電子契約を個人事業主が導入するメリットと注意点を紹介

デジタル化が進む現代では、ペーパーレス化や脱ハンコの動きに沿って電子契約が企業で取り入れられています。

電子契約は書面契約とは異なり、物理的な契約書が必要なく、電子データとしてインターネット上で手続き可能です。

電子契約は大企業が使うものというイメージがありますが、個人事業でも利用可能です。

個人事業主のなかには、「電子契約の導入を検討している」「電子契約を導入するメリットについて知りたい」と考えている方もいるのではないでしょうか。

この記事では、電子契約の概要やメリット、個人事業主が電子契約システムを導入する際の注意点について詳しく解説します。

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電子契約の仕組み

電子契約とは、電子的に作成された契約書に電子署名を施すことで締結される契約のことです。

電子署名は、従来の書面契約で用いられていた直筆のサインや印鑑と同等の意味を持ち、法的効力があります。

そのため、電子データであっても契約の有効性や正当性が担保され、安全に契約を締結することが可能です。

インターネットにつながる場所であればどこでも手続き可能であるため、契約業務の工数削減や利便性の向上が期待できます。

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個人事業主が電子契約を導入するメリット

個人事業は、電子契約を導入することでさまざまなメリットを得ることができます。

個人事業に合う取り組みか見極めるためには、電子契約にどのようなメリットがあるか把握しておくことが大切です。

ここでは、個人事業主が電子契約を導入するメリットを3つ紹介します。

①セキュリティを強化できる

書面契約は物理的な紙で管理されるため、盗難や紛失、改ざんのリスクが懸念されます。

電子契約では、高度なセキュリティ技術を有した電子署名に加え、タイムスタンプが付与されます。

また、契約締結後の電子データの保管もセキュリティ体制が整えられたサービスであれば、盗難や紛失はもちろん、改ざんや悪用のリスク防止に役立ちます。

②経費を削減できる

従来の書面契約では、契約書を印刷するための紙やインク、取引先とやりとりするための郵送費用などのコストがかかっていました。

電子契約は電子データで作成され、やりとりから締結までオンライン上で行われるため、紙やインク、郵送料などのコストが必要ありません。

また、電子契約書は印紙税の課税対象外であるため、収入印紙の費用を抑えることができます。

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③業務効率を向上させられる

書面契約では、取引先とやりとりするために契約書を郵送する場合があり、時間がかかるケースも少なくありません。

電子契約は、リアルタイムでインターネットを通して契約書のやりとりができるため、待ち時間が最小限です。

また、契約内容に修正が必要な場合でも即座に修正して再送付ができるため、業務効率の向上が期待できます。

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個人事業主が電子契約システムを導入する際の注意点

現在、各社からさまざまな機能やサービスを備えた電子契約システムが提供されています。

すべての電子契約システムが個人事業主に合うとは限らないため、導入する際は注意が必要です。

ここでは、個人事業主が電子契約システムを導入する際の注意点を3つ紹介します。

①必要な機能が備わっているか

電子契約システムは各社から提供されており、大企業向けのものから個人事業向けのものまでさまざまです。

また、備わっている機能もシステムによって異なるため、個人事業に合うものを選ぶ必要があります。

機能によっては、高額になることもあるため、個人事業の課題やニーズを把握し、必要とする機能を見極めることが大切です。

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②セキュリティに問題はないか

電子契約はオンライン上で管理されるため、サイバー攻撃の被害を受ける可能性があります。

電子データを適切に管理・保管するためには、セキュリティ対策が講じられている電子契約システムを選ぶ必要があります。

外部からの不正アクセスや情報漏洩対策ができているかを、事前に確認することが大切です。

③コストパフォーマンスの良さ

電子契約システムのなかには無料で利用できるものもありますが、基本的には初期費用や利用料金など、導入時にコストがかかります。 　

個人事業に合った電子契約システムを見極めるためには、削減できるコストと導入コストを見比べることが重要です。

毎月の契約締結数や業務にかかっている時間などを基準に考えることで、最適な電子契約システムを選びやすくなります。

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まとめ

この記事では、電子契約について以下の内容で解説しました。

• 電子契約の仕組み
• 個人事業主が電子契約を導入するメリット
• 個人事業で電子契約システムを導入する際の注意点

電子契約は紙を使わない新たな契約方法であり、印刷に必要なコストや郵送に伴うコストを削減できます。

また、電子契約のデータはインターネット上で一元管理されるため、紛失や盗難のリスクを最小限に抑えることが可能です。

個人事業で電子契約を導入する際は、必要な機能を見極め、コストパフォーマンスに優れたシステムを選ぶことをおすすめします。

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