文書管理における電子署名の重要性とメリットを紹介

機密文書や個人情報を取り扱う組織では、適切な文書管理が欠かせません。

文書管理を怠ってしまうと、改ざんや情報漏洩などのリスクが高まり、組織や顧客に損害を及ぼす可能性があります。

この記事では、文書管理の概要と改ざん防止に最適な方法について詳しく解説します。

「文書管理について調べている」「文書の改ざんを防止する方法が知りたい」と考えている方は、ぜひ最後までご覧ください。

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文書管理とは

文書管理とは、組織内のあらゆる書類の作成から保管、廃棄までの一連の流れを適切に管理することをいいます。

単に文書を管理するだけではなく、必要な文書を必要なときにアクセスできる状態を保つことが適切な文書管理です。

管理する文書のなかには契約書や稟議書、履歴書や領収書など、紙媒体の書類はもちろん、電子データで作成されたものも含まれます。

また、組織内の共有資料をはじめ、従業員一人ひとりが管理するメモや備忘録などの書類も文書管理の対象であり、あらゆる情報を組織の資産にすることも文書管理の目的の一つです。

しかし、曖昧なルールや体制で文書管理を行ってしまうと、情報漏洩や内容の改ざんなどのリスクが高まります。

そのため、組織全体で適切に管理する体制を整えることが大切です。

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文書管理の改ざん防止には電子署名が最適

文書管理はあらゆる文書を一括管理する特性上、内容改ざんのリスクがつきまといます。

適切に文書管理を行うためには、改ざん防止対策を講じることが非常に重要です。

文書管理の改ざん防止には電子署名が最適であり、セキュリティの強化につながります。

電子署名は、電子文書に付与される署名であり、電子文書の原本性を担保できます。

用いられる電子署名は暗号化されるため、専用のソフトや機械がなければ解析することはできません。

そのため、改ざんのリスクも軽減できます。

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電子署名のメリット

電子署名は従業員だけではなく、組織にとってもさまざまなメリットを生み、業務効率の向上やコスト削減など、さまざまな効果が期待できます。

ここでは、電子署名のメリットを3つ紹介します。

①コスト削減

電子署名を導入することで、組織全体のペーパーレス化を進められます。

ペーパーレス化が進めば、これまで書類の印刷に必要だった紙やインクなどのコストを削減できます。

また、契約を電子契約にした場合、印紙税の課税対象になりません。契約金額によっては数万円というコストがかかっていた収入印紙が不要になるため、コスト削減が期待できます。

電子契約は物理的な紙を使わず、手続きはすべてオンライン上で完結できます。

紙媒体の書類をやりとりする際の郵送料がかからないため、コストを削減すると同時に手間や時間を省くことが可能です。

②業務フローの効率化

電子署名の導入は、組織内の業務フローを効率化できるメリットがあります。

通常の紙媒体を利用した契約や書類のやりとりは、郵送のための時間が発生してしまいます。

しかし、電子署名を利用した契約や書類のやりとりはすべてオンライン上で行われるため、取引先に届くまでの待ち時間がありません。

ほぼリアルタイムで書類が送受信されるため、対面時と変わらないスピードで契約を交わすことができます。

書類に修正が必要な場合もオンラインのデータ上で行えるため、書類の郵送や返送といった手間がかかることもありません。

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③コンプライアンス強化

電子署名は、組織内のコンプライアンス強化にも有用です。

紙媒体を利用した契約書は物理的にやりとりが行われるため、紛失や盗難、悪意のある第三者による改ざんなどのリスクが懸念されます。

しかし、電子契約で使用される電子署名は、認定局による本人確認および認証が必要であり、電子証明書が付与されます。

電子署名の暗号化と電子証明書の付与による強固なセキュリティは容易に突破できるものではなく、改ざんや情報漏洩、なりすましなどを防止する効果が期待できます。

また、電子署名が付与された電子データをサーバーやクラウド上に保管する際のセキュリティ体制をしっかりと整えれば、紙を倉庫や会社に保管するよりも、紛失や劣化、漏洩のリスクを低減することが可能です。

ただし、電子署名には電子証明書の申請が必要なものと不要なものがあるため、注意が必要です。

電子署名サービスによって細かな違いがあるため、導入時は組織の方針やニーズに合ったものを選ぶことをおすすめします。

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まとめ

この記事では、文書管理について以下の内容で解説しました。

• 文書管理とは
• 文書管理の改ざん防止には電子署名が最適
• 電子署名のメリット

個人情報や機密文書を管理する組織では、適切な文書管理が必要不可欠です。

物理的に管理されている紙媒体の書類はもちろん、電子的に管理されているデータも改ざんや情報漏洩などのリスクがあります。

リスクを対策するためには、組織内でのセキュリティ意識の共有に加え、電子署名の導入がおすすめです。

書類の電子化を進めている組織や電子契約の導入を検討している組織は、電子署名を導入することでコンプライアンス強化を図れます。

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