベンダーによる導入・運用サポートが手厚いサービスを選ぶことが望まれます。
導入マニュアルの提供に加えて、専任の担当者による個社サポートがあれば、トラブルなくスムーズに運用できます。
オンプレミスの基幹システムや外部のクラウドサービスとAPI連携をしたい場合は、ベンダーの技術担当者によるサポートが付帯するサービスを選ぶのがおすすめです。
無料で始められるおすすめの電子契約サービス『WAN-Sign』
ＮＸワンビシアーカイブズが提供する『WAN-Sign』は、高機能な契約締結機能や文書管理機能、さらには業界最高水準のセキュリティを備えた、無料で始められる電子契約・契約管理サービスです。
ここからは、WAN-Signの特長や魅力について詳しく紹介します。
初期費用0円で多彩な機能を利用可能
WAN-Signなら、初期費用0円で当事者型署名と立会人型・事業者署名の両方に対応した電子契約を導入できます。
標準搭載されている多彩な機能は、以下のとおりです。
- 電子署名付与（当事者型署名、立会人型・事業者署名）
- 電子契約締結機能
- 署名依頼メールの再送
- 文書テンプレート登録機能
- 文書管理機能・契約管理機能（他社サービスで署名した電子データにも対応）
- ユーザー管理機能（ユーザー数：無制限）
- セキュリティ・内部統制機能（暗号化、IPアドレス制限、閲覧範囲の制限など）
これだけの高機能を初期費用をかけずに利用できるコストパフォーマンスに優れたサービスであり、専任の営業担当者による導入サポートも非常に手厚いです。
WAN-Signはこんな企業様におすすめ
WAN-Signは、以下のような課題を抱えている企業様におすすめしたい電子契約・契約管理サービスです。
- 電子契約の全社展開に向けて固定費を最小限に抑えたい
- 部門を横断して利用できるサービスをリーズナブルな価格で利用したい
- セキュリティ強度を優先しつつスモールスタートしたい
- 紙と電子文書を一つのシステムでまとめて管理したい
- 顧客管理システムや文書管理システムと連携して業務を効率化したい
WAN-Signは、4,000社以上の情報資産を管理するＮＸワンビシアーカイブズが運営しており、長年培った豊富な情報管理のノウハウが生かされたサービスです。
あらゆる業界の企業様から信頼を獲得しているWAN-Signの導入をご希望の方は、まずはお気軽に電子契約に関するお悩みをご相談ください。
まとめ
この記事では、電子契約書を無料で作成する方法について、以下の内容で詳しく解説しました。
- 電子契約書を無料で作成する方法
- 電子契約書を無料で作成する際の注意点
- 無料で始められるおすすめの電子契約サービス『WAN-Sign』
電子契約書は、Excel・WordなどのオフィスツールやPDF編集ソフトで無料作成できますが、セキュリティ面に問題があります。
本人性と完全性を担保した電子契約に対応したい場合は、セキュリティ面が充実した電子契約サービスを導入することが望ましいです。
ＮＸワンビシアーカイブズが提供する『WAN-Sign』は、高機能な電子契約・契約締結を初期費用0円で利用開始できるサービスです。
当事者型と立会人型・事業者型のあらゆる署名に対応しており、ＮＸワンビシアーカイブズ独自の強固なセキュリティ体制のもと、安心・安全な電子契約締結をサポートします。
確かな信頼と実績を誇る電子契約サービスを無料で導入したい企業様は、ぜひこの機会に『WAN-Sign』の多彩な機能や魅力がわかる資料を無料でダウンロードしてみてはいかがでしょうか。
