電子契約が進まない理由・デメリットは？スムーズな導入方法も紹介

（更新日：2024年7月22日）

電子契約の導入は、従来の紙ベースの契約よりも効率的な契約締結が可能です。印刷や郵送、保管のコストを削減でき、オンラインで完結できるため一元管理もできるメリットがあります。

しかし、電子契約を導入する際は、取引先からの理解が必要なことや、一部の契約書に適用できないなどのデメリットがあり、導入割合も半数にとどまっています。

企業の担当者様は、電子契約をトラブルなく導入・運用するために、デメリットとなる要素の対処や正しい知識を得ておくことが大事です。

この記事では、電子契約のデメリットや取引先から理解を得やすいおすすめの方法などを紹介します。

そもそも電子契約とは？

電子契約とは、電子データの契約書に「電子署名」を行うことで契約を締結する方法のことです。紙の契約における印鑑の代わりに電子署名や電子印鑑とよばれる仕組みを使用し、紙と同様にセキュリティ性を担保しています。

電子署名では、送信署名者が本人であることを担保する「電子証明書」とデータが改ざんされていないことを示す「タイムスタンプ」という仕組みが使われています。

この2つがあることで電子契約は、書面契約と同等の法的効力を持って契約を締結できるのです。

一方で電子契約と書面契約には異なる点もあります。まず、データと書面で形式が異なるため、電子契約はインターネットを介して行いますが、書面契約は郵送で行うのが一般的です。また、書面契約のみ収入印紙が必要であるという点も異なります。

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電子契約の普及率があまり進まない現状

新型コロナウイルスの流行以降、企業のDXが推奨されており、オンライン上で契約が可能な電子契約も注目を集めていました。従来の印鑑による紙面契約から電子契約への切り替えが進むきっかけとなったことは事実です。

しかし日本では現状、電子契約の普及は進んでいるとはいえません。商事法務・経営法友会による「商業登記と企業の契約締結事務に関する質問票調査」では、日本国内の電子契約の普及率が企業全体の56.3％となっており、回答した企業の半数近くが電子契約を導入していないことがわかります。

この調査は自社が主導する契約に限定して相手方に利用を求める契約方法を聞いており、受信者として受動的に利用する電子契約システムは含まれていません。そのため、より実態に近い調査になっていると考えられます。

また、別の調査では電子契約を導入した企業であっても、書面契約の機会が多い場合があることがわかっており、利用率の向上も課題とされています。

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電子契約の普及が進まない主な理由

業務効率化が可能といったメリットの多い電子契約ですが、いくつかの課題があり普及が進まない一因になっています。以下では、電子契約の課題で特に注意が必要な項目について解説します。

①取引先の理解を得ることが難しい

契約の際は、自社だけでなく取引先も電子契約に対応している必要があります。

そのなかで、取引先の理解と同意を得ることが、電子契約の導入で大きなハードルとなっています。

紙ベースの契約締結から電子契約の移行に伴い、契約フロー変更に少なからず負担や手間がかかるからです。また、取引先もシステム利用料が発生する場合や、電子証明書を利用するために料金を支払う必要があります。

電子契約の利用は、取引先にとっても業務効率化やコスト削減などのメリットがあります。しかし、社内規定の変更が難しく、電子契約の導入が思うように進まないことも想定しなければなりません。

②一部の契約は書面での締結が義務付けられている

契約書の一部には、電子化が認められていないものがあります。

例えば、以下のような書面が挙げられます。

• 事業用定期借地契約
• 企業担保権の設定又は変更を目的とする契約
• 任意後見契約書 など

契約とは原則、当事者間の合意があった場合に成立するため、必ずしも契約書等の締結義務はありません。しかし、契約の中には私文書ではなく、公的に認められた証書（公正証書）での締結を求めているものや、必ず書面の交付を義務付けているものもあります。

