電子契約の仕組みや導入方法を紹介


目次[非表示]

  1. 1.電子契約とは
  2. 2.電子契約の仕組み
    1. 2.1.①電子署名
    2. 2.2.②タイムスタンプ
  3. 3.電子契約の導入方法
    1. 3.1.①文書作成ソフト
    2. 3.2.②電子契約システム
  4. 4.まとめ


電子契約はまだ広く認知されていないため、どういったものなのか分からないというケースも少なくありません。

電子契約を適切に導入するためには、役割や仕組みを把握することが大切です。

担当者のなかには、「電子契約の導入を検討している」「導入にあたって電子契約の仕組みについて知りたい」と考えている方もいるのではないでしょうか。

この記事では、電子契約の概要や仕組み、導入方法について詳しく解説します。


>>電子契約における契約書の文言とは?変更箇所や注意点を紹介


電子契約とは

電子契約とは、電子的に作成した契約書をインターネットを通して取引先へ送信し、電子署名を施すことで締結される契約のことをいいます。

書面契約とは異なり、物理的な紙や直接のやりとりが必要なく、オンライン上で契約手続きを完結することが可能です。

電子契約は直接署名したり押印することができないため、証拠力や法的効力が懸念されています。

しかし、電子契約で用いられる電子署名は本人性の証明が可能であり、電子契約の有効性を担保してくれます。

また、パソコンやスマートフォンなどの通信機器があれば契約を締結する場所や時間が問われないため、利便性の向上が期待できます。


>>電子契約における電子署名とは?電子サインとの違いを紹介


電子契約の仕組み

電子契約を成立させる仕組みとして、電子署名とタイムスタンプが挙げられます。

いずれも電子契約の安全性や正当性を保護するものであり、契約の有効性を保つためには欠かせません。

ここでは、電子契約を成立させる仕組みを紹介します。​​​​​​​

①電子署名

電子署名は、電子契約を締結するうえで欠かせない要素です。

その名の通り、電子署名は電子的に施される署名方法の一つであり、書面契約における印鑑やサインと同等の役割を果たします。

電子署名は本人性を担保するための電子証明書が付与されていることが一般的で、高度な暗号化技術で守られています。

電子証明書は、第三者機関による厳格な本人確認が行われたうえで発行されるものであり、偽造や改ざん防止に有用です。

電子署名は公開鍵暗号方式を採用しており、ペアとなる2つの「秘密鍵」と「公開鍵」を使って、文書の暗号化と復元を行います。

公開鍵は第三者に公開することができるため、公開鍵が本物であることを証明するために、「電子証明書」を用います。これにより文書が署名者本人によって作られたことと、改ざんされていないことを担保します。

不正アクセスや改ざんなどのリスクが最小限に抑えられるため、電子契約の安全性や信用性を向上させることが可能です。

②タイムスタンプ

タイムスタンプとは、契約書の作成日時や編集日時を正確に記録する機能です。

時刻認証局という第三者機関によって発行されるものであり、契約書が確実に存在していることを証明します。

電子署名は、署名者本人が作った文書であることと、改ざんされていないことが証明できますが、その文書がいつ作られ、いつ以降、改ざんされていないのかまではわかりません。

この「いつ」を担保するために、電子文書のやりとりでは、電子署名と合わせて「タイムスタンプ」が使われます。


>>電子署名とは?導入のメリット・デメリットと必ず知るべき注意点


電子契約の導入方法

電子契約は、文書作成ソフトや電子契約システムを利用することで導入できます。

自社にあった導入方法を選ぶためには、それぞれの特徴を把握することが大切です。ここでは、電子契約の導入方法を紹介します。

①文書作成ソフト

電子契約書を文書作成ソフトで作成し、メールやビジネスチャットなどで送信するというやり方もあります。  

無料で契約書を作成できるメリットがありますが、電子署名やタイムスタンプなど機能が備わっていないことが課題の一つです。

文書作成ソフトを利用する場合は、自社で電子署名やタイムスタンプを用意する必要があるため、労力とコストがかかる可能性があります。

また、検索やその後の管理も考慮すると、専用のシステムを導入することをおすすめします。

②電子契約システム

電子契約システムは、契約の締結やその後の管理に特化したものです。

電子署名やタイムスタンプなどのセキュリティ対策が講じられているため、より安全に契約を締結できます。

ただし、電子契約システムによって法的効力が異なる場合があるため、選ぶ際は慎重に検討しなければなりません。



>>電子署名の仕組みを理解してビジネスに活用する

>>電子契約の導入にかかる費用やシステム選びのポイントを紹介


まとめ

この記事では、電子契約について以下の内容で解説しました。

  • 電子契約とは
  • 電子契約の仕組み
  • 電子契約の導入方法

電子契約を導入することで、業務の効率化やコスト削減などのメリットにつながる場合があります。

しかし、電子契約の特徴を理解しないまま導入してしまっては、企業にとってかえってリスクとなることも想定されます。

仕組みを把握し、自社に合った導入方法を選択することで、安全に電子契約を取り入れられるはずです。

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