電子契約書を無料で作成する方法！電子契約サービスのメリットや注意点について

＼主要サービスの特徴と活用法を徹底解説／

（公開日：2023年11月30日）

電子契約書を無料で作成するには、文書作成ソフトで契約書を作りPDF化する方法と、無料プランのある電子契約サービスを利用する方法があります。

文書作成ソフトは文面の作成およびPDF保存が中心です。契約書の送信や署名、締結後の保管まで進めたい場合は、電子契約サービスを利用します。

ただし、電子契約サービスの無料プランは、利用できる範囲がサービスごとに異なります。契約書の送信件数や利用人数に加え、保存できるデータの件数や利用可能な機能にも制限があります。自社の契約件数や利用部門、業務フローを考慮し、無料の範囲で運用を続けられるかを判断しましょう。

この記事では、電子契約書を無料で作成する方法を整理したうえで、電子契約サービスの導入メリットや選び方、注意点を解説します。

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電子契約書は無料でも作成できる

電子契約書は、文書作成ソフトや無料の電子契約サービスを利用することで作成できます。

しかし、電子契約書に法的効力を持たせるためには、非改ざん性や本人性を担保する必要があるため注意が必要です。

文書作成ソフトで電子契約書を作成する場合、記載内容に不備はないか、法的に問題はないかなど、自社ですべてを確認しなければなりません。

万が一不備があった場合は、自社だけではなく、取引先にも損失や不利益を与える可能性があります。

一方で、無料の電子契約サービスであれば、件数や利用できる機能に制限がある場合もありますが、契約の締結に特化したさまざまな機能を活用して電子契約書を作成することが可能です。

電子契約サービスには、テンプレート登録機能やワークフローによる承認機能、契約管理機能、電子契約書の非改ざん性や本人性を担保する機能が備わっている場合があるため、より安全に運用できます。

また、有料の電子契約サービスであっても、無料期間やトライアル版を用意している場合があります。

これらを活用することで、無料で高品質な電子契約書の作成が可能となります。

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電子契約書を無料で作成する2つの方法

電子契約書を無料で作成する方法は主に2種類あります。

ここでは、文書作成ソフトで自作する方法、無料の電子契約サービスで作成する方法をそれぞれ解説します。

①文書作成ソフトでの自作

Microsoft ExcelやMicrosoft Wordなどのオフィスでお馴染みのツールや、Adobe Acrobat ReaderなどのPDF作成・編集ツールで、電子契約書を無料で作成できます。

作成した電子契約書をPDFファイルで保存することで、メールやチャットなどの電磁的方法で取引先へ内容を確認してもらうことができます。

使い慣れた操作で簡単に電子契約書を作成できるのがメリットですが、事前に認証機関からのデジタルID取得が必要になる場合があります。

＞＞電子署名の方法とは？PDFやExcelでの付与と認証の流れ

②無料の電子契約サービス

電子契約書の作成機能を搭載した初期費用無料の電子契約サービスもあります。

テンプレート機能を提供しているサービスであれば、時間をかけずに簡単に電子契約書を作成できます。また、電子契約の締結や電子データの送信を、一定数まで無料で利用することも可能です。

電子契約サービスの利用なら、ExcelやWord、PDF編集ソフトで必要だったデジタルID取得の手間を省けるのも大きなメリットです。

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電子契約書を無料で作成する際の注意点

電子契約書を無料ツールで作成する場合、セキュリティの弱さが懸念されます。

例えば、WordやExcel、PDF編集ソフトなどの無料ツールで作成する場合、同じツールを使用して簡単に情報の複製や改ざんができてしまいます。

情報の本人性・完全性を担保したいのであれば、電子認証局の電子証明書を用いて電子署名を行う電子契約サービスを利用しましょう。

電子契約サービスなら、重要な取引情報を記載した電子契約書に電子署名やタイムスタンプを施し、法的効力を持たせることができます。

＞＞電子契約の法的効力とは？定義や注意点を紹介

電子契約サービスを無料で利用する方法

電子契約サービスは、受信者として署名する方法と、送信者がフリープランを使う方法で無料利用の条件が異なります。

受信者として契約を締結する際に利用する

サービスの仕様によっては、送信者側が契約していれば、受信者はアカウント登録や料金の支払いをせずに署名できます。送信者からの案内メールが届いたら、契約内容や送信元、署名者情報を確認し、画面の手順に沿って締結します。

