電子印鑑の作り方とは？初心者でもすぐわかる作成手順と重要ポイント

【この記事でわかること】

• WordやExcel、Windowsのペイント、MacのKeynoteを使用すれば、初心者でも無料で電子印鑑を作成できる。
• 無料ツールや自作の電子印鑑は偽造リスクがあり、法的効力に必要な電子証明書の要件を満たせない。
• 導入前に取引先へ利用可否を確認しないと、法的トラブルや訴訟に発展するリスクがある。
• 法律で電子化が認められず書面での契約が必須となる書類が存在する。
• 安全な運用のために、各種法令を遵守した『WAN-Sign』などの高度なセキュリティを持つサービスが推奨される。

（公開日：2023年6月30日）

電子印鑑を導入し、書類の作成や契約プロセスの効率化を図りたい場合は、複数ある作成方法から適切なものを選ぶ必要があります。

電子印鑑の代表的な作成方法には、WordやExcelなどの身近なオフィスツールや、プロバイダが提供する電子印鑑作成ツールなどが挙げられます。

この記事では、電子印鑑を作る方法から具体的な作成手順まで、初心者の方でも理解できるようにわかりやすく解説します。

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電子印鑑の作り方とは

電子印鑑は、従来の物理的な印鑑をデジタル化したものであり、印影を画像化したものを指すことが一般的です。電子文書や契約における署名や認証を行うためのデジタル技術が含まれたものもあります。

インターネット上から取得できるソフトウェアや、電子印鑑作成ツールなどを利用し、初心者でも簡単に電子印鑑を作成することが可能です。

作成した電子印鑑は、電子文書への署名に使用されますが、真正性や信頼性の確保には電子証明書やタイムスタンプなどの追加的な仕組みが必要となる場合があります。

＞＞紙への押印はもう古い？注目の電子印鑑を解説します

Word・Excelでの電子印鑑の作り方

ここでは、オフィスツールであるWordとExcelで電子印鑑を作成する手順を紹介します。

1. 挿入メニューから「図形」を選び、円形を挿入する。シフトキーを押しながらドラッグして正円を描き、枠線の色を赤に設定して適切な太さに調整する。
2. 円を右クリックし、塗りつぶしなしを選択する。円の外側の枠線が残り、内部が塗りつぶされない状態にする。
3. 円の上に名字をテキストで入力し、文字の色を赤に変更する。縦書きの場合は、レイアウトタブからテキストの方向を選択する。
4. 円を選択した状態で、図形の書式設定でテキストボックスを選択する。余白や折り返しの設定を調整する。
5. 円を右クリックし、図として保存することで電子印鑑が完成。

WordとExcelでの電子印鑑の作成は、特に難しい手順を踏むことがないため、比較的手軽な方法に分類されます。

Windowsでの電子印鑑の作り方（PDF）

Windowsユーザーは、標準アプリである「ペイント」アプリを利用して電子印鑑を作ることができます。以下は、その手順を簡易的に説明したものです。

1. Windowsの検索バーから、「ペイント」を検索し、アプリを起動する。
2. メニューから新規をクリックし、新しいキャンバスを作成する。サイズや解像度を適切に設定する。
3. 「図形」ツールから「楕円（だえん）」を選択し、キャンバス上に正円（Shiftキーを押しながらドラッグ）を描画する。
4. 図形の枠線の色を赤に設定し、線の太さを適切に調整する。
5. テキストツールを使用し、電子印鑑に名字や会社のシンボルなどの情報を追加する。さらにフォントやサイズ、色などを調整する。
6. メニューのファイルから保存を選択し、作成した電子印鑑をPNG形式で保存することで電子印鑑が完成。

電子印鑑は、十分な解像度と適切なサイズの設定が必要になるため、作成の際には注意してください。

Macでの電子印鑑の作り方（PDF）

Macの標準搭載アプリであるKeynoteでも、電子印鑑を作成できます。

1. Keynoteを開き、新しいプレゼンテーションを作成する。フォーマットメニューの「背景」から「塗りつぶしなし」を選択し、あらかじめスライドを透明にしておく。
2. 挿入タブをクリックし、図形を選択する。
3. 図形ツールバーから円を選択し、スライド上に円を描画する。
4. 描画した円を選択し、スタイルタブをクリックする。さらにフィル（塗りつぶし）を選択し、円の中身を透明化する。
5. アウトラインを選択し、円の枠線の色や太さを調整する。
6. テキストツールバーからテキストボックスを選択し、円の上にテキストボックスを作成する。
7. テキストボックスに名字や会社名などを入力する。さらにテキストを選択し、スタイルタブを選択してフォントや文字のスタイルを調整する。
8. 必要に応じて円のサイズ・位置と、テキストの位置を調整する。
9. 「ファイル」メニューの「書き出し」から「イメージ」を選択する。フォーマットで「PNG」を選び、「背景を透明にする」にチェックを入れて保存することで、電子印鑑が完成。

