電子署名の方法とは？PDFやExcelでの付与と認証の流れ

オンライン上で契約書や受発注書・請求書などのやりとりを行う場合、完全性の確保と改ざん防止に寄与する電子署名が注目されています。

契約プロセスに電子署名を組み込む場合は、複数の署名方法の特徴や仕組みを理解し、自社に適切なものを選択することが重要です。

この記事では、電子署名の方法や認証の具体的な流れなどを解説します。

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電子署名の役割とは

電子署名は、契約書などの電子文書に対して、本人が署名した原本であり、改ざんされていない文書であることを証明するものです。

電子証明書を使用して電子署名が行われるため、認証局が本人確認を行い、電子証明書を発行します。

電子証明書には公開鍵と署名者の情報が含まれており、電子署名の検証時に公開鍵を使用して署名の真正性を確認します。

これにより、電子署名を行った人物が本人であると証明することが可能です。

また、署名が行われると、データのハッシュ値（固定長のデータ列）が生成され、電子署名とともに文書に結び付けられます。文書が改ざんされた場合、ハッシュ値が異なるものになり、電子署名が無効になります。

電子署名により、文書の完全性と改ざん防止が確認できるため、取引における信頼性の確保につながります。

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電子署名の方法

電子署名の方法は、事業規模や目的、セキュリティ要件に応じて選ぶことが重要です。ここでは、代表的な3種類の電子署名の方法を紹介します。

PDF文書への電子署名

PDF文書への電子署名には、対応したソフトウェアとデジタルIDと呼ばれる電子証明書が必要です。

例えば、“Adobe Acrobat Reader”がPDFでの電子署名を行う代表的なソフトウェアであり、無料でインストールできます。

PDF編集ソフトは他にも多数存在するため、取引先が利用しているソフトに合わせて選定することが重要です。

電子署名を行う具体的な手順は、ソフトウェアやバージョンによって異なり、ヘルプガイドや公式Webサイトで確認できます。

​​​​WordやExcelでの電子署名

Microsoft WordやMicrosoft Excelでも、電子署名を行うことができます。

一般企業で多く導入されているツールのため、使い慣れた操作感で電子署名に対応できる点がメリットです。

しかし、事前に認証機関からデジタルIDを取得したうえで取りかかる必要があるため注意してください。

電子契約サービスでの電子署名

電子契約サービス（電子署名プラットフォーム）は、紙で行っていた契約書の作成・送信・署名・管理などのプロセスを、クラウド上で完結できるシステムです。

PDFやWord、Excelのように別途デジタルIDを取得する必要がなく、サービスへのログインや必要な情報の入力、文書のアップロードで電子署名の申請を作成できます。

契約文書のアクセスリンクを送信することで、署名者が契約にアクセスでき、電子署名が可能となります。

前述した方法よりも、セキュリティ対策を手軽に構築することができ、契約の承認や終了時の通知まで電子契約サービス一つで解決します。

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電子署名の安全性が高い理由

電子署名の安全性を確保しているのが、認証局によって発行されるデジタル証明書です。

デジタル証明書には、署名者の公開鍵と証明書の有効期間、署名者の識別情報などが含まれており、信頼性のある第三者機関として署名者の公開鍵を証明します。

また、電子契約サービス（電子署名プラットフォーム）では、署名プロセスのログが作成されます。

これにより、契約の進行状況や署名のタイミングなどが記録され、高い信頼性を築くことが可能です。

＞＞電子署名の安全性とは？セキュリティの仕組みを紹介

電子署名の認証の流れ

電子署名でデータの信頼性や安全性を保証するためには、電子証明書の取得が必要です。ここでは、電子署名の認証の流れをわかりやすく説明します。

①電子署名の生成

署名者は、自身の秘密鍵を使用してデジタルデータに対する署名を生成します。

電子署名は、データの改ざんを検知するためのハッシュ値と、署名者の秘密鍵による暗号的な処理から成り立っています。

②電子証明書の検証

署名を受け取った側は、署名者の公開鍵を含む電子証明書を取得します。

電子証明書には、認証局が署名した署名者の公開鍵と、その他の情報（発行日、有効期間など）が含まれています。

③電子証明書の認証局の検証

電子証明書に記載されている認証局の情報を参照し、その認証局が信頼できるものであるかを検証します。

認証局は、公的な機関や信頼性のある第三者機関によって運営されているものであるべきです。

④公開鍵の検証

電子証明書から取得した公開鍵を使用して、電子署名の検証を行います。

署名されたデータと署名者の公開鍵を使用して、電子署名が正当かどうかを検証し、併せて署名の一致性と改ざんの検出も行われます。

⑤署名者の確認

電子証明書に含まれる署名者の情報を確認し、署名者が正当なものであるかを検証します。

電子証明書には、署名者の身元情報や認証局の署名などが含まれており、これらの情報を使用して署名者の確認を行います。

⑥署名の信頼性の判断

電子署名の生成者が正当な署名者であり、データが改ざんされていないことが確認された場合、電子署名は信頼性があると判断されます。

これにより、署名されたデータの信頼性や完全性を保証することができます。

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電子署名の方法に関するよくあるQ&A

電子署名の具体例は？

電子署名の具体例としては、PDF文書に「Adobe Acrobat Reader」などの対応ソフトで署名する方法や、Microsoft WordやExcelでの電子署名、さらにクラウド上の電子契約サービス（例：『WAN-Sign』）を利用して契約書や請求書に署名する方法があります。

これらはいずれも、署名者の本人確認や文書の改ざん防止を目的として利用されます。

議事録に電子署名を行う方法は？

議事録をPDFやWord、Excelで作成する場合は、電子署名を付与できます。PDFならAdobe Acrobat Reader、WordやExcelならMicrosoftの機能で署名可能です。

事前に認証機関から電子証明書を取得し、本人確認を行った上で使用します。株主総会や取締役会の議事録では、法務省指定の電子署名が必要な場合があるため確認が必要です。

セキュリティ強化や管理効率化には電子契約サービスの活用も有効です。 

メールに電子署名を行うには？

メールに電子署名を行うには、主に「電子証明書」と呼ばれるものが必要です。

電子証明書は、インターネット上の身分証明書のようなもので、第三者機関である認証局が発行します。

電子署名は、メールのセキュリティを高め、信頼性を確保するために非常に有効な手段です。具体的な設定方法は、お使いのメールソフトや認証局によって異なるため、それぞれの公式ドキュメントを参照してください。

まとめ

この記事では、電子署名の方法について以下の内容で解説しました。

• PDF文書、Word・Excel、電子サービスで電子署名をする方法
• 電子署名の安全性が高い理由
• 電子署名の認証の流れ

電子署名は、デジタルIDという電子認証書を発行することで、ビジネスシーンで多く利用されるPDFやオフィスツールでも行うことができます。

しかし、高度なセキュリティ対策を講じたい場合には、クラウド上で契約プロセスの一連の作業を完結できる電子契約サービスの利用が推奨されます。

『WAN-Sign』は、充実したセキュリティ体制のもと、電子証明書による電子署名法に準拠した契約締結を実現する電子契約サービスです。

フォルダ毎のアクセス権限やIPアドレス制限、ユーザー毎の機能制限など、さまざまな内部統制機能とセキュリティ機能で安全性を確保します。

電子署名を導入するにあたって、実績豊富なソリューションを選択したい方は、ぜひこの機会に『WAN-Sign』をご利用してみてはいかがでしょうか。

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