電子契約のやり方とは？導入の流れからシステムの運用まで徹底解説

（更新日：2024年3月25日）

電子契約はまだ広く認知されていないため、どういったやり方で導入したらいいのか分からないというケースも少なくありません。

電子契約を適切に導入、運用するためには、役割や仕組みを把握することが大切です。

担当者のなかには、「電子契約の導入を検討している」「導入にあたって電子契約のやり方について知りたい」と考えている方もいるのではないでしょうか。

この記事では、電子契約の概要や仕組み、導入や運用のやり方について詳しく解説します。

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電子契約のやり方とは

電子契約は、導入フローや運用方法のやり方を理解し、最大限に活用することで効果的に利用できます。

電子契約を導入する際は、社内での打ち合わせやシステムの選定などの事前準備が必要です。運用方法についても、手順の把握やマニュアルの作成を行い、正しく利用する必要があります。

実際に電子契約を正しく活用できると、ペーパーレス化により業務が捗る、紙や印紙にかけるコストを削減できるなどの様々なメリットを得られます。

しかし、電子契約の導入手順やシステムの運用方法がわからないケースもあるため、事前に知識を得ておくことが重要です。

電子契約とは

電子契約とは、電子的に作成した契約書をインターネットを通して取引先へ送信し、電子署名を使用して締結される契約のことをいいます。

書面契約とは異なり、物理的な紙や直接のやりとりが必要なく、オンライン上で契約手続きを完結することが可能です。

電子契約は直接署名や押印ができないため、証拠力や法的効力が懸念されています。

しかし、電子契約で用いられる電子署名は本人性の証明が可能であり、電子契約の有効性を担保してくれます。

また、パソコンやスマートフォンなどの通信機器があれば契約を締結する場所や時間が問われないため、利便性の向上が期待できます。

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電子契約の仕組み

電子契約を成立させる仕組みとして、電子署名とタイムスタンプが挙げられます。

いずれも電子契約の安全性や正当性を保護するものであり、契約の有効性を保つためには欠かせません。

ここでは、電子契約を成立させる仕組みを紹介します。

電子署名

電子署名は、電子契約を締結するうえで欠かせない要素です。

その名の通り、電子署名は電子的に実行される署名方法の一つであり、書面契約における印鑑やサインと同等の役割を果たします。

電子署名は本人性を担保するための電子証明書が使用されていることが一般的で、高度な暗号化技術で守られています。

電子証明書は、第三者機関による厳格な本人確認が行われたうえで発行されるものであり、偽造や改ざん防止に有用です。

電子署名は公開鍵暗号方式を採用しており、ペアとなる2つの「秘密鍵」と「公開鍵」を使って、文書の暗号化と復元を行います。

公開鍵は第三者に公開することができるため、公開鍵が本物であることを証明するために、「電子証明書」を用います。これにより文書が署名者本人によって作られたことと、改ざんされていないことを担保します。

不正アクセスや改ざんなどのリスクが最小限に抑えられるため、電子契約の安全性や信用性を向上させることが可能です。

タイムスタンプ

タイムスタンプとは、契約書の作成日時や編集日時を正確に記録する機能です。

時刻認証局という第三者機関によって発行されるものであり、契約書が確実に存在していることを証明します。

電子署名は、署名者本人が作った文書であることと、改ざんされていないことが証明できますが、その文書がいつ以降、改ざんされていないのかまではわかりません。

この「いつ」を担保するために、電子文書のやりとりでは、電子署名と合わせて「タイムスタンプ」が使われます。

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電子契約の導入方法

電子契約は、文書作成ソフトや電子契約システムを利用することで導入できます。

自社にあった導入方法を選ぶためには、それぞれの特徴を把握することが大切です。ここでは、電子契約の導入方法を紹介します。

文書作成ソフト

電子契約書を文書作成ソフトで作成し、メールやビジネスチャットなどで送信するというやり方もあります。 

無料で契約書を作成できるメリットがありますが、電子署名やタイムスタンプなど機能が備わっていないことが課題の一つです。

文書作成ソフトを利用する場合は、自社で電子署名やタイムスタンプを用意する必要があるため、労力とコストがかかる可能性があります。

また、検索やその後の管理も考慮すると、専用のシステムを導入することをおすすめします。

電子契約システム

電子契約システムは、契約の締結やその後の管理に特化したものです。

電子署名やタイムスタンプなどのセキュリティ対策が講じられているため、より安全に契約を締結できます。

ただし、電子契約システムによって法的効力が異なる場合があるため、選ぶ際は慎重に検討しなければなりません。

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電子契約システムの導入フロー

電子契約システムの導入において、自社に適した電子契約を選定するために、現状課題の確認や電子契約化する書類の決定、電子契約サービスの選定と業務への適正の確認をする必要があります。

ここでは、電子契約システムの導入フローについて詳しく解説します。

①導入目的と現状の確認

電子契約を導入するにあたって、まずは自社の業務における課題点の確認が必要です。

電子契約システムには様々な機能が搭載されており、当事者型や立会人型の2種類の署名タイプ、契約書の対応できる書類や文書管理機能、セキュリティ機能など、システム会社によって違いがあります。

