電子印鑑の作り方とは？スキャンや無料ツールで作る方法を紹介
目次[非表示]
- 1.電子印鑑の作成方法
- 2.電子印鑑のメリット
- 2.1.①コスト削減
- 2.2.②作業効率の向上
- 2.3.③印鑑や書類の紛失・盗難防止
- 3.電子印鑑のデメリット
- 3.1.①導入コスト
- 3.2.②セキュリティの問題
- 3.3.③取引先の同意が必要
- 4.まとめ
テレワークの普及やペーパーレス化の促進により、電子印鑑が企業で取り入れられています。
電子印鑑はオンライン上で押印できるため、決裁業務の効率化に役立ちます。
しかし、電子印鑑にはさまざまなメリットがある一方で、デメリットがあることも事実です。
担当者のなかには、「電子印鑑の導入を検討している」「電子印鑑の作成方法が知りたい」と考えている方もいるのではないでしょうか。
この記事では、電子印鑑の作成方法とメリット・デメリットについて詳しく解説します。
＞＞電子帳簿保存法における電子印鑑とは？使用する際の注意点を紹介
電子印鑑の作成方法
電子印鑑の作成方法は主に3つあります。
無料で簡単に作成できるものから、有料ツールを利用した本格的なものまで幅広い選択肢があるため、ニーズに合わせて選択可能です。
ここでは、電子印鑑の作成方法を紹介します。
①印影をスキャン
普段使用している印鑑を紙に押印し、スキャナで読み取って画像化することで電子印鑑を作成できます。
画像化したデータをそのまま電子文書に貼りつけることで、普段使用している印影が再現可能です。
誰でも簡単に作成でき、手間やコストがかかりません。
②無料ツール
文書作成ソフトウェアや表計算ソフトウェアで図形ツールを使い、丸や四角のなかに苗字を入れることで印影が作れます。
作成した印影を画像として保存しておくことで、必要に応じて電子データに貼りつけることが可能です。
文書作成ソフトウェアや表計算ソフトウェア以外にも、印影に特化したフリーソフトやサイトがあり、透過処理や日付の挿入などができる場合もあります。
③有料ツール
有料ツールのなかには、電子印鑑にシリアルナンバーや使用者の識別情報を組み込めるものがあります。
印影だけではなく、使用者が本人であると証明できる情報が添付されているため、書類の有効性を担保できます。
また、法的効力を担保する電子証明書が付与できるものもあり、ニーズに合わせて選択可能です。
電子印鑑のメリット
電子印鑑を導入することで、企業と従業員にとってメリットをもたらします。
メリットを正しく理解しておくことで、自社の方針や業種に合うか判断できるはずです。
ここでは、電子印鑑のメリットを3つ紹介します。
①コスト削減
電子印鑑は押印するための紙やインク、書類をやりとりする際の郵送料などがかからないため、コストを削減できます。
また、電子契約は印紙税が課せられないため、収入印紙が必要ありません。
無料ツールを使えば個人で簡単に電子印鑑が作成できるため、導入コストを抑えられます。
②作業効率の向上
通常の印鑑を使用する際は、書類の印刷や朱肉の準備、押印する手間などがかかります。
しかし、電子印鑑であれば、文書に画像を貼りつけるだけで作業が完了するため、作業効率を向上させることが可能です。
テレワーク中の従業員は自宅から押印作業ができるため、職場まで足を運ぶ必要がありません。
③印鑑や書類の紛失・盗難防止
通常の印鑑は物理的に存在するものであるため、紛失や盗難、破損などのリスクがあります。
しかし、電子印鑑はデータ上で管理されるため、リスクを軽減すると同時にセキュリティ体制の強化につなげられます。
電子印鑑のデメリット
コスト削減や作業効率の向上など、さまざまなメリットがある電子印鑑ですが、デメリットもあります。
適切に電子印鑑を導入するためには、事前にデメリットを把握しておくことが大切です。
ここでは、電子印鑑のデメリットを3つ紹介します。
①導入コスト
有料ツールで作成した印鑑やセキュリティ対策が講じられている印鑑は導入にコストがかかります。
電子印鑑を導入することで削減できるコストもあるため、導入するコストと削減できるコストを比較し、慎重に見極める必要があります。
②セキュリティの問題
スキャンや無料ツールで作成した電子印鑑は、複製や捏造されるリスクがあるため、セキュリティ面が懸念されます。
使用者が本人であると証明できなければ、書類の有効性や法的効力を保つことはできません。
不正利用や改ざんを防ぐためには、印影に個人を識別できる情報が組み込めるものを選ぶことが大切です。
③取引先の同意が必要
少しずつ普及している電子印鑑ですが、まだ一般的なものではありません。取引先によっては、電子印鑑や電子文書に対応していない場合があります。
取引先が対応していない場合は、通常の紙と物理的な印鑑を使用しなければならないため、導入する意味がなくなってしまいます。
電子印鑑を導入する際は、事前に取引先の同意を得ることが大切です。
まとめ
この記事では、電子印鑑について以下の内容で解説しました。
- 電子印鑑の作成方法
- 電子印鑑のメリット
- 電子印鑑のデメリット
電子印鑑は、無料ツールや有料ツール、スキャンなど、幅広い方法で作成できます。
電子印鑑を導入することで、作業効率の向上や盗難・紛失リスクの軽減など、さまざまなメリットが期待できます。
しかし、セキュリティの問題や取引先との合意が必要な点など、デメリットがあることも事実です。
電子印鑑が自社に合ったものか見極めるためにはメリットとデメリットを把握したうえで、検討する必要があります。
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