失敗しない！電子契約サービスの乗り換えを正しくスムーズに行う方法

電子契約をより広い領域に展開したい場合、自社の要件を満たす機能やセキュリティが備わった電子契約サービスへの乗り換えを検討する必要があります。

スムーズに新しい電子契約サービスに乗り換えたい場合には、現行サービスの契約期間の確認や、移行させたい電子データのダウンロードなどの準備を進めておくことが大切です。

この記事では、電子契約サービスの乗り換え手順や、失敗しないポイントを詳しく解説します。

電子契約サービスを乗り換えるきっかけとは

電子契約サービスは、契約締結までのフローをオンラインで完結できるため、多くの企業で導入が進んでいます。

しかし、現状の電子契約サービスに満足していない企業では、他のサービスへの乗り換えも視野に入れなければなりません。

電子契約サービスを乗り換える理由として、以下のようなものが挙げられます。

• 毎月支払っている利用料金が高い
• 全社展開をするにあたって必要な機能が揃っていない
• 閲覧権限やセキュリティ設定に追加料金がかかる
• 機能が複雑すぎて使いにくい
• 電子帳簿保存法に対応していない
• サポート体制に満足していない　など

電子契約サービスは、基本プランで提供している機能の範囲やセキュリティの強度、導入・運用コストなどがサービス事業者によって異なります。

他社サービスへ乗り換えをする際には、自社の事業に必要な要件をあらかじめ整理しておくことをおすすめします。

電子契約サービスの乗り換え手順

実際に他社の電子契約サービスに乗り換える際、どのような手順を踏むのかわかりやすく解説します。

①契約期間の確認と調整

新しい電子契約サービスに乗り換える際は、サービスを利用していない空白期間ができないように注意しなければなりません。

そのため、現行のサービスの契約期間を確認し、移行先のサービスと両方使える期間を最低限でも1ヶ月以上設けることが望ましいです。

②移行する電子文書のダウンロード

現行の電子契約サービスで管理している電子文書は、契約期間終了までにあらかじめダウンロードしておくことをおすすめします。

なぜなら、利用中のサービスによっては、解約時にデータが破棄される可能性があるからです。

移行させたい電子文書は、PDFファイルでダウンロードしてバックアップを取り、新しい電子契約サービスの利用開始に合わせてデータをアップロードしましょう。

③乗り換え先の電子契約サービスの選定

移行に向けて契約期間の確認とデータのバックアップが終わってから、新しい電子契約サービスの選定を始めます。

現行のサービスでは満たされなかった機能やサポートなどを洗い出し、要件を満たすことができるサービスをいくつか候補に挙げましょう。

自社と親和性の高いサービスかどうかは、ベンダーの公式サイトで自社と同業種の導入実績・事例を確認することで判断できます。

導入してから「必要な機能がなかった」という事態にならないように、ベンダーの担当者との打ち合わせ時間をしっかり設けて、事前確認を行いましょう。

④電子文書のアップロード

新しい電子契約サービスとの契約後は、以前の電子文書も新しい電子契約サービスで管理する場合、利用開始に合わせて事前にダウンロードしておいた電子文書をアップロードします。

このとき、他社サービスで締結した電子文書がアップロード可能かどうか、その際の費用はどうなるかについては、事前に確認しておく必要があります。

⑤現行の電子契約サービスの解約

新しい電子契約サービスの本格的な運用ができるようになった後は、現行の電子契約サービスを解約します。

契約終了となるサービスで電子署名やタイムスタンプが施されていた電子契約を管理していた場合、その法的効力はタイムスタンプの有効期限まで問題なく継続します。

ただし、移行先のサービスでも法令対応が必須です。

電子契約サービスの乗り換えで失敗しない3つのポイント

電子契約サービスを乗り換える際は、法令対応の内容をはじめ、導入・運用サポート、無料のお試し期間の有無などを抑えておくことが重要です。

ここでは、電子契約サービスの乗り換えで失敗しない3つのポイントを解説します。

①電子帳簿保存法に対応したサービスを選ぶ

電子帳簿保存法とは、帳簿や決算関連の書類、取引先とのやりとりを記載した請求書・領収書などを電子データで保存するルールを定めた法律のことです。

2022年1月に電子帳簿保存法の改正が行われたことで、電子文書で行われた取引情報を電子データとして保存することが義務化されました。

そのため、電子帳簿保存法に準拠した電子契約サービスへの乗り換えが重要な選定ポイントとされます。

②導入・運用サポートが充実したサービスを選ぶ

「多機能なのに使いこなせない」というリスクを避けるために、導入・運用において手厚いサポートを提供しているベンダーを選びましょう。

例えば、わかりやすい操作マニュアルが用意されており、なおかつカスタマーサポートが充実しているサービスであれば、ユーザーにすぐに浸透しやすいです。

また、専任の担当者が導入前から運用まで伴走サポートしてくれるベンダーであれば、悩みを相談しながらスムーズに運用を始められます。

③無料のお試し期間を利用できるか

電子契約サービスによっては、一定期間にわたって一部の機能を無料で利用できるサービスを提供しています。

例えば、契約締結の流れを1ヶ月間無料でいくつか体験し、使用感や機能性を確かめることが可能です。

無料のお試し期間を上手に利用すれば、自社に適したサービスかどうかをコストをかけずに判断できます。

電子契約・契約管理サービスを全社展開する際におさえておきたいポイントについては、関連記事でも詳しく解説しています。

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まとめ

この記事では、電子契約サービスの乗り換えについて以下の内容で解説しました。

• 電子契約サービスに乗り換えるきっかけ
• 電子契約サービスの乗り換え手順
• 電子契約サービスの乗り換えで失敗しない3つのポイント

電子契約サービスを乗り換えるきっかけは、全社展開に向けて必要な機能が足りない、セキュリティの強化に追加料金が発生するなどさまざまです。

トラブルなくスムーズに乗り換えをするためには、事前に移行したい電子データをダウンロードしておく、現行サービスと移行先のサービスの契約期間を最低でも1ヶ月重ねるなどの準備が必要です。

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