電子契約とは？メリットとデメリットを紹介

オンライン上で締結される電子契約は、非対面で業務を遂行できます。業務の効率化やコスト削減など、企業と従業員にとってさまざまなメリットを生みます。

便利な電子契約ですが、デメリットがないわけではありません。

電子契約を導入する際は、メリットとデメリットを正しく理解していなければ、リスクやトラブルに見舞われる可能性があります。

担当者のなかには、「電子契約の導入を検討している」「電子契約のメリットとデメリットについて知りたい」と考えている方もいるのではないでしょうか。

この記事では、電子契約のメリットとデメリットについて詳しく解説します。

＞＞電子契約における契約書の文言とは？変更箇所や注意点を紹介

電子契約とは

電子契約とは、電子データで作成された文書に電子署名をすることで成立する契約のことをいいます。

電子署名は、電子証明書が付与されているため、証拠力に優れていると同時に、契約書に法的効力を持たせることが可能です。

また、契約が締結された日時を正確に記録できるタイムスタンプを活用すれば、改ざん防止にもなります。

＞＞電子契約のリスクとは？有効な対策を紹介

電子契約のメリット

オンライン上で締結業務が行える電子契約は、メリットをもたらします。

電子契約が自社に合うものか判断するためには、まずメリットを把握しておくことが大切です。

ここでは、電子契約のメリットを5つ紹介します。

①コスト削減

電子契約には従来の紙媒体で行われる契約とは異なり、収入印紙を貼る必要がないため、コストの削減につながります。　

電子契約の書類はすべてオンライン上で管理されるため、書類の印刷に必要な紙やインクなどの費用も発生しません。

また、書類のやりとりに必要だった郵送料も削減できます。

②業務の効率化

紙媒体で行う契約は、印刷や押印、書類の郵送などの手間と時間がかかります。

一方で、電子契約は書類の作成から契約締結、データの送信まですべてオンライン上で完結できます。

契約締結までの流れが円滑化されるため、業務の効率化を図ることが可能です。

③コンプライアンス強化

電子契約は、契約締結までの一連の流れが可視化されているため、契約漏れや更新漏れのリスクが軽減されるほか、閲覧権限の設定により、適切な部署や人のみデータにアクセスすることが可能です。

作成日時を記録するタイムスタンプ機能を活用すれば、内容改ざんなどのリスクを軽減できます。

④テレワークへの対応

これまでの契約業務は、担当者の印鑑や会社の印鑑が必要な場合があり、直接会社や取引先に足を運ぶ必要がありました。

しかし、電子契約はすべてオンライン上で手続きが行われ、押印も必要ないため、場所を問わず契約を交わすことが可能です。

テレワークをしている従業員は自宅から署名・押印ができるため、移動にかかる時間や交通費がかかりません。

⑤書類の保管スペースを削減

一般的に契約書は一定期間保管しておくことが義務づけられています。

紙媒体の契約書は物理的に保管しておく必要があり、専用のスペースを設けなければなりません。

一方で、電子契約はデータで管理されるため、紙媒体の書類のように物理的に管理するためのスペースが必要ありません。

電子契約を取り入れることで、これまで書類の保管に必要だったスペースも不要となり、検索機能を活用することで容易に書類を見つけられます。

＞＞電子契約のデメリットはあるのか

電子契約のデメリット

さまざまなメリットがある電子契約ですが、デメリットも存在します。適切に電子契約を導入するためには、デメリットを把握しておく必要があります。

ここでは、電子契約のデメリットを5つ紹介します。

①電子契約に対応していない書類がある

契約書の種類によっては、書面化義務や書面での交付が義務づけられている場合があります。

安易に契約書をすべて電子化してしまっては、法律違反や行政指導の対象になる恐れがあるため、注意が必要です。

電子契約を導入する際は、専門家や顧問弁護士などに相談することをおすすめします。

②取引先の同意が必要

電子契約は少しずつ普及していますが、まだ一般的なものではありません。

そのため、取引先によっては電子契約に対応していない可能性があります。 　

電子契約を適切に導入・運用していくには、事前に取引先の同意を得てから行うことをおすすめします。

③サイバー攻撃のリスク

電子契約は物理的にデータを保管するわけではなく、オンライン上で管理されるため、サイバー攻撃のリスクがあります。

サイバー攻撃の被害にあった場合は、データの破損や損失、情報漏洩などにつながるケースもあるため、注意が必要です。

導入を検討するサービスのセキュリティ対策について、事前に確認することが大切です。

④業務フローの変更が必要

電子契約は従来の紙媒体での契約と比べ、管理方法や作業の進め方が異なります。

そのため、社内全体の業務フローを見直す必要があり、取引先にも周知しておかなければなりません。

円滑に電子契約を運用するためには、専用の業務フローを構築することが重要です。

⑤電子帳簿保存法の導入が必要

電子帳簿保存法は、国税に関係する書類の電子化および保管を認める法律です。

電子契約を適切に導入するためには、電子帳簿保存法に沿った運用・管理が求められます。

誤った運用をした場合、自社だけではなく、取引先にも損失を与える可能性があります。

＞＞電子契約とは？4つのメリットを解説

＞＞電子契約で紙はなくなる？書面契約との上手な管理

まとめ

この記事では、電子契約について以下の内容で解説しました。

• 電子契約とは
• 電子契約のメリット
• 電子契約のデメリット

電子契約の導入は、企業だけではなく、従業員にとってもメリットとなり得ます。

しかし、電子契約はデータ上で存在するものであるため、さまざまなリスクがあることは意識しておく必要があります。

デメリットを事前に把握し、リスクに備えておくことで、電子契約の適切な運用につながるはずです。

『WAN-Sign』は、官公庁や金融機関、医療機関などの厳しいセキュリティ基準での実績を通じて蓄積した文書管理ノウハウを基に、開発された電子契約・契約管理サービスです。

電子契約だけではなく、既存の書面契約を登録することもでき、 混在する電子契約書と紙のスキャンPDFデータを保管することによって一元管理が可能です。

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