契約書に電子署名を付与する3つの方法!自社に最適な手段を見つけよう


目次[非表示]

  1. 1.契約書に付与する電子署名とは
  2. 2.契約書に電子署名をする3種類の方法
    1. 2.1.①PDF編集ソフトで署名する
    2. 2.2.②Excel・Wordで署名する
    3. 2.3.③電子契約サービスで署名する
  3. 3.電子署名で契約締結をする際の注意点
    1. 3.1.契約書の文面の変更や加筆が必要
    2. 3.2.無料のテンプレートをそのまま利用しない
    3. 3.3.当事者型・立会人型で署名方法が異なる
  4. 4.まとめ


電子契約書に対して電子署名を付与する際、ソフトウェアやオフィスツール、電子契約サービスなどのさまざまな選択肢があります。

ビジネスにおける重要な契約書の場合、法的効力を持った電子署名が求められるため、最適な手段を選ぶことが大事です。

この記事では、契約書に電子署名を付与する方法や、契約締結をする際の注意点などを解説します。


契約書に付与する電子署名とは

電子署名とは、電子契約書に付与するデジタル形式の署名のことです。

電子文書に付与することで、文書の真正性や完全性を担保し、署名者の身元を証明できます。

電子署名は公開鍵暗号技術を基にしており、署名者の秘密鍵によって生成され、公開鍵によって検証されます。

電子証明書を発行した電子署名なら、電子契約書に従来の紙ベースの署名と同様の法的効力を持たせることが可能です。


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契約書に電子署名をする3種類の方法

契約書に対して電子署名を付与する方法は、主に3種類あります。

それぞれの方法を詳しく紹介します。

①PDF編集ソフトで署名する

PDF編集ソフトには、電子署名を付与できる機能が搭載されていることがあります。

PDF編集ソフトで電子署名を付与する場合、事前にデジタルIDと呼ばれる電子証明書を認証機関から取得する必要があります。

デジタルIDを取得した後は、ソフトウェアでPDFファイルに電子署名を追加し、その後、認証書に書き出しと読み込みを行うことで電子契約書への電子署名が完了します。

②Excel・Wordで署名する

オフィスツールとして馴染みのあるソフトウェアのExcelやWordでも、電子契約書に簡単に電子署名を付与できます。

Excelファイルに付与する場合、Microsoft Officeの署名機能で電子署名を付与できます。WordやPowerPointでは、デジタル署名機能でドキュメントに手軽に電子署名を付与することが可能です。

ExcelやWordは、個人の電子証明書を使う場合は無料で電子署名を付与できるメリットがある一方、署名の信頼性については認証局による証明は出来ないなど、セキュリティ対策が万全ではないことが懸念されます。

そのため、機密性の高い情報を取り扱う企業では、高度なセキュリティ体制が整っている電子契約サービスの利用が推奨されます。​​​​​​​

③電子契約サービスで署名する

電子契約サービスとは、電子文書での契約書作成から締結までのプロセスをインターネット上で完結するサービスです。

さまざまなファイル形式の電子文書に対して、電子署名を簡単に付与することができ、電子証明書の発行の手間も省けます。

電子契約書の作成テンプレートや各種マニュアルが用意されており、ベンダーによる導入サポートもあるため、安心して電子契約を導入することが可能です。

電子契約サービスは、電子署名法に準拠し、電子署名とタイムスタンプを組み合わせた真正性・完全性を担保した電子契約を交わしたい場合に利用が推奨されます。


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電子署名で契約締結をする際の注意点

電子署名で契約締結をする際、利用するソフトウェアやサービスによってさまざまな注意点があるため、詳しく紹介します。

契約書の文面の変更や加筆が必要

紙の契約書を電子化するにあたって、文言を電子文書に最適な言葉に変更する必要があります。

例えば、書面の場合は最後に「本書2通を作成し、甲乙記名押印のうえ各1通を保有する」といった内容の記載が一般的ですが、電子文書の場合は、「記名押印に代えて電子署名を行う当事者は、当該電子署名がなされた本契約の電磁的記録を保有する」といった内容も追加する必要があります。

書面契約書の内容の確認と変更については、電子署名や電子契約を導入する前に検討しておくことが大事です。

無料のテンプレートをそのまま利用しない

インターネット上で誰でも無料で取得できる電子署名に対応したソフトウェアやツールでは、契約書のテンプレートが用意されていることがあります。

契約書のテンプレートは作成の工数を楽にするものですが、そのまま利用することは避けてください。なぜなら、契約書は相手先との関係によって細かく編集する必要があるからです。

テンプレートをそのまま利用することで、相手先に不適切な表現にあたる可能性があるため、必ず確認と編集を行いましょう。

当事者型・立会人型で署名方法が異なる

電子署名を利用する際、当事者型署名と立会人型署名という2種類の方法があります。

当事者型署名は、契約を行う本人の電子証明書で電子署名を付与する方法です。契約当事者が、第三者機関の認証局から電子証明書と署名鍵を取得して本人確認を行うため、本人真正と署名者権限の特定が行えます。

立会人型署名は、受信されたご本人のメールから認証し署名する方法です。メールアドレスが署名者情報として文書内へ署名されます。契約を行う当事者ではなく、第三者のサービス事業者の電子証明書で電子署名の付与をするため、署名鍵も事業者が持つことになります。当事者型よりも相手先に負担がかかりにくく、迅速に契約締結できるのがメリットです。

当事者型署名と立会人型署名は、契約締結のレベルによって使い分けられることがあります。そのため、両方の署名方法に対応した電子契約サービスを利用することで、契約業務がよりスムーズになります。

まとめ

この記事では、契約書に付与する電子署名について以下の内容で解説しました。

  • 電子署名の基本概要
  • 契約書に電子署名をする3種類の方法
  • 電子署名で契約締結をする際の注意点

電子署名は、電子文書に対してデジタル形式で付与する署名であり、さまざまな方法で付与することができます。

電子署名に法的効力を持たせたい場合には、認証局から電子証明書を発行してもらう必要があります。

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書面契約書の電子化でお悩みの際は、まずはお気軽にご相談ください。


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