電子印鑑には重要な情報が含まれるため、作成に使用したプレゼンテーションファイルにパスワードを設定するなど、元データを適切に管理することが不可欠です。

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電子印鑑作成ツールでの作り方

無料ツールよりも多機能でセキュリティにも配慮されているのが、電子契約・契約管理サービスを提供するプロバイダによる電子印鑑作成ツールです。

以下は、一般的な電子印鑑作成ツールを使った手順となります。

1. 電子印鑑作成ツールを選定する。
2. 公式Webサイトからツールをダウンロードする。
3. インストール後、電子印鑑作成ツールを起動する。
4. 電子印鑑のデザインテンプレートから適切なものを選択する。
5. 電子印鑑に表示する名字や会社名などの情報を入力する。さらにフォントやサイズ、スタイルの設定も行う。
6. カスタムの印影を使用する場合、画像ファイルを選択してアップロードする。
7. 作成した電子印鑑のプレビューを表示し、レイアウトやデザインが正しいか確認する。
8. 必要な修正や微調整を行い、保存またはエクスポートで電子印鑑の作成が完了。

電子印鑑作成ツールは、種類によってデザインテンプレートや搭載機能が異なります。そのため、使用目的に沿って適切なものを選択することが重要です。

＞＞電子印鑑の作り方とは？スキャンや無料ツールで作る方法を紹介

電子印鑑を作る際の注意点

電子印鑑の導入には、セキュリティや法的要件に関する注意点があります。トラブルを防ぐために押さえるべきポイントは以下の3点です。

• 悪用を防ぐセキュリティ対策
• 取引先への確認と書類の使い分け
• 電子化できない書類の把握

まずは、安全な運用の土台となる悪用対策から解説します。

悪用対策が必要不可欠

セキュリティ対策が不十分な無料ツールで電子印鑑を作成した場合、同じツールで印鑑が偽造される可能性があります。

電子印鑑の偽造による悪用対策には、高度なセキュリティを標準装備した電子印鑑ツールの利用が有効です。

さらに、法的根拠に関するリスクを回避するためには、“電子署名法第2条”で定められている識別情報とタイムスタンプ、電子証明書の付与が必要です。

基本的に、無料で作成した電子印鑑では、電子証明書の要件を満たせないと認識しておきましょう。

書類に合わせて電子印鑑を使い分ける

電子印鑑は、国や地域、あるいは文書ごとに異なる法的要件に沿って使い分ける必要があります。

例えば、一部の法的契約では特定の認証基準を満たす公的な電子印鑑が必要です。

書類の種類によっては、使用可能なファイル形式が限定されるため、電子印鑑のファイル形式を統一しなければならないケースもあります。

そのため、業界や使用目的に応じて、一般的な慣行に合わせた電子印鑑を選択することが重要です。

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取引先への事前確認が必要

電子印鑑を導入する前に、取引先とのやりとりに利用できるかどうかを確認しなければなりません。

また、取引先が電子印鑑の法的な要件を遵守しているか確認することも、法的なリスクを回避するために必要です。

事前確認を無視して電子印鑑を導入した場合、電子印鑑を利用できない可能性があり、法的なトラブルや訴訟の原因となるため注意してください。

電子化できない契約書類がある

一部の契約書類には、物理的な署名や特定の手続きを求める法的要件が定められているケースがあります。

契約書類を電子化する前に、該当する法的要件や規制を確認し、電子化および電子印鑑の導入が適切かどうかを判断しましょう。

＞＞電子印鑑のセキュリティリスクは？有効な対策を紹介

電子印鑑に関するよくある質問

最後に、電子印鑑に関して、よくある疑問を以下にまとめます。

Q. 電子印鑑の貼り付け方は？

電子印鑑の貼り付け方は、使用するアプリケーションによって異なります。

基本的な流れは、WordやExcelなどのツールで印影画像を「挿入」→「画像」から選択して貼り付けます。

Wordの場合はテキストの折り返しを「前面」にし、PDFの場合は「スタンプ機能」を使うのが一般的です。

白い紙に印鑑を押し、それをスキャナーやスマホで取り込んで画像データにしてください。

続いて画像データをトリミングし、背景を透過させます。PNGやJPEGなどの画像ファイルとして保存しておきましょう。

最後に、Word、Excel、PDFなどの文書にその画像データを貼り付けて使用します。ただし、スキャンした電子印鑑は認印（社内確認用など）と同等の扱いとなるため、重要な契約業務への使用は避けましょう。

Q. 実印を電子印鑑にする方法は？

実印を電子印鑑にするには、まず専用の電子印鑑作成ツールや電子契約サービスで印影データを新規に作成し、識別情報・タイムスタンプ・電子証明書を付与します。

法的効力のある印鑑として利用するためには、電子署名法や各種法的要件を満たす必要があります。また、偽造のリスクもあるため実印のスキャンは控えましょう。

まとめ

この記事では、電子印鑑の作り方について以下の内容で解説しました。

• Word・Excelでの電子印鑑の作り方
• 電子印鑑作成ツールでの電子印鑑の作り方
• 電子印鑑を作る際の注意点

電子印鑑は、WordやExcel、無料のオンラインツールなどで手軽に作成できますが、重要な情報を取り扱う際にセキュリティの弱さが懸念されます。

そのため、高度なセキュリティを標準装備し、電子契約を包括的にサポートしている実績のあるサービスを選ぶことをおすすめします。

『WAN-Sign』は、ＮＸワンビシアーカイブズの長年にわたる情報資産管理の経験とノウハウをもとに誕生した電子契約・契約管理サービスです。

各種法令を遵守し、さまざまな契約書や文書に対応した電子印鑑を活用したい方は、ぜひこの機会にご相談ください。

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