電子契約システムの機能とは？導入メリットや選び方を紹介

契約書を電子データで作成し、オンライン上で締結できる電子契約。

テレワークやペーパレス化、業務効率化を進めるため「電子契約の導入を検討している」「電子契約システムの機能について知っておきたい」と考えている方もいるのではないでしょうか。

この記事では、電子契約システムの機能や導入メリット、選び方について詳しく解説します。

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電子契約システムの主な機能

電子契約システムは、各企業からさまざまな機能を備えて提供されています。それぞれ異なる特徴を持ちますが、メインとなる機能は共通しています。

ここでは、電子契約システムの主な機能を5つ紹介します。

①文書管理・検索機能

文書管理機能とは、作成・締結した契約書や請求書などの書類をオンライン上で管理する機能です。

契約者名や契約日時、取引金額などの条件で検索することも可能であるため、後から内容を確認したい場合に便利です。

また、紙媒体の書類をスキャンしてデータ化する機能が備わっているシステムもあるため、保管スペースを削減することもできます。

②電子署名機能

電子署名機能とは、電子契約で必要になる電子署名を管理・発行する機能です。電子証明書がついている電子署名であれば、契約の有効性を保つことができます。

署名者本人が電子証明書を取得する場合、第三者機関によって本人確認が行われたうえで発行されるため、本人によって契約が締結されたことを証明できます。

③タイムスタンプ機能

タイムスタンプ機能とは、署名・押印時刻や内容の編集・変更日時などの情報を記録する機能です。

タイムスタンプに記録される時刻は、TSA（時刻認証局）によって公証されるため、正確な時刻が記録できます。

改ざんされていない証拠になるため、契約に法的効力を持たせることが可能です。

④アラート機能

アラート機能とは、作業が滞っている書類や契約更新日、期限日などの情報を事前に通知する機能です。

合意漏れや更新漏れなどにも対応できる場合があるため、人為的なミスの防止につながります。

⑤ワークフロー機能

ワークフロー機能とは、押印依頼の申請から承認までのルートを設定する機能です。

進捗状況の可視化が容易になり、契約書の誤送信や改ざんなどのリスクを軽減できます。

また、これまで物理的にやりとりする必要があった書類もオンライン上で送受信できるようになるため、スムーズに業務が行えます。

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電子契約システムを導入するメリット

オンライン上の契約をサポートする電子契約システムには、さまざまなメリットがあります。

ここでは、電子契約システムを導入するメリットを3つ紹介します。

①業務の効率化

紙で行う契約の場合、印刷や押印、署名、郵送などのさまざまな作業が発生します。

しかし、電子契約であれば、書類の作成から契約締結まですべてオンライン上で行えるため、物理的なやりとりが不要です。

取引先にはメール一通で必要書類を送信できるため、効率的に契約を締結できるようになります。

②コンプライアンス強化

紙媒体の場合、保管場所に保管する際には、不正な閲覧や紛失、破損などのリスクがあり、それに備えた管理が必要ですが、電子契約は物理的な管理が不要です。

アクセス権限やパスワードなどの設定を行えば、改ざんや不正アクセスが防止できるため、コンプライアンス強化につながります。

また、作成から送信、署名した日時まで可視化できるため、不正アクセスや改ざんを未然に防止できる可能性があります。

③コスト削減

紙で行う契約は、契約書の印刷に必要な紙やインク、取引先へ送る際の郵送費用など、さまざまなコストがかかります。

しかし、電子契約はオンライン上でやりとりするため、これらのコストはかかりません。 　

また、現時点では電子契約は印紙税の課税対象ではないため、収入印紙にかかるコストも削減できます。

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電子契約システムの選び方

多種多様な電子契約システムが各企業から提供されているため、自社に合った契約システムを選ぶためには、いくつかポイントを押さえておく必要があります。

ここでは、電子契約システムの適切な選び方を紹介します。

①自社ニーズに合ったシステムか

電子契約システムの機能や特徴はそれぞれであり、対応する書類も異なります。

導入する前に、まずは電子契約システムを導入する目的を明確にすることが大切です。

自社の方針だけではなく、従業員の特性を考慮することで必要な機能を洗い出しやすくなります。

②汎用性・拡張性があるか

電子契約システムのなかには、外部システムとの連携を可能としているものがあります。

すでに自社で何らかのシステムを導入している、もしくは導入を検討している場合は、そのシステムとの連携が可能であるか確認が必要です。

連携機能を活用することで業務効率が向上する可能性があるため、システムの汎用性や拡張性は大切です。

③セキュリティ対策は万全か

電子契約で使用される書類はすべてオンライン上で管理されるため、情報漏洩や内容改ざんのリスクがあります。

サイバー攻撃やウィルスは、システムの脆弱性を狙って攻撃してきます。

悪意を持った第三者から社内の書類を守るためには、高度なセキュリティ対策が必要です。

電子契約システムを選ぶ際は、導入実績やセキュリティ対策を確認しておくことが大切です。

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まとめ

この記事では、電子契約システムについて以下の内容で解説しました。

• 電子契約システムの主な機能
• 電子契約システムを導入するメリット
• 電子契約システムの選び方

電子契約システムには、契約業務をサポートする機能が盛り込まれています。

業務の効率化だけではなく、セキュリティを強化する機能もあるため、適切に電子契約を管理することが可能です。

電子契約システムは提供する企業によって機能や特徴が異なるため、導入の際は自社に合ったものを選ぶことが大切です。

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