自治体の電子契約導入で何が実現する?メリットから注意点まで解説


目次[非表示]

  1. 1.自治体で電子契約の導入が進んでいる理由
  2. 2.自治体の電子契約導入に伴う5つのメリット
    1. 2.1.①紙の契約よりも業務が効率的になる
    2. 2.2.②重要書類の紛失リスクが低減される
    3. 2.3.③契約フローを可視化できる
    4. 2.4.④押印廃止を推進できる
    5. 2.5.⑤立会人型署名が利用できる
  3. 3.自治体で電子契約を導入する注意点
  4. 4.自治体で電子契約を導入する流れ
  5. 5.まとめ



従来の紙の書類よりも、効率的かつコストを抑えながら契約締結を実現する電子契約は、企業のみならず、自治体や官公庁でも導入が進んでいます。

電子契約の導入は職員の契約業務を効率化するだけではなく、重要書類の紛失リスクを低減させる、地域企業のDX推進に貢献するなどのメリットもあります。

この記事では、自治体の電子契約導入に伴う5つのメリットや導入の流れを紹介します。


自治体で電子契約の導入が進んでいる理由

電子契約はさまざまなビジネスにおいて普及が進んでいますが、自治体においても『令和3年2月8日 総行行第33号「地方自治法施行規則の一部を改正する省令等の公布及び施行に伴う電子契約 における電子署名及び電子証明書等に関する留意事項について(通知)』により、電子署名を用いる際の規制が大きく緩和され、クラウド型の電子署名による契約締結が認められるようになりました。

従来の契約締結には、記名押印のある契約書が用いられていました。現在は、各都道府県及び市区町村の自治体において、クラウド上で行うデジタル形式での契約締結が広がってきています。

紙の契約書で必要だった捺印や郵送などの手間が省けるようになったため、契約業務の効率化やコスト削減などを目的として、自治体での導入が進んでいます。


出典①:総行行第33号
出典②:総行行第33号(別添1)
出典③:総行行第33号(別添2)
出典④:総行行第33号(別添3)


自治体の電子契約導入に伴う5つのメリット

ここからは、自治体や官公庁で電子契約を導入するさまざまなメリットを紹介します。

①紙の契約よりも業務が効率的になる

電子契約の場合、オンライン上で契約締結から書類の保管まで完了するため、契約業務が効率的になります。

従来の紙媒体での契約締結の場合、契約合意後に契約書を印刷した後、製本・捺印・封入郵送・返送などが発生していました。

電子契約の場合、契約合意後にPDFファイルをシステム上にアップデートします。その後、メール通知と先方の合意締結を経て、電子文書の自動保管が完了する流れになるため、作業工数を大幅に削減することが可能です。

②重要書類の紛失リスクが低減される

電子契約を締結した契約書は、オンライン上に電子データとして保管されます。そのため、従来の紙の契約書であった紛失のリスクが低減されるメリットがあります。

契約書を紛失してしまうタイミングは、施設での保管中や郵送中などさまざまです。電子契約の場合は、セキュリティ対策を行なったうえで安全に保管できます。

③契約フローを可視化できる

電子契約サービスでは、紙の契約書ではできなかった契約フローの可視化が実現します。

例えば、契約業務の進捗状況や、契約先による契約内容の確認、契約書の返送状況などをオンラインで知ることができます。

契約フローを随時確認できるため、契約を行う双方で円滑にコミュニケーションをとれるようになり、契約締結までにかかる時間の短縮につながります。


電子契約システムのワークフロー機能とは?利用するメリットやワークフローシステムとの違いを紹介


④押印廃止を推進できる

電子契約を導入することで、自治体が主体となって地域企業や事業者に対し、押印廃止を推進できます。

押印廃止は、地域の事業者のDX化を推進しつつ、印刷税のコスト削減にも寄与することです。

政府が掲げる自治体DX推進計画を進めるうえでも、ペーパーレス化を実現する電子契約の導入が重要な施策となります。

⑤立会人型署名が利用できる

自治体での従来の電子契約は、これまで契約をしようとする本人(当事者)が電子署名を付与する当事者型署名のみ対応していました。

地方自治法施行規則の改訂により、当事者ではない第三者が、当事者の指示に沿って電子署名を付与する立会人型署名(事業者型署名)にも対応可能となりました。

立会人型署名は、メールアドレスで本人確認を行います。相手先が同様の電子契約サービスを導入していなくとも電子契約が可能であるため、導入のハードルが低いことがメリットです。


>電子契約における立会人型と当事者型とは?それぞれのメリットとデメリットを紹介


自治体で電子契約を導入する注意点

自治体や官公庁で電子契約を導入する際は、以下の注意点をあらかじめ把握しておきましょう。

  • 既存の契約プロセスの変更が必要
  • 取引先への通知および合意が必要
  • 一部の書類は電子契約に対応できない
  • 電子契約に関する問い合せ窓口の開設が必要
  • 地域企業や事業主へ説明する必要がある
  • 高度なセキュリティを有する電子契約サービスが必要

電子契約の導入に伴い、契約を締結する企業に対し、事前にマニュアルを作成して配布するなどの準備が必要です。

また、機密情報や個人情報を取り扱う場合には、高度なセキュリティ対策ができる電子契約サービスを選ぶことが大事です。

自治体で電子契約を導入する流れ

電子契約サービス導入の流れは、基本的に以下のようになります。

担当部署による情報収集・検討開始

  1. 実証実験環境による実証開始
  2. 予算申請
  3. 議会承認
  4. 予算審議
  5. 予算化
  6. 競争入札手続き(プロポーザル方式が多い) 
  7. 競争入札実施
  8. 落札業者による導入支援を経て電子契約導入、運用開始

電子契約サービスを提供するベンダーによっては、導入前の課題整理から運用開始まで手厚いサポートを行なっています。

WAN-Sign』では、自治体・官公庁に対して、電子契約・契約管理サービスの効果を体験していただける実証実験を支援しています。

システムの操作感や電子契約の効果を確かめてから、本格的な導入を検討していただけるため、お気軽にご相談ください。


地方自治体のDXを加速させる電子契約・契約管理サービス『WAN-Sing』とは?
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まとめ

この記事では、自治体での電子契約導入について以下の内容で解説しました。

  • 自治体で電子契約の導入が進んでいる背景
  • 自治体で電子契約を導入するメリット
  • 自治体で電子契約を導入する流れ


電子契約は、従来の紙の契約書で発生していた印刷や捺印、郵送などの作業を省略できるため、業務効率化につながります。

自治体では、地方自治法施行規則によって電子契約が認められるようになっており、当事者型だけではなく立会人型の署名でも対応することができます。

WAN-Sign』は、当事者型と立会人型の両方の署名に対応でき、自治体や官公庁でも安心して利用できる高度なセキュリティ対策を標準装備した電子契約・契約管理サービスです。

自治体や官公庁で取り扱うさまざまな契約書の電子契約に対応するだけではなく、紙の書類と電子文書を安全に一元管理できる機能も搭載しています。

まずは『WAN-Sign』で電子契約の実証実験を行い、本格的な導入を検討してみてはいかがでしょうか?


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