電子契約システムの基本的な機能と選び方を紹介

電子契約の安定した運用をサポートする電子契約システムには、円滑に契約を進める機能が備わっており、各社からさまざまな料金体系で提供されています。

自社にどの電子契約システムが合っているか見極めるためには、基本的な機能を把握しておくことが大切です。

担当者のなかには、「電子契約の導入を検討している」「電子契約システムの機能や選び方について知りたい」と考えている方もいるのではないでしょうか。

この記事では、電子契約システムの基本的な機能と選び方について詳しく解説します。

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電子契約システムに搭載されている基本機能

電子契約システムは各社からさまざまな機能を備えて提供されていますが、基本的な機能に関しては共通しています。

電子契約システムが自社にとって有用なものであるか判断するためには、まずは基本機能を把握しておくことが大切です。

ここでは、電子契約システムに搭載されている基本的な機能を紹介します。

①契約書テンプレート機能

契約書テンプレート機能では、さまざまな様式に対応したテンプレートを利用できます。また、自身が作成した契約書をテンプレートとして登録することもできます。

なかには、弁護士が作成または監修したものもあるため、専門的な知識がなくても法律に沿った内容の契約書を作成することが可能です。

②ワークフロー機能

ワークフロー機能とは、文書の申請から承認までのルートを事前設定できる機能です。

社内稟議が承認されるまでの流れが固定化されるため、承認漏れや誤送信などのリスクを軽減できます。

③電子署名機能

電子署名機能とは、電子データで作成された文書に電子署名を付与する機能です。

電子署名には本人性や非改ざん性などを証明する電子証明書が用いられるため、より安全に電子契約を締結できます。

④タイムスタンプ機能

タイムスタンプ機能とは、署名した日時などを記録する機能です。記録される日時は、第三者機関である時刻認証局によって認証されます。

そのため、電子署名と併せて使用することで、より強固なセキュリティ対策を講じることが可能です。

⑤検索機能

電子データで作成された文書は、すべてオンライン上で管理されます。

検索機能を活用し、契約者名や金額などの項目で絞って検索することで、即座に必要な文書を見つけることが可能です。

⑥連携機能

すでに自社で業務システムを導入している場合は、連携機能が有用です。

連携機能は既存のシステムと電子契約システムを結びつけるものであり、顧客情報や送信先などを自動的に連携できます。

既存のシステムに登録されているデータを使用して電子契約を行うことや、既存のシステムにデータを集約し情報を一元管理することも可能です。

⑦文書管理機能

文書管理機能は、電子契約システムで締結された契約書の他、他システムで締結したデータや、紙をスキャンしたデータなどあらゆる文書を登録・管理する機能です。

様々な文書を一元管理できるため、管理業務全般の効率を向上させられます。

⑧通知機能

通知機能は、更新日時や滞っている作業などを知らせてくれる機能です。

文書送信後、一定期間反応がない場合や更新期間が近づいている契約がある場合に通知されるため、合意漏れや解約漏れを防止できます。

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失敗しない電子契約システムを選ぶ時は機能の洗い出しが重要

電子契約システム選びで失敗しないようにするためには、必要な機能を洗い出すことが重要です。

これから電子契約を導入するという企業であれば、どのような点に注意すればよいか分からないケースが想定されます。

ここでは、電子契約システム選びにおける必要な機能を洗い出すためのチェック項目を紹介します。

①毎月の契約数を確認

各社から提供されている電子契約システムには、さまざまな料金プランが用意されています。自社の毎月の契約数を基準にすることで、より適したプランを選択できるはずです。

②取扱っている契約書の種類を確認

電子契約システムによっては、対応していない契約書がある可能性があります。

自社で取り扱っている契約書を確認し、対応している電子契約システムを選ぶことが大切です。3社間以上の契約や、片方（自社・取引先）のみの署名が可能かなども確認しましょう。

また、なかには契約書のテンプレートを備えているものもあるため、法務に関する専門知識がない場合でも契約書を作成できます。

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③契約締結方法を確認

電子契約は主に、立会人型と当事者型の2種類の契約締結方法があります。

立会人型は、取引先のアカウントは必要なく、メールにて本人確認が行われるため、比較的簡単に契約を締結することが可能です。

一方で、当事者型は電子証明書が必要な契約締結方法であり、より厳格なセキュリティ対策が講じられています。

自社の方針や取引先の状況を把握したうえで、適切な締結方法を選ぶことが大切です。

④自社が求めるセキュリティレベルを確認

電子契約システムはインターネットに接続されているため、情報漏洩やサイバー攻撃などのリスクがあります。

代表的なセキュリティ対策としては、二段階認証や二要素認証、アクセス制限などが挙げられます。

自社がどこまでのセキュリティレベルを必要としているか把握することで、適切なシステムを選ぶことが可能です。

⑤既存の紙文書を電子化するか確認

電子契約システムを選ぶ際は、既存の紙文書を電子データとして保管するか見極める必要があります。

既存の紙文書も一元管理したい場合は、紙文書をスキャンしてデータ化できるシステムを選ぶことをおすすめします。

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まとめ

この記事では、電子契約システムについて以下の内容で解説しました。

• 電子契約システムに搭載されている基本機能
• 失敗しない電子契約システムを選ぶ時は機能の洗い出しが重要

電子契約システムは各社からさまざまな機能を備えて提供されており、企業によって適切なシステムが異なります。

自社に合う電子契約システムを選ぶためには、必要な機能の洗い出しが重要です。

チェック項目を確認しながら検討することで、失敗しないシステム選びができます。

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