ネットイヤーグループ株式会社様
導入事例

電子契約サービス導入を検討するにあたり、いくつかの電子契約サービスを選び出し、その中からＮＸワンビシアーカイブズさんの「WAN-Sign」を含む3社のサービスに絞って詳細に比較を行いました。（A氏）

私が前職で電子契約のプロジェクトに携わっていたこともあり、セキュリティ面で確かな実績があり、他社と詳細に比較検討した結果、WAN-Signは当社に必要な多くの機能が備わっていると評価しました。
特に決め手となったのは、契約データの閲覧権限を細かく設定できる点です。導入に際しては、本社部門が扱う契約書はもちろん、顧客や仕入先との注文書や検収書など、契約書以外の多くの書類を電子化する目的がありました。多くの部署が利用することを想定し、セキュリティの観点からも部署や担当者ごとに閲覧権限を細かく設定できることが必須と考えていました。

電子化への移行に際しては、電子契約に不慣れな顧客や仕入先も少なくありませんでした。
しかし、WAN-Signは、事前準備として電子証明書が必要な当事者型署名だけでなく、事前準備が不要な立会人型署名にも対応していました。加えて、署名者が回覧するか否かを選択できる機能もあり、署名者から委任された押印管理者が代理で押印するような契約相手ともスムーズに電子契約が進められると考えました。（A氏）

他には、当社が基幹システムとして売上管理で使用しているSalesforceと連携可能なことも、作業工数の削減や効率化が期待できるため、決め手のひとつとなりました。（草場氏）

WAN-Signの導入準備や各部署からの疑問・質問・操作方法に関しては、私が回答していました。ただし、仕様や技術情報など、私では解決できない問題は、ＮＸワンビシアーカイブズさんの営業の方やサポートセンターに相談していましたが、常に迅速かつ的確な回答をいただけました。（A氏）

WAN-Signの導入は段階的に実施しました。まずは、電子化しやすい雇用契約書、誓約書、取締役会の議事録から始め、次に社外向けの注文書や契約書の電子化を図りました。現在、顧客との契約関連書類の電子化率は全体で約90%、そのうち契約書は85%、検収書や完了報告書は96%が電子化されています。また、仕入先との契約関連書類では、注文書や契約書が90%、検収書などは80%の電子化率となっています。

さらに、人事関連の契約関連書類である雇用契約書・入退社時の誓約書、取締役会議事録などの議事録類は、ほぼ100％電子化されています。このように多くの契約書を電子化できましたが、体制構築や運用開始までには苦労がありました。（草場氏）

WAN-Signの導入初期には、電子契約に関する法的知識やサービスの専門知識を持つ社員が法務部以外にいませんでした。そのため、事業部門や本社部門に対して、専門用語を避け、繰り返し説明会を行いました。全社展開には、特に本社部門による推進が必要と考えていたため、社内ルールや操作手順を丁寧に説明し、利用率向上に協力いただきました。

また、顧客や仕入先の中には、電子契約自体は知っているものの、WAN-Signの操作がわからない方が多かったです。契約の交渉は現場担当者が行うため、ＮＸワンビシアーカイブズさんから提供された説明資料を基に教育を行い、理解を深めてもらいました。この説明資料は、他社のものと比較して内容が充実している印象を持ちました。わかりやすい表現やレイアウトでまとめられており、電子契約に不慣れな方でもスムーズに理解でき、非常に助かりました。（A氏）

WAN-Signの導入に際して、作業スタイルの変更や契約相手との調整に対する抵抗感を抱く社員もいましたが、少数でした。そうした社員には、自分自身の業務効率が向上するだけでなく、他の社員の業務削減や仕事負担も減るという電子化のメリットを具体的に説明しました。このような取り組みを継続した結果、各部署で安定した運用が可能になり、多くの効果を実感しています。

まず、契約書を印刷して押印する、収入印紙を貼る、発送してから回収しPDF化してファイリングするといった一連の手続きが不要になったため、人件費が約40％削減できました。契約管理を担当する部署の社員たちは、業務量や書類の回収プレッシャーが低減しただけでなく、柔軟にリモートワークを選択できるようになったと喜びの声が上がっています。
さらに、リモートワークの本格的な運用体制が整備できたことで、多様な働き方をさらに推進できるようになりました。これがオフィスフロアを約半分に縮小できる要因となり、賃料を大幅削減できたのは、大きな成果といえます。

また、契約相手先の担当者の出社状況を考慮する必要がなくなりましたので、契約が成立するまでの時間が短縮されました。この結果、ビジネスの進行がよりスムーズになるだけでなく、内部統制の観点から見ても、会計証憑としての契約が早期に成立することで、書類未回収の不備を低減させる効果もありました。

さらに、取締役会や監査等委員会、経営会議など、押印が必須とされていた議事録を電子化したことで、社外取締役や多忙な役員が議事録に迅速に署名できるようになりました。特に、複数人の承認が必要な書面においては、電子印の機能を活用することで、誰がまだ署名していないのかが一目瞭然となりました。これが、署名者に対して「暗黙のプレッシャー」と言いますか、けん制を与える効果があり、署名者全員が完了するまでの時間が短縮されました。（草場氏）