契約書に電子署名を使用する3つの方法！自社に最適な手段を見つけよう

（更新日：2024年3月7日）​​​​​​​

電子契約書に電子署名を使用する際、ソフトウェアやオフィスツール、電子契約サービスなどのさまざまな選択肢があります。 

ビジネスにおける重要な契約書の場合、法的効力を持った電子署名が求められるため、最適な手段を選ぶことが大事です。 

この記事では、契約書に電子署名を使用する方法や、契約締結をする際の注意点などを解説します。

契約書に使用する電子署名とは

電子署名とは、電子契約書に使用するデジタル形式の署名のことです。

電子文書に使用することで、文書の真正性や完全性を担保し、署名者の身元を証明できます。

電子署名は公開鍵暗号技術を基にしており、署名者の秘密鍵によって生成され、公開鍵によって検証されます。

電子証明書を発行した電子署名なら、電子契約書に従来の紙ベースの署名と同様の法的効力を持たせることが可能です。

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契約書に電子署名をする3種類の方法

契約書に電子署名を使用する方法は、主に3種類あります。

それぞれの方法を詳しく紹介します。

①PDF編集ソフトで署名する

PDF編集ソフトには、電子署名を使用できる機能が搭載されていることがあります。

PDF編集ソフトで電子署名を使用する場合、事前にデジタルIDと呼ばれる電子証明書を認証機関から取得する必要があります。

デジタルIDを取得した後は、ソフトウェアでPDFファイルに電子署名を追加し、その後、認証書に書き出しと読み込みを行うことで電子契約書への電子署名が完了します。

②Excel・Wordで署名する

オフィスツールとして馴染みのあるソフトウェアのExcelやWordでも、電子契約書に簡単に電子署名を使用できます。

Excelファイルに使用する場合、Microsoft Officeの署名機能で電子署名を使用できます。WordやPowerPointでは、デジタル署名機能でドキュメントに手軽に電子署名を使用することが可能です。

ExcelやWordは、個人の電子証明書を使う場合は無料で電子署名を使用できるメリットがある一方、署名の信頼性については認証局による証明はできないなど、セキュリティ対策が万全ではないことが懸念されます。

そのため、機密性の高い情報を取り扱う企業では、高度なセキュリティ体制が整っている電子契約サービスの利用が推奨されます。​​​​​​​

③電子契約サービスで署名する

電子契約サービスとは、電子文書での契約書作成から締結までのプロセスをインターネット上で完結するサービスです。

さまざまなファイル形式の電子文書に電子署名を簡単に使用することができ、電子証明書の発行の手間も省けます。

電子契約書の作成テンプレートや各種マニュアルが用意されており、ベンダーによる導入サポートもあるため、安心して電子契約を導入することが可能です。

電子契約サービスは、電子署名法に準拠し、電子署名とタイムスタンプを組み合わせた真正性・完全性を担保した電子契約を交わしたい場合に利用が推奨されます。

＞電子契約の導入にかかる費用やシステム選びのポイントを紹介

契約書に使用する電子署名とそれ以外の方法の違い

電子契約書では、従来の書面契約における物理的な押印・記名に代わって電子署名やそれ以外の方法を使用します。

ここでは、電子署名とそれ以外の方法の違いについて解説します。

①電子署名の特徴

電子署名（当事者型・立会人型）は、第三者機関の認定局が電子証明書を発行して、電子文書の真正性・本人性・非改ざん性などを証明します。

具体的には、公開鍵暗号と公開鍵基盤（PKI）、ハッシュ関数という独自の技術を用いて、本人性・非改ざん性を担保します。

電子署名は『民事訴訟法228条』で定められている文書の真正性を満たすことができるため、電子文書に法的効力を与えることが可能です。

（文書の成立） 
第二百二十八条　文書は、その成立が真正であることを証明しなければならない。
２　文書は、その方式及び趣旨により公務員が職務上作成したものと認めるべきときは、真正に成立した公文書と推定する。
３　公文書の成立の真否について疑いがあるときは、裁判所は、職権で、当該官庁又は公署に照会をすることができる。
４　私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。
５　第二項及び第三項の規定は、外国の官庁又は公署の作成に係るものと認めるべき文書について準用する。

引用元：​​​​​​​民事訴訟法228条

②電子署名以外の方法の特徴

電子署名（当事者型・立会人型）以外の方法には、PDFで作成した手書き署名や電子印鑑、メール認証などを用いて本人確認を行います。電子署名も含め、広い意味で電子サインとよばれることもあります。

