ワークフローとは？紙での運用の課題とシステム導入のメリット

業務改善に不可欠なのがワークフロー。ただ、実際のところワークフローが具体的に何を指すのか、理解しづらい方もいるのではないでしょうか。この記事では、ワークフローとはなにか、ビジネスパーソンの皆さんが日常業務で直面する申請書や承認業務などのワークフローを紙からデジタルへ移行することで、業務効率化がどのように実現されるのか、具体的なシステム導入のメリットを探ります。

ワークフローシステムの機能や導入事例を通じて、ペーパーレス化がもたらす内部統制の強化や作業手間の削減、遠隔地での作業環境にも適応できる柔軟性についても考察します。ワークフローのデジタル化がもたらすビジネスのDX（デジタルトランスフォーメーション）の具体的なポイントも解説します。

ワークフローの基礎知識

ワークフローとは？

ワークフローは、業務の進行や処理が一連のステップや手順に基づいて自動的に行われる仕組みのことです。これにより、業務プロセスが効率化され、作業のスムーズさや品質の向上が図られます。

ワークフローはソフトウェアやツールを利用して設計され、特定の業務や組織のニーズに合わせてカスタマイズが可能です。例として、電子メールの承認プロセス、ドキュメントのレビューサイクル、またはタスクの自動割り当てなどがあります。

ワークフローの役割

ワークフローの主な役割は、以下の点にあります。

効率化と品質向上

ワークフローにより、業務プロセスが明確化され、各ステップが適切に管理されることで、作業の効率が向上し、品質管理も強化されます。

透明性と追跡可能性

ワークフローは各ステップの進捗状況をリアルタイムで把握しやすくします。誰がどの段階にいるのかが明確になるため、進行状況の追跡が容易です。

コンプライアンスの強化

特定の規制やポリシーに基づいた作業の実行を保証するため、ワークフローは重要な役割を果たします。例えば、承認プロセスの厳密な遵守やデータのセキュリティ確保などが挙げられます。

ワークフローの主な対象業務

ワークフローはさまざまな業務に適用され、特に次のような領域で活用されています。

承認プロセス

例えば、経費精算や購買申請などの承認が必要な業務では、ワークフローが使用されます。このプロセスには、特定の段階での管理者の承認が含まれることが一般的です。

ドキュメント管理

文書の作成、レビュー、承認、配布の手順を効率的に管理するためにワークフローが適用されます。特に、ISO認証や業界固有の規制などによる条件を満たすために重要です。

顧客サポート

カスタマーサポートのチケット管理や問い合わせ処理など、顧客対応業務においてもワークフローが導入されることで、迅速かつ一貫性のある対応を実現できます。

紙で運用されるワークフローの主な課題

紙で運用されるワークフローは便利さと同時に多くの課題を抱えています。申請から承認までのプロセスで、以下のような課題が顕著です。

どの申請書を使うかわかりにくい

どの申請書を使うかわかりにくい点は、多くの組織で共通の問題です。さまざまな種類の申請書があり、特に業務に不慣れな場合は、適切な書類を選ぶことが難しいといえます。これにより、間違った申請書を使用したり、手続きの遅延が生じたりすることがあります。

申請書の作成に時間がかかりやすい

申請書の作成には手間と時間がかかります。手書きで記入する場合、情報の入力が正確なものか確認する作業が必要です。また、申請書のフォーマットや必要事項に不明瞭な点がある場合、作成にさらに時間がかかることがあります。

承認者や決裁者がわかりにくい

承認者や決裁者が明確でないと、申請の進捗が停滞することがあります。特に組織が大きい場合、誰が承認権限を持っているのかを特定するのが難しいといえます。

申請書や手渡しや郵送に時間がかかる

申請書や承認書を手渡しや郵送すると、処理に時間がかかります。郵送による遅延や紛失、不在による手渡しの遅れなどが原因で、プロセスがスムーズに進まないことがあります。

出張が続くと承認作業が滞りやすい

出張が多い場合、承認作業が滞りやすく、また、承認者がオフィス外にいる間、申請が一時停止されることがあります。迅速性を求められる業務では、業務全体の遅延を引き起こすリスクがあるといえるでしょう。

保管・印刷にコストがかかる

申請書や承認書の保管や印刷にはコストがかかります。大量の紙を使用することで環境への負荷も考慮しなければなりません。

システムに結果を手入力する必要がある

紙による申請の場合、システムに申請結果を手入力することが多いため、ヒューマンエラーや情報の不整合が発生する可能性があります。これにより、データの信頼性が低下するおそれがあります。

ワークフローシステム導入のメリット

これらの課題を解決するためには、電子申請システムの導入や自動化が考えられます。このシステムをワークフローシステムといいます。ワークフローシステムは、業務プロセスを効率化し、タスクの自動化やタスクの流れを管理できるツールです。