SMS認証やアクセスコードが必要な契約では、認証方法や手続きの流れを送信者から事前に共有してもらいましょう。締結直前に必要な情報が分からず、手続きが止まる事態を防げます。

送信者として利用する

送信者向けの無料プランには、月間送信数や保管件数などの上限があります。無料で運用するには、毎月送る契約書の件数を把握し、無料枠の上限内に収まるかを判断します。

送信数が上限内でも、一括送信や回覧、複数人での管理、高度な権限設定を利用すると、有料プランが必要になることがあります。自社の契約業務に必要な機能を洗い出し、無料プランの範囲で運用できるかを確認してください。

無料で利用できる電子契約サービスの種類

無料で使える電子契約サービスは、無料プランを継続するタイプや、有料移行後も低価格で利用できるタイプなどに分かれます。それぞれの特徴を見ていきましょう。

条件付きで無料プランを利用できる電子契約サービス

条件付きで無料プランを利用できる電子契約サービスは、月間送信数や利用人数などが一定の範囲内であれば、期限なく無料で使い続けられます。無料枠は、文書の保管件数や検索・出力、テンプレート登録、権限設定などにも設けられています。

上限を超えた後の扱いは、追加送信の停止、有料プランへの切り替え、利用分に応じた従量課金など、サービスごとに異なります。保存済み文書の閲覧や出力を継続できる範囲も確認してください。

無料プランから有料プランに切り替えても低価格で利用できる電子契約サービス

一部の電子契約サービスは、無料プランや無料トライアルから始め、必要に応じて低価格帯の有料プランへ移行できます。無料期間中に試せる機能はサービスごとに異なりますが、契約書の送信や署名依頼、締結状況の管理など、実際の契約業務に沿って操作できます。

無料期間の終了後も利用を続ける場合は、有料プランの契約が必要です。料金体系には、月額料金に一定の送信数を含むタイプや、基本料金に送信料を加算するタイプがあります。小規模向けの低価格帯プランを利用できるサービスなら、初期の費用負担を抑えて電子契約を始められます。

