電子印鑑の作り方とは？スキャンや無料ツールで作る方法を紹介
【この記事でわかること】
- 電子印鑑は無料・有料ツールや紙印影のスキャンなど、多様な方法で作成できる。
- 紙代や郵送料などのコストを削減できるほか、テレワーク中の出社負担を軽減できる。
- データ上で一元管理することにより、物理的な印鑑や書類で発生する紛失や盗難、破損のリスクを防止できる。
- 電子印鑑は簡易ツールを使用すると偽造リスクがある。
- 電子印鑑のコンプライアンスとセキュリティリスクを排除して安全に運用するには、『WAN-Sign』の導入が推奨される。
（公開日：2023年5月24日）
目次[非表示]
- 1.電子印鑑の作成方法
- 2.電子印鑑のメリット
- 2.1.①コスト削減
- 2.2.②作業効率の向上
- 2.3.③印鑑や書類の紛失・盗難防止
- 3.電子印鑑のデメリット
- 3.1.①導入コスト
- 3.2.②セキュリティの問題
- 3.3.③取引先の同意が必要
- 4.電子印鑑の作り方に関するよくある質問
- 5.まとめ
テレワークの普及やペーパーレス化の促進により、電子印鑑が企業で取り入れられています。
電子印鑑はオンライン上で押印できるため、決裁業務の効率化に役立ちます。
しかし、電子印鑑にはさまざまなメリットがある一方で、デメリットがあることも事実です。
担当者のなかには、「電子印鑑の導入を検討している」「電子印鑑の作成方法が知りたい」と考えている方もいるのではないでしょうか。
この記事では、電子印鑑の作成方法とメリット・デメリットについて詳しく解説します。
＞＞電子帳簿保存法における電子印鑑とは？使用する際の注意点を紹介
電子印鑑の作成方法
電子印鑑の作成方法は、無料で簡単に作成できるものから有料ツールを利用した本格的なものまであり、ニーズに合わせて選択できます。主な方法は以下の通りです。
- 印影をスキャンして画像化する方法
- 無料ツールで作成する方法
- 有料ツールを利用する方法
まずは印影をスキャンする方法から紹介します。
①印影をスキャン
普段使用している印鑑を紙に押印し、スキャナで読み取って画像化することで電子印鑑を作成できます。
画像化したデータをそのまま電子文書に貼り付けることで、普段使用している印影が再現可能です。
誰でも簡単に作成でき、手間やコストがかかりません。
②無料ツール
文書作成ソフトウェアや表計算ソフトウェアで図形ツールを使い、丸や四角のなかに苗字を入れることで印影が作れます。
作成した印影を画像として保存しておくことで、必要に応じて電子データに貼り付けることが可能です。
文書作成ソフトウェアや表計算ソフトウェア以外にも、印影に特化したフリーソフトやサイトがあり、透過処理や日付の挿入などができる場合もあります。
③有料ツール
有料ツールのなかには、電子印鑑にシリアルナンバーや使用者の識別情報を組み込めるものがあります。
印影だけではなく、使用者が本人であると証明できる情報が添付されているため、書類の有効性を担保できます。
また、法的効力を担保する電子証明書が付与できるものもあり、ニーズに合わせて選択可能です。
電子印鑑のメリット
電子印鑑の導入は、社内業務の効率化やコスト削減など企業と従業員にとってメリットをもたらします。ここでは、電子印鑑のメリットを以下のポイントに沿って解説します。
- 紙代や印紙代のコスト削減
- 書類への押印作業の手間を軽減
- データ管理による紛失・盗難リスクの軽減
①コスト削減
電子印鑑は押印するための紙やインク、書類をやりとりする際の郵送料などがかからないため、コストを削減できます。
また、電子契約は印紙税が課せられないため、収入印紙が必要ありません。
無料ツールを使えば個人で簡単に電子印鑑が作成できるため、導入コストを抑えられます。
②作業効率の向上
通常の印鑑を使用する際は、書類の印刷や朱肉の準備、押印する手間などがかかります。
しかし、電子印鑑であれば、文書に画像を貼り付けるだけで作業が完了するため、作業効率を向上させることが可能です。
テレワーク中の従業員も自宅から押印作業ができるため、出社せずに作業を終えられます。
