電子契約の導入にかかる費用やシステム選びのポイントを紹介
目次[非表示]
- 1.電子契約の費用
- 2.電子契約を導入することで削減できるもの
- 3.電子契約システムを選ぶ際のポイント
- 3.1.①セキュリティ対策
- 3.2.②既存システムとの連携
- 3.3.③自社の業務への適合性
- 4.まとめ
電子契約は、コスト削減や業務内容の見直しなどに有用であることから、注目している企業も少なくありません。
適切に電子契約を導入するためには電子契約システムが必要です。
電子契約システムは各社からさまざまなサービスや機能を備えたものが提供されており、料金体系にも幅があります。
担当者のなかには、「電子契約の導入を検討している」「導入にかかる費用について知っておきたい」と考えている方もいるのではないでしょうか。
この記事では、電子契約の費用や導入することで削減できるもの、選び方について詳しく解説します。
電子契約の費用
電子契約を企業で取り入れる際は、専用の電子契約システムを導入することが一般的です。
契約締結からその後の管理までが電子契約システムの役割であり、安定した運用をサポートします。
電子契約システムは各社からさまざまな形で提供されており、得意とする業種や契約の種類が異なります。また、機能やサービスによって費用に幅があります。
一般的には、月間50件の契約を締結したとして、およそ年間で25万〜50万円が費用相場になります。
契約1件ごとに数百円、月額利用料として数万円の費用が必要なケースが多くなります。また、電子証明書の発行費用や、追加のオプション費用などを設定しているサービスもあります。
すべての電子契約システムが自社に合うとは限らないため、費用対効果を見極めたうえで導入することが重要です。
電子契約を導入することで削減できるもの
電子契約を導入することで、コストや保管スペースの削減につながる場合があります。
電子契約がもたらす効果を把握し、自社の課題やニーズに合っているか見極めることが大切です。
ここでは、電子契約を導入することで削減できるものを3つ紹介します。
①コスト削減
電子契約で使用される契約書は電子データとして作成され、オンライン上でやりとりが行われます。
従来の書面契約のように、印刷するための紙やインクが不要であるため、コスト削減に有用です。
また、電子契約書は印紙税が課税されないため、収入印紙も不要になります。
例えば、4000円の印紙税がかかる基本契約を年間100件電子契約にした場合、印紙代だけでも40万円の削減となります。
②保管スペース削減
契約書には一定期間の保存義務があるため、書面契約の場合は専用の保管スペースを用意する必要があります。
一方で、電子契約は電子データとしてオンライン上で保管されるため、物理的な保管スペースを用意する必要がなく、既存の保管スペース削減につながります。
③業務の工数削減
書面契約の場合、契約書の印刷や製本、取引先とやりとりする際の郵送作業など、さまざまな業務が発生します。
電子契約は作成から締結までオンライン上で完結できるため、これまで必要だった業務の工数を削減することが可能です。
書類の郵送や取引先までの移動にかかっていた手間や時間も不要になるため、業務効率の向上が期待できます。
＞＞電子署名や電子契約の費用はいくらくらい？費用対効果も紹介します
電子契約システムを選ぶ際のポイント
電子契約システムは、各社からさまざまな機能と料金体系で提供されています。
大企業向けのものから個人事業主向けのものまで幅広いため、電子契約システムを選ぶ際はポイントをおさえておくことが大切です。
ここでは、電子契約システムを選ぶ際のポイントを3つ紹介します。
①セキュリティ対策
電子契約は電子データであり、オンライン上で保管されるという性質から、不正アクセスや情報漏洩などのリスクがあります。
悪意をもった第三者にデータを悪用されないためには、セキュリティ対策が万全のシステムを選ぶことが大切です。
電子契約自体のセキュリティ（電子署名・タイムスタンプ）のほか、誤送信や漏洩を防ぐための承認機能や閲覧権限の設定機能などがあるか、また、データが保管されているデータセンターの保全体制や、不正アクセス対策が施されているかなど、自社が求めるセキュリティレベルを満たすシステムを選ぶことをおすすめします。
②既存システムとの連携
電子契約システムのなかには、ほかのシステムと連携できるものがあります。
自社で既に利用しているシステムがある場合は、連携できる電子契約システムを選ぶことが重要です。
システム同士を連携しておけば、会計情報や顧客情報が自動で同期されるため、入力の手間を省くこともできます。
③自社の業務への適合性
すべての電子契約システムが自社に合うとは限りません。
電子契約システムは、各社からさまざまなサービスや機能を備えたものが提供されており、料金体系にも幅があります。
自社の業務や使用用途に合ったシステムを選ぶことで、余分な費用を抑えられるはずです。
＞＞電子契約を導入する際に重要なポイントは？各サービスを比較して選ぶ方法をご紹介します
まとめ
この記事では、電子契約について以下の内容で解説しました。
- 電子契約の費用
- 電子契約を導入することで削減できるもの
- 電子契約システムを選ぶ際のポイント
電子契約は無料で導入することも可能ですが、安定した運用を目指すのであればコストをかけたほうがよいです。
電子契約システムを活用すれば、契約の有効性を保ちつつ適切に管理ができるようになります。
また、自社で利用している既存システムと連携できるものであれば、業務効率や利便性を向上させることも可能です。
電子契約を適切に導入するためには、費用対効果が見込める電子契約システムを選ぶことが大切です。
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