例えば、承認プロセスやタスクの割り当て、通知などを自動化し、作業の進捗や状況をリアルタイムで把握できます。企業内のさまざまな部門や役割間での情報共有や連携を円滑にし、生産性向上に役立つのが特徴です。以下、メリットについて順に解説します。

業務負担の軽減、効率化につながる

ワークフローシステムは、ルーチン業務を自動化し、時間と労力の節約を実現します。例えば、定型的な申請や承認プロセス、報告書の作成を自動化することで、従業員は戦略的な業務に集中でき、全体の生産性が向上します。

ワークフローを可視化できる

業務プロセスを視覚化し、進捗状況や担当者を即座に把握できます。管理者はリアルタイムで業務の進行状況を把握し、必要に応じて調整を行うことができます。透明性が増し、ミスや重複を防ぐことが可能です。

意思決定のスピードアップにつながる

承認プロセスや審査を自動化することで、意思決定のスピードが加速します。電子的な承認ルートにより申請から承認までの時間を大幅に短縮し、競争力を強化します。

ペーパーレス化でコスト削減を見込める

紙の使用量を減らし、関連する印刷や保管コストを削減します。データ管理が電子化されることで、情報の検索性とアクセスのしやすさが向上し、環境負荷も軽減されます。

内部統制を強化できる

業務プロセスの標準化と透明化できるため、内部統制の強化につながります。規則順守やセキュリティ管理を自動化することで、リスク管理も行いやすくなります。監査や規制への対応もスムーズに行えます。

働き方改革に対応できる

柔軟な働き方を支援し、リモートワークやフレキシブルな勤務スタイルを可能にします。地理的に分散したチームや外部パートナーとの連携も強化し、企業全体のコラボレーションを促進します。

検索・共有しやすくデータ活用を促進化できる

データの集約と管理が容易になり、情報の共有と利活用を効率化します。電子的なファイル共有やデータベース活用により、正確な情報を迅速に取得し、データ駆動型の意思決定を推進します。

ワークフローシステムを選ぶポイント

ワークフローシステムを選ぶ際、いくつか重要なポイントがあります。これらは、効率的な業務運営や管理のために不可欠です。

承認ルート設定の柔軟性の高さ

承認ルート設定において高い柔軟性を持つかどうかは、システムの選定において重要な要素です。組織内の異なるプロセスや部門ごとのニーズに合わせて、カスタマイズ可能なルート設定ができるか否かがポイントです。例えば、階層や役職に応じた承認フローを設定できるかどうか等を確認しましょう。

提供環境

提供環境も重要な検討事項です。クラウドベースで提供されるシステムは、柔軟性とアクセスの容易さが魅力です。一方で、オンプレミスでの提供が推奨されるのは、セキュリティやデータ管理の観点が重視されるケースといえます。

自社のシステムとの連携の可否

自社にすでに導入されているシステムとの連携が可能かどうかも重要です。既存のERPシステムやデータベースとシームレスに連携できるかどうかは、業務効率化の鍵を握ります。連携が可能になれば、データの一元管理やリアルタイムな情報共有を行えるようになります。

操作のしやすさ

操作のしやすさも考慮すべき点です。直感的で使いやすいインターフェースや、トレーニングを必要としない簡単な操作性が、業務で利用する従業員の満足度を左右します。

機能やサポートの充実度

機能やサポートの充実度は、システムの選択において重要な要素です。必要な機能がすべてカバーされ、トラブルシューティングやサポート体制が整っているかどうかを確認することが大切です。

導入実績の豊富さ

さらに、導入実績の豊富さも信頼性の指標となります。他の企業や組織での導入実績が豊富であれば、システムの安定性や運用効果を期待できるでしょう。

まとめ

本記事では、ワークフローを紙で管理することの問題点、デジタル化によるメリット、ワークフローシステム導入のポイントをご紹介しました。

これらのポイントを踏まえて、ワークフローシステムを選定することで、組織の業務効率化や管理の向上に貢献することができます。

ＮＸワンビシアーカイブズの電子契約・契約管理サービス「WAN-Sign」は、その柔軟なAPI連携により、お客様のワークフローシステムとシームレスに統合します。これにより、既存のシステムやオンプレミス環境からもWAN-Signの機能を利用可能です。電子契約の締結から管理までを一元化し、効率的でスムーズな業務遂行を実現します。ユーザーは簡単な操作で契約の作成や承認プロセスを完了し、リアルタイムで進捗を把握できます。ワークフローのDX化で競争力を強化し、顧客満足度を向上させることをお考えの企業様は、ぜひNXワンビシアーカイブズのWAN-Signをご検討ください。

⇒お問い合わせ

⇒資料ダウンロード