電子契約を管理する文書管理システムについて詳しく紹介
目次[非表示]
- 1.文書管理システムとは
- 2.文書管理システムの主な機能
- 2.1.①保存・保管機能
- 2.2.②検索機能
- 2.3.③セキュリティ管理
- 2.4.④バージョン管理
- 2.5.⑤ライフサイクル管理
- 3.文書管理システムを導入するメリット
- 4.まとめ
文書管理とは、書類の作成から廃棄までの一連の流れを管理することです。
企業にとって文書管理は、保存や検索における業務効率、セキュリティに影響するため、適切に文書を管理することが重要です。
しかし、膨大な書類を抱えている場合や管理体制が曖昧な場合など、適切に文書管理ができていないケースも少なくありません。
文書管理をサポートするシステムを導入することで、効率的かつ安全に文書管理をすることができます。
この記事では、文書管理システムの機能や導入するメリットについて詳しく解説します。
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文書管理システムとは
文書管理システムとは、電子化した社内書類の、保管から活用、廃棄までの一連のサイクルを一括管理するシステムのことをいいます。
インターネット上で管理するため、大量の書類を保管するためのスペースを必要としません。
また、必要なタイミングで必要な書類の閲覧ができるため、業務の効率化を図ることができます。
専用のソフトウェアやWebブラウザを使用するため、パソコンに限らず、スマートフォンやタブレットでも閲覧できます。
文書管理システムの主な機能
文書管理システムは、適切な文書管理を実現するための便利な機能が豊富に備わっています。
ここでは、文書管理システムの主な機能を5つ紹介します。
①保存・保管機能
電子化した契約書や稟議書、電子データで作成された書類を保存・保管する機能です。
従来の紙媒体の書類は、専用スペースに保管したり従業員個人で保管するなど、一括管理ができませんでした。
しかし、文書管理システムであれば重要書類から従業員のメモまで、あらゆる書類を電子化して保存できます。
書類を探すための手間や時間がかからないため、容易にアクセスできる環境を構築できます。
書類の種類や担当部署ごとに分類することもできるため、ニーズに合わせて調整可能です。
②検索機能
文書管理システムには検索機能が備わっており、必要な書類を瞬時に検索することが可能です。
文書を保存する際にインデックスが作成されるため、検索は容易です。
また、完全一致やあいまい検索を利用できるシステムもあり、幅広い検索方法が利用できる場合があります。
タグや属性情報を設定しておけば、より効率的に文書検索ができます。
③セキュリティ管理
文書管理システムを活用して書類を一括管理する場合は、セキュリティに注意する必要があります。
重要な社内文書を誰でもアクセスできる状態にしていては、情報漏洩や改ざんされるリスクがあります。
そのリスク対策として文書管理システムでは、それぞれのデータに対してアクセス権限を付与できるため、意図しないアクセスを防止することが可能です。
また、閲覧記録も確認できるため、誰がいつアクセスしたかを確認できます。
④バージョン管理
文書に変更を加える際は、バージョン管理機能が有用です。
これにより最新の状態を保てるだけではなく、以前のバージョンの確認や復元もできるため、変更が加えられた場合はすぐに把握できます。
誤って文書を削除してしまったり意図しない変更を加えたりしても、元の状態に戻せるため安心です。
また、万が一トラブルが発生した際に原因の特定に役立てることもできます。
⑤ライフサイクル管理
作成された書類は、保管、廃棄するまでのライフサイクルをたどります。
保管期限切れの書類が残っているなど適切に管理ができていない場合は、不要な書類を余分に保管することになるため、必要な書類へのアクセスを妨げることになります。
文書管理システムのライフサイクル管理機能を活用することで、保管期限切れの文書を瞬時に把握することが可能です。
文書管理システムを導入するメリット
ここでは、文書管理システムを導入するメリットを3つ紹介します。
①業務の効率化
システムで一括して書類を管理し、検索機能を活用することで、必要な時に必要なデータを閲覧できます。探す手間や時間を省けるため、業務の効率化が見込めます。
②セキュリティ強化
文書管理システムを活用し、保存・保管する文書に詳細なアクセス権限を設定しておけば、データの閲覧や編集を制限することが可能となり、紙を倉庫や会社内で保管するよりも、情報漏洩や紛失、改ざんなどのリスクを軽減できます。
＞＞電子化と紙での保管、どちらがお得？～メリット・デメリットを比較する～
③コスト削減
契約書を電子化し、文書管理システムで管理することで、紙の文書を保管するスペースが不要になります。
データ形式で契約書を作成することで、印刷に必要な紙やインクなどにかかるコストを削減することが可能です。
また、文書のやりとりはすべてオンライン上で行われるため、郵送するためのコストや手間も省けます。
まとめ
この記事では、文書管理システムについて以下の内容で解説しました。
- 文書管理システム
- 文書管理システムの主な機能
- 文書管理システムを導入するメリット
文書管理システムをうまく活用することで、コスト削減や社内セキュリティの強化につながる可能性があります。
業務の効率化を図ることもできるため、企業と従業員、双方にとってメリットを生みます。
文書管理システムは提供する企業によって対応する機能が異なるため、ニーズに合わせて適切なシステムを選ぶことが大切です。
『WAN-Sign』は、電子ファイルだけではなく、既存の紙の文書を登録することができる電子契約・契約管理サービスです。
サービスを利用する従業員の所属部署ごとにグルーピングを行い、ユーザーグループとフォルダを紐づけることにより、アクセス制限を設定することが可能です。
また、契約満了日を基準として期限通知を行えるなど、契約管理の機能も充実しています。
詳しくは、お気軽にお問合せください。
