電子契約システムのワークフロー機能とは？利用するメリットやワークフローシステムとの違いを紹介

紙を使わずオンライン上で契約を締結できる電子契約。

電子契約を利用する際は、専用のシステムを導入するのが一般的であり、各社からさまざまなサービスや機能を備えて提供されています。

電子契約システムにワークフロー機能が備わっているものであれば、更に効率的な運用に役立ちます。

担当者のなかには、「電子契約システムのワークフロー機能を利用するメリットについて知りたい」と考えている方もいるのではないでしょうか。

この記事では、電子契約システムのワークフロー機能の概要やメリット、ワークフローシステムとの違いについて詳しく解説します。

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ワークフロー機能とは

ワークフローは業務の一連の流れを意味する言葉です。

電子契約システムのワークフロー機能は、電子契約を送信する前のチェック・社内承認などの業務の流れを設定する機能です。

書面を利用する業務では、承認担当者まで直接書類を運んだり内容の確認など、さまざまな業務が発生します。

担当者が複数人いる場合は、承認漏れや必要以上に時間がかかるケースも少なくありません。

電子契約システムのワークフロー機能を活用することで、契約業務における申請から承認までの流れを可視化でき、業務全体の効率を向上させられます。

たとえ電子契約システムにワークフロー機能が備わっていないとしても、業務フローの見直しや社内ルールを徹底することで対応はできます。

しかし、ワークフロー機能を利用すればより円滑に業務遂行ができるため、備わっている場合は利用を推奨します。

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ワークフロー機能を利用するメリット

電子契約システムに備わっているワークフロー機能は、企業にとってさまざまなメリットをもたらします。

活用することで、電子契約や決裁業務の安定化に役立つはずです。ここでは、ワークフロー機能を利用するメリットを3つ紹介します。

①承認ルートが明確化できる

ワークフロー機能を活用することで、申請から承認までのルートを明確化できます。

業務の全体量や流れが把握できるため、滞っている契約がある場合は即座に確認することが可能です。

承認担当者を指定して承認ルートを設定しておくことで、第三者に内容を改ざん・閲覧されるリスクもありません。

ワークフロー機能は、契約書や稟議書の承認漏れや内容の抜け漏れチェックなどに役立ちます。

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②企業ガバナンスを強化できる

ワークフロー機能を利用して承認権限を設定することで、未承認書類の誤送信や削除などの人為的なミスを未然に防げるため、安定した電子契約の運用が可能です。

また、ワークフロー固定機能を活用することで、契約の際に必ず承認を得なければならないように設定できるため、ガバナンス強化を図れます。

③契約フローを電子化できる

電子契約システムのワークフロー機能を活用することで、これまで利用していた契約フローをそのまま電子化できます。

書面契約の場合、契約書の印刷や署名・押印、郵送などの業務が発生し、内容の変更や問題点があった場合は始めからやり直すことも珍しくありませんでした。

ワークフロー機能を利用すれば、これまでの業務をすべてシステム上で完結できるため、業務の効率化を図れます。

承認ルートが設定されていれば、担当者に通知されるシステムもあるため、人為的なミスを最小限に抑えることが可能です。

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ワークフローシステムとの違い

電子契約システムに備わっているワークフロー機能と単独のワークフローシステムとでは、機能面と料金面に違いがあります。

単独のワークフローシステムは、複雑な承認ルートを設定できたり他のシステムと連携することができますがコストがかかります。

一方で、電子契約システムのワークフロー機能はワークフローシステムに機能面では劣りますが、コスト面で優れています。

既に自社でワークフローシステムを導入している場合は、電子契約システムと連携して使用することをおすすめします。

ワークフローシステムで承認された契約書を電子契約システムに連携することで、よりスムーズに締結業務が行えます。

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まとめ

この記事では、電子契約システムのワークフロー機能について以下の内容で解説しました。

• ワークフロー機能とは
• ワークフロー機能を利用するメリット
• ワークフローシステムとの違い

電子契約システムに備わっているワークフロー機能は、電子契約の安定運用に役立ちます。

ワークフロー機能を活用することで、承認ルートの明確化や企業ガバナンスの強化につなげることが可能です。

単独のワークフローシステムと異なる点もあるため、必要とする機能を洗い出し、自社に合ったものを選択することが重要です。

『WAN-Sign』は、金融機関や官公庁などが求めるセキュリティレベルにも対応した電子契約・契約管理サービスです。

承認漏れを防止できるワークフローの固定設定を搭載しており、業界最高水準のセキュリティと内部統制機能による安全性の確保を実現します。

ユーザー権限の設定やフォルダ毎のアクセス制限、IPアドレス制限などで不正アクセスを防止し、機密文書や個人情報を厳重に保管することが可能です。

また、さまざまなシステムとの連携も可能となります。

詳しくは、お気軽にお問い合わせください。

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