これらの方法は、電子署名よりも幅広いシーンで活用されていますが、真正性・本人性・非改ざん性において懸念点があります。

例えば、文書が特定の個人や組織によって署名されたことを証明したい場合、技術的な手段で真正性を示すことが難しいです。

また、電子証明書を発行しない本人確認の場合、民事訴訟における証拠力が低くなる可能性があります。

したがって、厳格で機密性の高い契約には、真正性・本人性・非改ざん性が担保された電子署名の使用が望ましいです。

＞電子印鑑とは？電子署名・電子サインとの違いやメリットを徹底比較

電子署名に対応した電子契約サービスのメリット

電子署名を使用する方法として、一般的なものが電子契約サービスです。ここからは、電子契約サービスを利用するメリットを詳しく紹介します。

①契約締結プロセスを効率化できる

電子契約サービスなら、契約書の作成から署名プロセスの管理、契約締結、電子契約書の送付・保存まですべてオンライン上で完結できます。

ExcelやWordなどで署名者情報を入力する方法と比べて、大幅に手間を省けるのが電子契約サービスのメリットです。

複数の署名者宛に署名依頼を一括で送信できる機能や、契約書作成のテンプレート機能なども搭載されているサービスもあります。

②契約業務にかかるコストを大幅に削減できる

電子契約サービスは、紙ベースの契約書が不要になるため、印刷や郵送にかかる様々なコストを削減できます。

▼電子契約サービスで削減できるコスト

• 印紙税
• 用紙代
• インク代
• プリンターのメンテナンス代
• 郵送料

上記のコストに加えて、書面契約書の検索・保存・監査にかかる人的コストもかからないのが電子契約サービスのメリットです。

③リードタイムを最短即日にできる

書面契約の場合、契約書の作成から郵送、そのあとの契約締結まで2〜3週間かかるケースがあります。

電子契約サービスを利用すれば、作成した電子契約書に即時アクセスして契約を交わせるため、リードタイムを最短即日に短縮できます。

書面契約とは異なり、署名のための物理的な移動や待機時間が不要になるのも、電子契約のメリットです。

④コンプライアンスを強化できる

電子契約サービスの導入は、契約締結業務におけるコンプライアンス強化につながります。

電子データで作成した契約書は、サーバーで管理しながら厳格なアクセス制限をかけられます。

特定の人物のみに必要な権限を与え、誰がどの文書にアクセスしたか可視化することが可能です。

また、紙ベースの契約書にあった紛失や劣化、文書改ざんのリスクを回避してセキュリティを大幅に強化します。

⑤書面契約書と電子契約書の一元管理が可能

電子契約サービスによっては、紙で作成した契約書をスキャンして取り込み、電子契約書と一元管理することが可能です。

システム上に保存したすべての書面契約書と電子契約書にアクセスできるようになり、必要な情報の検索も効率化できます。

一元管理機能は、書面契約書と電子契約書の情報に一貫性を持たせるため、情報の不整合や矛盾の防止にもつながります。

＞電子契約のセキュリティリスクと有効な対策を紹介

電子署名で契約締結をする際の注意点

電子署名で契約締結をする際、利用するソフトウェアやサービスによってさまざまな注意点があるため、詳しく紹介します。

契約書の文面の変更や加筆が必要

紙の契約書を電子化するにあたって、文言を電子文書に最適な言葉に変更する必要があります。

例えば、書面の場合は最後に「本書2通を作成し、甲乙記名押印のうえ各1通を保有する」といった内容の記載が一般的です。電子文書の場合は、「記名押印に代えて電子署名を行う当事者は、当該電子署名がなされた本契約の電磁的記録を保有する」といった内容も追加する必要があります。

書面契約書の内容の確認と変更については、電子署名や電子契約を導入する前に検討しておくことが大事です。

無料のテンプレートをそのまま利用しない

インターネット上で誰でも無料で取得できる電子署名に対応したソフトウェアやツールでは、契約書のテンプレートが用意されていることがあります。

契約書のテンプレートは作成の工数を楽にするものですが、そのまま利用することを避けるのが望ましいです。なぜなら、契約書は相手先との関係によって細かく編集する必要があるからです。

テンプレートをそのまま利用することで、相手先に不適切な表現にあたる可能性があるため、必ず確認と編集を行いましょう。

当事者型・立会人型で署名方法が異なる

電子署名を利用する際、当事者型署名と立会人型署名という2種類の方法があります。

当事者型署名は、契約を行う本人の電子証明書で電子署名を使用する方法です。契約当事者が、第三者機関の認証局から電子証明書と署名鍵を取得して本人確認を行うため、本人真正と署名者権限の特定が行えます。

立会人型署名は、受信されたご本人のメールから認証し署名する方法です。メールアドレスが署名者情報として文書内へ署名されます。契約を行う当事者ではなく、第三者のサービス事業者の電子証明書で電子署名の使用をするため、署名鍵も事業者が持つことになります。当事者型よりも相手先に負担がかかりにくく、迅速に契約締結できるのがメリットです。

当事者型署名と立会人型署名は、契約締結のレベルによって使い分けられることがあります。そのため、両方の署名方法に対応した電子契約サービスを利用することで、契約業務がよりスムーズになります。

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ＮＸワンビシアーカイブズが運営する『WAN-Sign』は、書面契約書と電子契約書の一元管理機能や内部統制機能を標準搭載した電子契約・契約管理サービスです。

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まとめ

この記事では、契約書に使用する電子署名について以下の内容で詳しく解説しました。

• 契約書に電子署名をする3種類の方法
• 契約書に使用する電子署名とそれ以外の方法の違い
• 電子署名に対応した電子契約サービスのメリット

契約書に使用する電子署名は、第三者機関である認証局が発行した電子証明書により、真正性・本人性・非改ざん性を担保する役割があります。

電子署名を利用できる電子契約サービスを導入すれば、契約締結業務をすべてオンライン上で完結できるため、業務効率化やコスト削減が実現します。

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