無料の電子契約サービスのメリット

電子契約の導入を検討している企業や、自社に合った取り組みなのかを見極めたいと考えている企業には、無料の電子契約サービスがおすすめです。

無料の電子契約サービスを利用することで、企業はさまざまなメリットを得られます。

ここでは、無料の電子契約サービスのメリットを3つ紹介します。

①コスト削減

電子契約サービスであれば、導入コストがかからないのはもちろん、書類印刷に必要な紙やインクも不要になります。

また、電子契約書は印紙税の課税対象とならないため、収入印紙にかかるコストを削減することが可能です。

契約書を保管するために必要なスペースも縮小できるため、契約業務にかかるコストを最小限に抑えられます。

②業務フローの効率化

ワークフロー機能が備わっているシステムであれば、書類作成から承認までの流れがスムーズになります。

決裁者まで直接書類を持っていく時間と手間がかからないため、リモートでの作業も可能になり、テレワークの推進にも役立ちます。

また、業務フローが簡略化されるため、従業員は本来の業務に専念することができ、より効率的に業務を遂行することが可能です。

③契約締結までの流れを円滑化

電子契約システムであれば、オンライン上で締結業務を完結できます。

取引先や顧客のもとへ直接足を運ぶ時間や手間がかからないため、契約締結までの流れを円滑化することが可能です。

また、郵送した書類が届くのを待つ時間や、押印してやり取りする手間がかからないため、短時間で契約を締結できます。

＞＞電子契約の導入にかかる費用やシステム選びのポイントを紹介

無料の電子契約サービスを選ぶポイント

無料の電子契約サービスは多く存在し、それぞれ機能性や使用感が異なります。

自社に合った電子契約サービスを選ぶためには、ポイントを押さえておくことが大切です。

ここでは、無料の電子契約サービスを選ぶ際のポイントを5つ紹介します。

①機能性

無料の電子契約サービスを選ぶ際は、自社のニーズや課題を満たす機能が備わっているかを事前に確認することが大切です。

電子契約サービスのなかには、契約書のテンプレート機能やワークフロー機能などが備わっていない場合があるため、慎重に選ぶことをおすすめします。

②セキュリティ対策

契約書は重要な書類であるため、セキュリティ対策が講じられているかが大切です。

内容の改ざんや情報漏洩を防ぐためには、電子署名やタイムスタンプ機能に対応しているシステムが望ましいといえます。

また、締結された電子契約書データの保存環境についても、セキュリティ対策が施されているか確認が必要です。

③既存システムとの連携

すでに何らかのシステムを自社で導入している場合は、連携できる電子契約システムを選ぶことで業務の効率化につながります。

すでに利用中のシステムに登録されているデータを使用して電子契約を行うことができるため、業務の効率化を図ることができます。

④無料トライアル

電子契約サービスのベンダーによっては、基本的な機能を一定期間無料でお試しできる無料トライアルを提供しています。

無料トライアルを通して、電子契約締結機能や文書管理機能の使用感を確かめられるため、コストをかけずに自社ビジネスとの親和性を見極められます。

無料トライアルがない電子契約サービスでも、従量課金制の料金体系なら導入コストを抑えながら運用を始められます。

⑤導入・運用サポートの充実度

電子契約サービスの運用が初めての企業様や、多数の外部システムとの連携を検討している企業様は、ベンダーによる導入・運用サポートが手厚いサービスを選ぶことが望まれます。

導入マニュアルの提供に加えて、専任の担当者による個社サポートがあれば、トラブルなくスムーズに運用できます。

オンプレミスの基幹システムや外部のクラウドサービスとAPI連携をしたい場合は、ベンダーの技術担当者によるサポートが付帯するサービスを選ぶのがおすすめです。

＞＞電子署名の安全性とは？セキュリティの仕組みを紹介

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電子契約サービスの無料利用で不便になりやすいケース

電子契約サービスの無料利用を見直す目安は、送信件数や利用者、保管する契約書が増え、無料枠の制限が日常業務に影響し始めたときです。ここでは、実務レベルで不便を感じやすいケースについてご紹介します。

契約件数の上限不足

無料プランでは、一定の送信件数を超えると追加送信が止まったり、有料プランへの切り替えが必要になったりします。通常月の件数だけで判断せず、契約更新や採用が重なる月も含めて必要な送信数を見積もりましょう。繁忙期に契約手続きが止まらないかを基準に、無料枠で足りるかを判断します。

複数人体制での管理可否

複数の担当者や部署で利用する場合、登録人数の上限だけでは運用に対応しきれないことがあります。作成者・承認者・送信者の役割を分けられるか、部署ごとに契約書の閲覧範囲を設定できるかも調べる必要があります。

また、無料プランでは、ワークフローや権限設定が制限されることもあります。担当者が増えたときに、メールや口頭で承認を補う運用が残らないかを確かめてください。

サポート体制や管理機能の不足

契約書が増えると、送信後の検索や更新管理まで含めて運用する必要があります。取引先名や契約期間で検索できなかったり、更新期限の通知、操作履歴の保存、契約書データの出力に対応していなかったりするときは、別の台帳や手作業で補わなければなりません。

また、問い合わせ窓口や対応範囲が限られていると、原因の調査や復旧対応も社内担当者に集中します。こうした作業を社内で補う時間が増えてきたら、無料利用の範囲では、業務を支えきれない状態かもしれません。

無料で始められるおすすめの電子契約サービス『WAN-Sign』

ＮＸワンビシアーカイブズが提供する『WAN-Sign』は、高機能な契約締結機能や文書管理機能、さらには業界最高水準のセキュリティを備えた、無料で始められる電子契約・契約管理サービスです。

ここからは、WAN-Signの特長や魅力について詳しく紹介します。

初期費用0円で多彩な機能を利用可能

WAN-Signなら、初期費用0円で当事者型署名と立会人型・事業者署名の両方に対応した電子契約を導入できます。

標準搭載されている多彩な機能は、以下のとおりです。

• 電子署名付与（当事者型署名、立会人型・事業者署名）
• 電子契約締結機能
• 署名依頼メールの再送
• 文書テンプレート登録機能
• 文書管理機能・契約管理機能（他社サービスで署名した電子データにも対応）
• ユーザー管理機能（ユーザー数：無制限）
• セキュリティ・内部統制機能（暗号化、IPアドレス制限、閲覧範囲の制限など）