また、電子帳簿保存法などによってスキャナ保存ができず電子データにできない書類は電子契約に利用できません。

相手方からの事前承諾が必要な書類や、高額だったり条件が複雑だったりする取引の契約書の場合は、取引先との調整を嫌って紙による契約をすることが多いです。

そのほか、結婚届や遺言などの公的書類は、物理的な文書や証人の存在を求められることが多く、完全な電子化は困難とされています。

こうした書面を多く扱う企業でも、電子契約を導入するメリットはあります。基本契約や秘密保持契約、申込書、請求書、雇用契約などほとんどの契約書は電子契約によって管理することが認められています。

電子化できない契約書も存在するため、電子化できる契約書とできない契約書の比率を事前に確認したうえで、導入を検討することが必要といえるでしょう。

③業務フローの変更に伴う社内説明・調整が必要になる

電子契約を導入することは、社内の業務フローを変更するということでもあります。

こうした、従来の契約業務を変更することに、抵抗がある従業員も少なからず存在します。電子契約を最大限活用するためには、社内説明も行ったうえで、従業員の理解を得ることも大切です。

電子契約を実際に利用するのは従業員です。電子契約を導入することの説明を疎かにせず、従業員からの理解を得たうえで導入しましょう。

しっかりと説明をしなければ、限られた部門のみの利用にとどまってしまい、社内の業務フローが逆に複雑になってしまうこともあります。契約管理漏れなどのリスクが生じるため、逆効果にならないよう注意しましょう。

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④電子帳簿保存法への対応が必要になる

電子帳簿保存法とは、税務関係帳簿書類に関して電子データによる保存を認める法律のことです。

電子帳簿保存法では、大きく分けて2つの要件が設けられています。

1つは、保存データの改ざんを防ぎ、文面の訂正・削除などの事実内容を確認できる状態にしておく真実性の確保です。そしてもう1つは、保存データの明瞭な閲覧・出力に対応でき、必要なときにすぐに参照できる状態にしておく可視性の確保です。さらに、検索性の確保や保存期間の定めなどもあります。

電子帳簿保存法に準拠した電子取引では、電子契約の締結管理機能を搭載したシステムを導入することで、スムーズに要件に対応できます。

⑤契約締結日のバックデートに対応できない

電子契約では、合意に至った日付の正確性を担保するためにタイムスタンプが用いられます。

タイムスタンプを付与した電子契約は、実際に契約締結に至った日付よりも前の日付で契約締結日を記載するバックデートに対応できません。

そのため、帳簿書類の正確性を監査法人や第三者に説明する場合にデメリットになることがあります。書面と同様に、多少のタイムラグについては問題とならないケースがほとんどですが、利用するにあたって留意しておく必要があります。

⑥電子契約システムの乗り換えが難しい

現行の電子契約システムから新しいシステムに乗り換える際、多くの準備期間と作業の手間を要します。

例えば、電子契約を全く使えない期間ができないよう、2つのサービスの利用期間を最低でも1ヶ月程度は重なるようにスケジュールを調整しなければなりません。

また、電子契約システムの契約終了に伴い、データの取得ができなくなる可能性も考えて、移行する電子データのバックアップが必要です。

サービス選定の際に、移行のしやすさや連携するサービスを考慮するなど選び方を工夫することがポイントです。

⑦サイバー攻撃を受けるおそれがある

書面の契約でも紛失のリスクはありますが、電子契約において、サイバー攻撃を受けるリスクは避けることができません。

重要な顧客情報が漏えいした場合、企業の信頼度にとって致命傷になりかねませんので、パスワードの取り扱いやユーザーの権限管理など、細心の注意が必要です。

⑧書面契約との混在が負担になる場合がある

契約内容や相手方の都合などに応じて書面契約と電子契約が混在することがあります。

取引先の承諾が得られない場合は書面での契約が一般的です。また、電子化ができない契約書もあるため、電子契約サービスを導入してからも紙での契約が発生するケースは十分考えられます。