経費がかさんでいる、従業員の業務負担が大きいなど自社における課題点をあげ、電子契約を導入する目的を明確にすることが重要です。

自社の担当者や関連部署と話し合いを行い、課題や導入目的をリストアップすることで、電子契約システムの選定が確実なものになります。

②電子契約化する書類の決定

まずは、一部の契約書や部門・部署単位で電子化を進めて、徐々に電子契約システムを浸透させていくことが大切です。

元々書面で対応していた会社は、紙での契約に慣れているため、電子契約よりも紙の方がやりやすいと感じてしまうケースがあります。

そのような場合、段階的に契約書を電子化していくことで、電子契約の操作を効果的に覚えられ、スムーズに業務を遂行できるようになります。

最終的に多様な契約を電子化するためにも、段階的な電子契約の導入が望ましいです。

③電子契約システムの選定

電子契約システムの選定において、複数の候補をあげてから、入念に比較検討をして最適な1社に絞り込む必要があります。

知名度やシェア数だけで導入を決めてしまうと、導入後に必要な機能やコスト面で自社の要件を満たさない可能性があります。

システム選定にいきなり入らず、自社の課題と照らし合わせ、解決できる電子契約システムを選ぶことが重要です。

また、システムによっては、事前にトライアル環境の貸し出しや無料プランでの利用ができるケースがありますので、比較時に確認してみましょう。

④システムと業務の適正を確認

導入する電子契約システムをいくつか絞り込んだあと、自社の目的や業務内容に対してシステムの機能が適合しているか確認をします。

多機能・高機能のシステムを導入した場合、操作方法を理解するまで時間がかかり、実際の業務において効果的に活用できない可能性があります。

また、電子契約システムの導入において、自社が扱う契約書に対応していない、セキュリティ機能の要件を満たしていない、取引先が対応できないなどの問題が生じる場合があります。

機能性に着目することも大切ですが、実際に使用する部署・担当者・取引先と打ち合わせを行い、現場の意見を聞いたうえで適正な電子契約システムを導入することが重要です。

⑤電子契約システムの導入

事前準備が完了したら電子契約システムを導入し、従業員の利用登録や印鑑の登録、アクセス権限などのセキュリティの設定を行います。

運用にあたって、操作に問題がないか、使いにくい部分がないかの確認が必要です。

システム機能や操作についてわからない部分がある場合、電子契約サービスの担当者やヘルプデスクに問い合わせを行います。

正確に運用できるか試験運転を行い、問題なければ運用を開始できます。

電子契約システムを導入したら、システムの設定や操作方法を理解し、正しく運用することが重要です。

⑥社内及び取引先への情報共有

スムーズに電子契約システムを運用するには、社内研修でシステム操作の教育を行い、利用マニュアルやサポート窓口の情報共有を行います。

また、取引先へのシステム操作の説明やマニュアルの共有が必要です。

電子契約システムの運用において、万が一不具合が起きた際は業務に支障が出る恐れがあるため、早急に対応しなければなりません。

取引先においても、初めてシステムを利用する場合、操作やサポート体制に不安がある可能性があります。

あらかじめ、マニュアルの準備やシステムサポートの問い合わせ先を社内及び取引先に共有しておけば、スムーズに運用を開始でき、トラブルがあった際に早急に解決できます。

電子契約システムの運用方法

電子契約システムの運用の流れは、立会人型署名と当事者型署名によって異なります。

ここでは、電子契約システムの運用方法について詳しく解説します。

①契約書のアップロードと送信

契約書を作成する側が、契約書の電子データを電子契約システム上にアップロードします。その後の流れは立会人型署名と当事者型署名で異なります。

立会人型の場合は、自社のシステムから契約相手へ、契約書の電子データをメールで送信します。契約相手のメールアドレスがあれば送信できるため、相手が同じ電子契約システムを導入する必要がない場合がほとんどです。

当時者型の場合は、電子契約システム上で契約相手へ、契約書の承認依頼を送信します。契約相手も、同じ電子契約システムの利用やアカウントの作成がほとんどのケースで必要です。

②契約書の受信と承認

契約書を受信した契約相手が、署名処理を行います。

立会人型は、メールで送られてきた契約書のリンクを開き、署名処理へ進みます。

当事者型は、電子契約システム上にログインし、送られてきた契約書を確認し、署名処理が可能です。

③契約書の保管

電子契約を利用して締結した契約書は、電子帳簿保存法やe-文書法に基づいて、保管する必要があります。

電子帳簿保存法は、電子契約書を含む電子データの保存に関する法律です。

『国税庁による電子取引関係に関する通達』によると、令和6年以降は電子データの保存をせずに、紙のみで保存することは認められず、電子データの保存が義務づけられています。

個人事業主・法人の皆さまへ
請求書・領収書・契約書・見積書などに関する電子データを送付・受領した場合には、その電子データを一定の要件を満たした形で保存することが必要です。

令和5年12月31日までに行う電子取引については、保存すべき電子データをプリントアウトして保存し、税務調査等の際に提示・提出できるようにしていれば差支えありません（事前申請等は不要）が、令和6年からは保存要件に従って電子データの保存が行えるよう、必要な準備をお願いします。

引用元：国税庁『電子取引関係』

e-文書法は、法律によって保管が義務となっている文書や帳簿（電子データ以外も含む）の保存方法について、紙だけでなく電子化も認める法律です。

e-文書法の要件は、各府省令によって異なりますが、『「厚生労働省の所管する法令の規定に基づく民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する省令」の概要』によって4つの要件が定められています。

電子契約書の保管において、電子帳簿保存法やe-文書法の要件を満たす電子契約サービスを導入することが望ましいです。

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まとめ

この記事では、電子契約のやり方について以下の内容で解説しました。

• 電子契約のやり方を解説
• 電子契約の導入フロー
• 電子契約システムの運用の流れ

電子契約のやり方は書面契約と異なり、自社が契約書の送付を行い、相手先が署名した後、お互いの契約書データを保管するという大まかな流れで進行します。

導入においては、計画・準備・導入のプロセスの中で、自社の課題と目的を明確にし、最も適した電子契約を選定することが望ましいです。

システムの運用方法では、当事者型署名と立会人型署名で業務の流れが異なります。電子契約書の保管についても、電子帳簿保存法とe-文書法の要件を遵守する必要があります。

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