これだけの高機能を、初期費用をかけずに利用できる、コストパフォーマンスに優れたサービスであり、専任の営業担当者による導入サポートも非常に手厚いです。

WAN-Signの利用をおすすめできる企業の特徴

WAN-Signは、以下のような課題を抱えている企業様におすすめしたい電子契約・契約管理サービスです。

• 電子契約の全社展開に向けて固定費を最小限に抑えたい
• 部門を横断して利用できるサービスをリーズナブルな価格で利用したい
• セキュリティ強度を優先しつつスモールスタートしたい
• 紙と電子文書を一つのシステムでまとめて管理したい
• 顧客管理システムや文書管理システムと連携して業務を効率化したい

WAN-Signは、4,600社以上の情報資産を管理するＮＸワンビシアーカイブズが運営しており、長年培った豊富な情報管理のノウハウが生かされたサービスです。

あらゆる業界の企業様から信頼を獲得しているWAN-Signの導入をご希望の方は、まずはお気軽に電子契約に関するお悩みをご相談ください。

＞＞WAN-Signに関するお問い合わせ

無料の電子契約サービスに関するよくある質問

電子契約サービスは無料でも業務で問題なく使える？

無料サービスでも、月間の契約件数が上限内に収まり、必要な署名方式や管理機能が無料枠に含まれていれば、業務で利用できます。

ただし、無料枠に収まることと、契約の重要度に応じた本人確認、改ざん防止、権限管理を行えることは別です。重要な契約を扱う場合は、無料プランに必要な機能がそろっているかを調べてください。

電子契約書の無料サービスを利用しても、契約書の保存期間に制限はある？

無料プランでは、契約書の保存期間や保管件数に制限が設けられている場合があります。サービス上の制限と、法令や社内規程で求められる保存期間は分けて考えましょう。

電子取引で授受した契約書データは、電子帳簿保存法の要件に沿い、各税法で定められた期間保存します。無料プランを利用する際は、保存済み文書の検索・出力方法に加え、解約後もデータを取得できるかを調べておきます。

電子契約サービスを無料プランから有料プランへ切り替えても、過去の契約書は引き継げる？

過去の契約書を引き継げるかは、サービスの仕様・利用規約によって異なります。例えば、契約書は引き継げても、アドレス帳やテンプレート、操作履歴などが移行対象に含まれない可能性があります。

プランを変更する前に、引き継がれるデータの範囲と、保存済み文書をダウンロードする方法を確認してください。将来的にほかのサービスへ移る可能性があるなら、出力ファイルの形式まで把握しておきましょう。

無料の電子契約サービスはどれくらいの期間で導入できる？

サービスによっては、アカウント開設だけなら短期間で始められます。業務で利用する場合は、対象となる契約や承認方法、保管ルールを決め、少数の契約で試してから本番運用へ移りましょう。

電子契約できない契約書はある？

電子契約サービスだけでは手続きが完結しない書類や、電子交付に条件が設けられている書類があります。書類の種類によって、書面での作成・交付や相手方の承諾が求められるためです。

例えば、労働条件の明示は書面交付が原則です。労働者が希望し、受け取ったデータから書面を作成できる場合は、電子メールなどでも交付できます。電子契約へ切り替える前に、対象書類へ適用される法令と手続きの条件を法務担当者や専門家へ相談してください。

参考：厚生労働省「採用時にはどのような労働条件が明示されるのでしょうか？」

まとめ

電子契約書は、文書作成ソフトや電子契約サービスの無料プランを使えば、費用を抑えて作成できます。ただし、無料で使える送信件数や署名方式、管理機能はサービスごとに異なります。自社の契約件数と運用体制に合う範囲を選びましょう。

ＮＸワンビシアーカイブズの「WAN-Sign」は、初期費用・月額費用0円で、一定の範囲まで無料で利用できる電子契約サービスです。電子契約の締結のほか、紙契約書のスキャンデータや他社で締結したPDFを登録でき、契約書の管理・検索と更新通知に対応しています。

WAN-Signの無料範囲や、自社の契約業務に合う使い方を相談したい方は、以下のフォームからお問い合わせください。

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