契約担当者は、どちらの方式で契約を締結するかを把握し、それぞれのマニュアルなどに従って適切に契約管理を行う必要があります。

⑨なりすましのリスクがある

メールアドレスなどで簡易的な本人確認を行う場合や、電子署名を使用せずに電子印鑑や電子サインを使う場合、なりすましが可能なことがあります。

電子契約のなりすましを防ぐには、電子署名法に基づく厳格な電子署名が利用可能なサービスを選ぶことが必要でしょう。より信頼性の高い電子署名を実施したい場合は、当事者型のサービスを導入することがおすすめです。

＞＞電子契約とは？メリットとデメリットを紹介

⑩電子署名の有効期限が切れるリスクがある

電子証明書には有効期限があり、更新手続きを行う必要があります。長期的な契約を行う場合はもちろん、契約の終了または継続を決定する際にも、契約期限は把握しておかなければならないので、注意が必要といえます。

⑪電子ファイルに対する心理的懸念がある

なかには、電子ファイルを用いることに懸念があるという方もいるのが現状です。契約書の実物がないことやメールのやり取りで完結することで、便利な反面、信頼性に欠けると感じてしまう方もいるでしょう。

また、電子契約サービス自体が終了してしまうリスクがあり、そのような懸念点があることもデメリットといえるでしょう。

電子契約の主な導入メリット

普及が進まない課題はあるものの、電子契約には多くのメリットがあります。ここでは電子契約の主なメリットを紹介していきます。

コスト削減につながる

電子契約を導入することで以下のコストを削減できます。

• 印紙税
• 書面契約の作成/郵送/管理コスト
• 人的コスト

書面契約の際は必要だった収入印紙が電子契約では不要になります。また、印刷や郵送を行わないためその分だけ業務効率化が可能です。保管のために用意していたファイルや棚も不要になるため、オフィスのスペースを有効活用できるようになります。

ある調査では、電子契約を導入することで契約業務にかかるコストの85%を削減できるともいわれています。

業務を効率化できる

電子契約は、書面契約のような書面作成や押印、郵送などの作業が不要です。

また電子契約サービスのなかには、WebAPI機能搭載のサービスが多く、文書管理ツールやERP、CRMなどとデータ連携することで、文書データを一元管理することが可能です。

書面契約で必要だったスキャンやシステムへの入力といった業務が、電子契約に切り替えることで自動化できるようになるという点も魅力といえるでしょう。

契約締結までの期間を短縮できる

書面契約の場合、契約締結するまでに2～3週間かかる場合も多くあります。一方で、電子契約サービスを活用すると、契約書類さえできあがっていれば、最短1日で契約業務を完了することが可能です。

コンプライアンスやガバナンスを強化できる

電子データの場合、内容が改ざんされてしまうリスクがありますが、電子契約は電子証明書やタイムスタンプを採用しており、本人性の担保と改ざんの防止効果があります。

信頼性の高い電子契約サービスであれば、コンプライアンスを強化できる点もメリットです。

契約手続きの状況を可視化できる

電子契約システムでは契約状況を可視化することができ、その点もメリットといえるでしょう。

「依頼中」「締結済」「却下」など、契約ステータスを細かく管理できるサービスが多く、総務担当者が顧客のステータスに応じて適切なアクションを選択するということもできます。

テレワークに対応しやすい

立会人型の電子契約サービスを利用する場合、メールを用いて契約締結が完了するので出社の必要性はありません。そのため総務部門は「押印のために出社が必要」といわれていましたが、電子契約を導入すればその必要性はなくなり、テレワークなどの働き方にも対応しやすいといえるでしょう。

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今こそ導入のタイミング！電子契約への移行をスムーズに実現する方法

