電子契約のやり方とは？システムの導入手順や注意点を紹介

電子データの契約書に電子署名を施すことで締結される電子契約。

デジタル化の促進やテレワークの推進に伴い、電子契約が企業で導入されはじめています。

電子契約を導入する際は段階を踏んで準備することが大切であり、電子契約システムを活用することでより安定した運用を実現できます。

担当者のなかには、「電子契約の導入を検討している」「導入手順や電子契約システムのメリットについて知りたい」と考えている方もいるのではないでしょうか。

この記事では、電子契約の導入手順や電子契約システムのメリットについて詳しく解説します。

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電子契約の導入手順

電子契約は一般的に浸透しているものではないため、導入手順が分からないというケースが想定されます。

電子契約を適切に導入するためには、段階を踏んで慎重に進めることが大切です。ここでは、電子契約の導入手順を紹介します。

①契約業務の現状を把握する

電子契約を導入する前に、契約業務の現状と業務フローを把握します。

契約書以外にも稟議書や誓約書、取締役会議事録など電子化・管理できる書類があるため、細部まで確認することが大切です。

まずは社内の書類からはじめ、自社内で使い勝手を確認してから社外とのやりとりに利用することも可能です。

②電子契約に移行する書類の決定

契約業務の現状が把握できたら、電子化する書類を決定します。

いきなりすべての書類を電子化した場合、従業員が馴染まない可能性があるため、少しずつ電子化していくことをおすすめします。

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③電子契約システムの選定

電子契約システムには、大企業向けのものや中小企業向けのものがあります。

シンプルな機能でリーズナブルなものから、様々な機能がついているものなど、機能や使い勝手も異なるため、移行する書類の業務フローや、利用する部署、今後の拡大予定なども踏まえ、複数のシステムを比較し、自社に合ったものを選ぶことが重要です。

無料でのトライアルを用意しているシステムも多数あるため、実際にトライアルの上、求める機能が装備されているかを確認しましょう。

④社内ルール・業務フローの見直し

電子契約は従来の紙での契約に比べ、業務の流れや手順が異なります。電子契約を適切に導入するためには、専用の業務フローを構築する必要があります。

また、電子化した書類は物理的ではなく電子データで管理するため、取扱いに関する社内ルールの見直しも行わなければなりません。

同じ種類の書類でも、すべてを一括で電子契約にすることは難しく、紙の運用との並行運用となるケースが多いため、それを踏まえた上でルールの見直しを実施する必要があります。

⑤関係者へ周知

電子契約を導入することを社内全体はもちろん、顧客や取引先などの関係者に周知する必要があります。

機器の操作方法やルールを用意・周知しておくと、スムーズに電子契約に移行できるはずです。

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電子契約システムを導入する際の注意点

電子契約システムは、電子契約の安定した運用をサポートしてくれます。

しかし、電子契約がすべての企業に適しているとは限らないため、導入する際は注意が必要です。

ここでは、電子契約システムを導入する際の注意点を3つ紹介します。

①セキュリティ対策

電子契約システムはオンライン上で稼働するため、サイバー攻撃の被害を受けるリスクがあります。

不正アクセスによる契約内容改ざんも想定されるため、データを守るためのセキュリティ対策が必要です。

②電子化できない契約の把握

電子契約システムを導入しても、すべての契約書が電子化できるとは限りません。

契約書のなかには、書面化や書面での交付が義務づけられているものがあるため、注意が必要です。

しかし、法改正によって書面化が緩和されたケースもあるため、今後電子化が認められる可能性はあります。

③取引先の同意が必要

自社だけで電子契約システムを導入しても、取引先が対応していなければ契約を締結することはできません。

システムによっては、自社と取引先の双方が同じシステムを利用する必要があるため、事前確認と同意が必要です。

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電子契約システムのメリット

電子契約システムは、業務効率の向上や経費削減などの効果が期待できます。

電子契約システムが自社の課題やニーズを満たせるか見極めるためには、メリットを把握しておくことが大切です。ここでは、電子契約システムのメリットを3つ紹介します。

①業務効率の向上

電子契約システムを導入することで、オンライン上で書類のやりとりができるため、契約締結までがスムーズに行えるようになります。　

印刷や郵送、現地までの移動にかかる時間が必要ないため、業務効率の向上を図ることが可能です。

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②経費削減

紙の契約は印刷に必要な紙やインク、やりとりの際に必要な郵送料など、さまざまな経費がかかります。

しかし、電子契約システムであれば書類は電子データとして管理され、やりとりはメールで行われるため、経費削減につなげられます。

また、電子契約は印紙税の課税対象にならないため、収入印紙にかかるコストを抑えることが可能です。

③社内コンプライアンスの強化

従来の紙の契約書は、改ざんがあっても証明することが難しく、調査に手間と時間がかかるケースが多くありました。

しかし、電子契約は作成日時や編集日時が記録されるため、万が一改ざんがあっても容易に特定できます。

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まとめ

この記事では、電子契約について以下の内容で解説しました。

• 電子契約の導入手順
• 電子契約システムを導入する際の注意点
• 電子契約システムのメリット

電子契約は段階を踏んで慎重に準備することで、安全に導入できます。また、同時に電子契約システムを取り入れることで、安定した運用が実現可能です。

しかし、すべての電子契約システムが自社の課題やニーズを満たせるとは限らないため、導入する際は注意が必要です。

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