電子契約とは？仕組みや流れ、有効性、メリットをわかりやすく解説

近年、ビジネスシーンで電子契約に対応する企業が多くなっています。取引先から電子契約を提案されるケースもあるでしょう。電子契約とはどんな仕組みで、これまでの紙の契約書とはどのような違いがあるのでしょうか。

この記事では、電子契約の基礎知識をわかりやすく解説します。仕組みや契約締結の流れ、法的な有効性、導入メリットまでお伝えします。導入を検討しているご担当者様は、ぜひ参考にしてみてください。

そもそも電子契約とは？わかりやすく解説

初めに、電子契約に関する基礎知識を解説します。仕組みや関連用語の意味を改めて確認してみましょう。

電子契約の定義

電子契約とは、電子文書によって契約を締結する方法です。契約手続きはインターネット上で完結し、専用の電子契約サービスが用いられます。電子契約では、電子署名を行うなど一定の要件を満たすと紙の契約書と同等の法的効力が認められます。

電子契約と書面契約の違い

電子契約は書面契約とは異なり、紙の書類を使用しない点が大きな特徴です。そのため、ハンコを使った押印や手書きのサインなどは行いません。当事者間の書類のやり取りは、全てオンラインで実施されます。

電子契約の仕組み

・電子署名とは？

電子署名とは、電子契約に法的効力を持たせるためのデジタル技術です。電子文書が本人によって作成されたことや、文書の内容に変更がないことなどを証明します。「公開鍵暗号方式」という暗号技術により、なりすましや改ざんを防止します。

・電子証明書とは？

電子証明書は、文書の本人性を証明するためのデジタル技術です。書面契約における押印やサインのように、実在の人物が作成した正式な文書である事実を証明します。電子証明書は第三者機関である認証局によって発行されます。

・タイムスタンプとは？

タイムスタンプは、刻印された時刻以降に内容に変更がない事実を証明するデジタル技術です。第三者機関である時刻認証局（TSA）によって実行されます。文書とタイムスタンプに記された「ハッシュ値」と呼ばれる文字列の一致により、改ざんの有無を確認できます。

電子契約の種類

電子契約には、「当事者型」と「立会人型」という種類があります。当事者型とは、契約する両者がそれぞれ電子署名を行う方法です。それに対して、立会人型とは契約する両者の本人確認の認証を第三者（サービス提供会社など）が実施し、電子署名を行う方法を指します。どちらも法的効力がある締結方法です。ただし、当事者型では電子証明書が本人名義になり、立会人型では電子証明書が利用するサービス提供会社の名義になります。

電子契約の流れをわかりやすく解説

続いて、電子契約を導入するステップをお伝えします。電子契約システムの導入から、契約締結後の電子データの保管まで、電子化の一連の流れをご紹介します。

Step1.電子契約を導入する準備を行う

初めに、自社の現状の業務フローを確認し、電子契約を導入する目的や課題を明確化します。また、社内や取引先へ電子契約の導入を周知し、業務フローが変更になることを説明しましょう。契約業務に関わる現場や相手方から理解を得る必要があります。

Step2.電子契約サービスを選んで導入する

現状の契約業務の課題や目的に応じて複数社の電子契約サービスを比較検討します。各社の資料請求や無料トライアルなどを利用すると良いでしょう。また、導入前にベンダーの導入サポートについても確認しておくと安心です。

Step3.取引先と電子契約を締結する

・契約書作成側の作業

システム上で契約書の電子データを作成し、電子署名を行います。発行した電子文書を、メールやクラウドへのアップロードなどの方法で受信側へ共有します。受信側が電子署名を行った契約書がシステム上で返送されたら、契約締結が完了です。
 
・契約書受信側の作業

作成側が作成した契約書の電子データを、メールやクラウドからのダウンロードなどの方法で受け取ります。電子文書の内容を確認し、電子署名を行ったら契約締結が完了です。電子署名を行った契約書は、システム上で作成側へ共有されます。

Step4.電子契約データを保管する

電子契約は「電子帳簿保存法（電帳法）」における「電子取引」に該当するので、契約書のファイルを保管する際は法律上の決まりを確認しておきましょう。国税関係帳簿書類の電子保存のルールに則り、電帳法の要件を満たす方法でデータを保存する必要があります。

電子契約についてのQ&A

最後に、電子契約に関するよくある疑問と回答をQ&A形式でご紹介します。導入前に社内の不安を解消しておきましょう。

電子契約は法的に有効？証拠力はある？

電子契約で契約を締結した場合も法的効力が認められます。「電子署名法」において、作成者本人が電子署名を行った電子文書は、署名・押印のある紙の文書と同じように証拠力が認められています。契約手続きを電子化するために、電子署名ができる基盤を整備しましょう。

電子契約の主なメリットは？

電子契約に移行すると、紙の契約書の印刷や郵送にともなう費用や、印紙税などの金銭的なコストを削減できます。オンラインで手続きが完結するため、契約業務の効率化を実現可能です。契約締結後は、紙の書類のようなファイリングの手間がかからず、物理的な保管スペースの確保が不要となります。また、紙の書類で起こり得る紛失や、物理的な破損などのリスクを避けられます。

電子契約の主なデメリット・注意点は？

電子契約に移行するには、社内の現場や取引先からの理解を得る必要があります。万が一、取引先から電子化の承認を得られなかった場合は、一部の取引先のみ紙の契約書で対応する必要があるのが注意点です。

電子契約を取引先から求められたときはどう対応する？

取引先から電子契約を求められたら、対応の可否を十分に検討した上で回答します。電子契約を導入すると、既存の契約業務のフローが大きく変わり、場合によっては電子契約サービスの利用料金を負担することになる点に留意しましょう。

電子契約が義務化されているケースは？

電子契約はビジネスシーンに普及しつつありますが、電子契約自体が義務化されているわけではありません。ただし、書類を保管する際に「電子データ保存（＝電子データのまま保存すること）」が義務化されていることを押さえておきましょう。

電子帳簿保存法の改正にともない、2024年1月1日以降は電子取引した電子データは紙に出力せず、電子データでの保存が義務付けられています。保存の際は、電子データに改ざん防止の措置を講じること、「日付・金額・取引先」で検索できる状態に管理すること、ディスプレイやプリンタなどを備え付けることなどが必要です 。

【参考】「電子帳簿保存法関係　電子取引関係」（国税庁）

電子契約サービスを選ぶポイントは？

電子契約サービスは「自社に必要な機能が搭載されているか」「コストパフォーマンスに問題はないか」「システムの使い勝手は良いか」といった観点から選ぶのがポイントです。また、ベンダーのセキュリティ体制についても確認しておきましょう。

まとめ

ここまで、電子契約の基礎知識をわかりやすく解説しました。電子契約とは、電子文書へ電子署名を行い、オンラインで契約締結する方法です。電子署名によって書類の本人性や改ざんがないことを証明でき、法的効力が認められます。契約手続きを電子化する際は、電子契約サービスを利用する必要があります。高度なセキュリティ体制で契約書を管理するなら、電子契約サービス「WAN-Sign」がおすすめです。当事者型と立会人型の双方に対応可能で、業務フローへ柔軟に対応できます。サービスについて詳しくは、「WAN-Sign」のダウンロード資料をご覧ください。

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