普及が進んでいないとはいえ導入率は過半数あるため、電子契約を未導入の企業は早急に導入を検討すべきといえるでしょう。電子契約の導入および移行をスムーズに実現するには、自社だけでなく、取引先へのメリットの説明や締結方法の使い分け、書類と電子文書の一元管理化などが必要です。

ここでは、具体的に何をするべきかわかりやすく紹介します。

①取引先へ電子契約を導入するメリットを伝える

取引先にとって、電子契約の導入メリットで分かりやすいのがコストの削減効果です。デジタル化することで、今まで契約書ごとに必要としていた印紙は無くなり、郵送代やインク代なども削減できます。頻繁に取引を行っている場合、印紙代が無くなることは大きなコスト削減につながります。

特に、サービスオーナー企業からの発注金額が大きい取引先の場合、印紙代が無くなるだけでもかなり大幅なコスト削減が可能です。

さらに、電子契約を導入することで業務効率化できるというメリットもあります。書面での契約書作成・印刷・郵送・返送といった作業には、多くの手間と時間がかかります。また、途中で契約内容が変更すれば書面を作り変える必要があり、やり取りを繰り返していくうちに、1つの契約を締結するまでかなりの期間がかかります。

電子契約なら、印刷は不要であり、郵送・返送といった手間もありません。そのため、途中で契約内容に変更があっても迅速に対処することが可能です。

場合によっては1ヶ月程度かかっていた契約締結を1日に短縮することできます。これらのメリットは、電子契約に対する理解を得るうえで大きなアドバンテージとなるでしょう。

②取引先によって締結方法を使い分ける

印紙税の削減や業務効率化といったメリットはあるものの、電子契約を導入することによるコストもあります。コスト発生という課題に対して、メリットを訴求するだけでは不十分でしょう。

電子契約には、電子証明書を用いた締結と、メール認証を用いた締結の2種類の締結方法があります。実は、取引先が料金を支払う必要があるのは、多くのサービスの場合電子証明書を用いた契約締結のみです。

電子証明書を用いるとより厳格な署名となり、ハンコの種類でいうと実印に相当するため、業務委託契約書や金銭消費貸借契約書などに用いられます。それに対して、メール認証での署名は、認印に相当し、請求書や誓約書、見積書などに用いると便利です。（どの書類にどちらを用いるかは、各企業にゆだねられます。）

課金がどうしても難しいという取引先に対しては、まずはメール認証での締結ができる書類から導入し、電子契約のメリットを十分に感じてもらう、ということも理解を得るためには重要です。

2種類の締結方法については、各電子契約サービスによって、片方のみの場合と、両方に対応している場合があるので、事前に確認するとよいでしょう。

③取引先に対する導入説明会を開催する

取引先向け説明会も積極的に開催することが望ましいです。

説明会では、電子契約導入による取引先のメリット・デメリットや導入時の作業イメージ、導入事例、電子証明書・タイムスタンプの説明など、電子契約参加への詳細を伝えることで、取引先からの理解を得やすくなります。

注意しなければならないのが、法令、電子取引への参加を強制してはならないということです。取引先企業が下請けであったとしても、それをいいことに電子取引参加を強制するような行為は下請法などに抵触するおそれがあるため、必ず理解を得た上での参加を目指しましょう。

④書面と電子文書の一元管理に対応する

電子文書で対応できない契約や、取引先に電子契約に同意してもらえなかった場合に関しては、これまでのように書面の契約書で対応が必要です。

電子契約サービスによっては、1つのデータベースで書面と電子文書の一元管理ができる機能を搭載しています。そのため、異なる文書のタイプでも効率よく管理できるため、担当者の負担が軽減されます。

まとめ

この記事では、電子契約のデメリットや対処法について以下の内容で詳しく解説しました。

電子契約は、従来の紙ベースの方法と比べて業務効率がよく、契約手続きが可視化されるため管理効率もアップします。ただし、電子契約の移行に伴う取引先からの理解や合意が必要なこと、一部の契約書は電子化できないことなどがデメリットになります。

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