③印鑑や書類の紛失・盗難防止
通常の印鑑は紛失や盗難、破損などのリスクがあります。
しかし、電子印鑑はデータ上で管理されるため、それらのリスクを軽減すると同時にセキュリティ体制の強化につなげられます。
＞＞電子契約に印鑑は不要？電子印鑑の種類と電子印影を用いるリスク
電子印鑑のデメリット
電子印鑑には業務効率化やコスト削減などのメリットがある一方で、運用方法によっては注意すべき点もあります。導入後のトラブルを防ぐためにも、あらかじめデメリットを理解しておくことが大切です。ここでは、電子印鑑の主なデメリットを以下のポイントに沿って解説します。
- 有料ツールやセキュリティ対策に伴う導入コストの発生
- 簡易ツール利用時の偽造・改ざんリスク
- 取引先との運用方法の事前調整
①導入コスト
有料ツールで作成した印鑑やセキュリティ対策が講じられている印鑑は導入にコストがかかります。
電子印鑑を導入することで削減できるコストもあるため、導入するコストと削減できるコストを比較し、慎重に見極める必要があります。
②セキュリティの問題
スキャンや無料ツールで作成した電子印鑑は、複製や捏造されるリスクがあるため、セキュリティ面が懸念されます。
また、使用者が本人であると証明できなければ、書類の有効性や法的効力を保つことはできません。
不正利用や改ざんを防ぐためには、印影に個人を識別できる情報が組み込めるものを選ぶことが大切です。
③取引先の同意が必要
少しずつ普及している電子印鑑ですが、まだ一般的なものではありません。取引先によっては、電子印鑑や電子文書に対応していない場合があります。
取引先が対応していない場合は、通常の紙と物理的な印鑑を使用しなければならないため、導入する意味がなくなってしまいます。
電子印鑑を導入する際は、事前に取引先の同意を得ることが大切です。
電子印鑑の作り方に関するよくある質問
最後に、電子印鑑の作り方についてよくある質問をまとめました。
スマホから電子印鑑を作成するには？
スマホから電子印鑑を作成するには、以下の手順を踏むと良いでしょう。
- スマホのカメラで印影を撮影
- 印影画像をトリミング
- 印影を透過し、電子印鑑を作成
なお、印影の透過はWeb上の無料ツールで対応できます。
無料の電子印鑑作成ツールで実印は作れる？
無料の電子印鑑作成ツールで実印は作ることができません。ツールで作成できるのは「電子印鑑」であり、実印として使用できないからです。
無料の電子印鑑は、単に画像データであり、証拠力に乏しく、改ざん検知が難しいため、社内文書等の認印での使用範囲に留めるべきです。
電子印鑑を自作したら効力はある？
使用者が本人であると証明できなければ、書類の有効性や法的効力を保つことはできません。
スキャンや無料ツールで作成した電子印鑑は複製や捏造されるリスクがあるためです。
効力を担保するには、電子証明書付きの有料ツールなど、本人確認情報が組み込まれた電子印鑑を利用する必要があります。
まとめ
この記事では、電子印鑑の作成方法や導入するメリット・デメリットについて解説しました。
電子印鑑は業務効率化やリスク軽減など多くのメリットがある一方で、セキュリティ面の注意点や取引先との調整といった課題も存在します。自社に適切な運用方法を見極めるためにも、ポイントを正しく把握したうえで検討を進めましょう。
なお、法的効力やセキュリティ面を確保し、安全に電子印鑑を活用したい場合は、高度な管理体制を備えた電子契約サービスの導入が望ましいです。
ＮＸワンビシアーカイブズが提供する『WAN-Sign』は、
官公庁や金融機関、医療機関などの高いセキュリティ水準を求められる業界での導入実績とノウハウを基に開発した電子契約・契約管理サービスです。
電子証明書による厳格な実印版とメール認証による認印版の2種類の署名方式を標準搭載しており、契約書や受発注書などさまざまな押印レベルの書類に対して使い分けられます。
また、初期費用などはかからず、契約の締結数と管理するデータの件数に応じて費用が発生する料金体系のため、適切なコストで導入・運用できます。
詳しくは、お気軽にお問い合わせください。
