株式会社アイ・ティ・アールと一般財団法人日本情報経済社会推進協会が実施した『企業IT利活用動向調査2023』によると、電子契約サービス事業者の電子署名を電子契約で採用している（立会人型）が17.5％、契約当事者の電子署名を電子契約で採用している（当事者型）は25.8％、電子署名署名を利用しない電子契約を採用しているが11.6％でした。

引用元：JIPDEC／ITR『企業IT利活用動向調査2023』

新型コロナウイルス感染症の拡大によるリモートワークの普及が影響していると考えられ、今後導入をしたいと考えている企業も一定数見受けられます。

電子契約はまだ日本では発展途上ですが、導入メリットを見出して取り入れる企業は決して少なくありません。

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電子契約がもたらす効果

電子契約を導入することで、企業にさまざまな効果をもたらします。

電子契約が自社の課題やニーズを満たせるか見極めるためには、効果を把握しておくことが大切です。

ここでは、電子契約がもたらす効果を5つ紹介します。

①業務効率の向上

書面契約では、契約書の印刷や製本、郵送などの手間がかかっていました。

しかし、電子契約は電子データで作成されオンライン上でやりとりが行われるため、印刷の手間や郵送時の待ち時間が発生せず、業務効率の向上が期待できます。

②コスト削減

電子契約は電子データであるため、印刷に必要な紙やインクなどのコストがかかりません。

また、電子契約は印紙税が課税されないため、収入印紙を貼る必要がありません。電子契約を導入することで、契約業務全般のコスト削減が期待できます。

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③リモートワークへの対応

電子契約はすべてオンライン上で業務を完結できるため、リモートワークでも対応が可能です。

従業員は書類に押印するために出社する必要がなくなるため、負担軽減につながります。

電子契約は締結する時間や場所が問われないため、社内のリモートワーク推進に役立つはずです。

④保管スペースの削減

書面契約は一定期間保存する必要があり、保管スペースの確保が必要となりますが、電子契約は電子データであるため、物理的な保管スペースが必要ありません。

⑤コンプライアンス強化

書面契約は、郵送や受け渡しがあり、今どこにあるのかの把握がすぐにできませんが、電子契約はすべてのプロセスが可視化されるため、締結漏れなどのリスクを軽減できます。

また、書面契約であれば倉庫など保管場所での紛失や劣化、漏洩などのリスクがありますが、電子契約であればアクセス権を付与することで、無関係な従業員や第三者に書類の内容を見られることがなくなるため、コンプライアンス強化につなげられます。

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電子契約の課題

業務効率の向上やコンプライアンス強化など、電子契約は企業にとってメリットとなり得ます。

しかし、電子契約にも課題はあるため、導入する前に理解しておくことが重要です。ここでは、電子契約の課題を4つ紹介します。

①セキュリティ対策

電子契約はインターネット上で取り扱われ、クラウドや自社サーバーで管理するのが一般的です。

こういった特徴から、電子契約はサイバー攻撃のリスクがあり、セキュリティ対策が必要になります。

セキュリティ対策を講じた電子契約サービスを選定することが大切です。

②運用体制

電子契約は従来の契約方法とは異なる業務フローのため、運用体制の見直しが必要になります。

また、情報の取扱い方法も書面契約と異なるため、社内ルールの見直しも欠かせません。

電子契約を導入する際は、研修や勉強会などを設け、社内全体に周知することが大切です。

③電子化できない契約

契約書のなかには、電子化が認められていないものがあります。誤って電子化した場合は法的罰則も予想されるため、注意が必要です。

しかし、法改正で今後電子化が認められる可能性もあるため、常に最新情報を確認することをおすすめします。

④取引先の協力

電子契約では、自社と取引先で同じシステムを利用して署名を行います。

適切に電子契約を導入するためには、取引先の了承が不可欠です。

取引先が拒否反応を示す場合は、電子契約のメリットや目的を丁寧に説明し、協力を得る必要があります。

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まとめ

この記事では、電子契約について以下の内容で解説しました。

電子契約の普及率
電子契約がもたらす効果
電子契約の課題

海外と日本での電子契約普及率には差があるのが現状です。

しかし、新型コロナウイルス感染症の拡大に伴い、国内企業でも電子契約が少しずつ取り入れられるようになっています。

電子契約は業務の効率化やコスト削減などの効果があり、企業にとってもメリットとなる可能性があります。

導入を検討する際は課題を把握し、自社に合った取り組みか見極めることが大切です。

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電子契約の普及率とは？導入することで得られる効果や課題を紹介