電子契約書とは？書面契約との違いとメリット、作り方の流れ

近年は、業務効率化やコスト削減の観点から契約業務の電子化を推進する企業が多くなっています。電子契約書の導入によって、企業には多くのメリットがもたらされます。既存の業務フローを見直し、契約業務のペーパーレス化に取り組んではいかがでしょうか。この記事では、電子契約書の基礎知識やメリット、作り方の流れを解説します。

なお、電子契約は紙の書面を用いない契約方法であるため、厳密にいうと「電子契約書」ではなく「電子契約」のほうが適切な表記だといえます。ただし、この記事では一般的によく知られた呼び方を採用して、以降も「電子契約書」と表記します。電子契約に関する前提として上記のポイントを押さえておきましょう。

電子契約書の基礎知識

初めに、電子契約書に関する基礎知識を解説します。書面契約との違いや、契約の法的効力についてお伝えするため、まずは基本から確認してみましょう。

電子契約書とは？

電子契約書とは、電子データで作成された契約書のことです。契約書の電子データには、当事者のなりすましを防止する「電子署名」や、日時を証明して改ざんを防止する「タイムスタンプ」などが付与されます。

電子契約書と書面契約の違いは？

電子契約書は、契約業務の全てのプロセスがオンラインで電子的に行われる点が書面契約との主な違いです。書面契約におけるサインや押印の代わりに、電子署名やタイムスタンプの付与が行われます。また、書面契約では郵送や手渡しで書類を受け渡しますが、電子契約書はメールやクラウド経由で電子データを受け渡します。

電子契約書は係争時の証拠になる？

電子署名法において、電子署名が使用された電子契約書は、押印のある書面契約と同等の法的効力を持つとされています。そのため、電子契約書は係争時の証拠として利用できます。ただし、なりすましや改ざんが無いという事実を証明するために、電子署名やタイムスタンプを使用する必要があるのが注意点です。

電子契約書のメリット・デメリット

電子契約書を活用することで、どのようなメリットが期待できるのでしょうか。一方、どのようなデメリットが考えられるでしょうか。ここではメリット・デメリットをそれぞれ解説します。

電子契約書のメリット

業務効率が上がり、素早く締結できる

電子契約書は締約締結までのステップで遅延が発生しにくいため、書面契約よりも素早い手続きが可能となります。例えば、書面契約では郵送や担当者間の書類の移動でタイムラグが発生する場合があります。それに対して電子契約書では、全てのやり取りがオンラインで完結するので、スムーズに契約を締結しやすくなるでしょう。

印紙税がかからない

紙の契約書は印紙税法における課税対象となっています。課税文書を作成した場合は、収入印紙を貼付することで文書に対して発生した税金を納めなければなりません。一方、電子契約書は書面での交付が行われないことから、課税文書には該当しないとされています。契約書の印紙税が不要となり、経費削減につながります。

コストが削減できる

電子契約書に移行すると、書面契約で発生するさまざまなコストを削減できます。具体的には、契約書類の印刷代・紙代・封筒代・郵送代などの費用を削減可能です。それに加えて、書類の封入や切手の貼付といった作業の手間がなくなることで、担当者の人件費のコスト削減も期待できるでしょう。

リモートワークしやすい

電子契約書を用いればオンラインで契約の手続きを進められます。契約書類へ直筆で署名したり、ハンコを使って押印したりする対応は必要がありません。いつでもどこでも電子契約サービスにアクセスして、システム上で契約締結ができる体制を整えられます。ペーパーレス化でリモートワーク（テレワーク）を推進できます。

電子契約書のデメリット

取引先からの利用の承諾が必要になる

電子契約書を導入するには、取引先から電子契約書の利用について同意を得ることが不可欠です。取引先の事情で電子契約書の導入が難しい場合は、一部の顧客のみ書面契約で対応するといった状況になる可能性があります。自社で電子契約書への移行を推進するだけでなく、取引先の理解を促す必要性も考慮しておきましょう。

電子契約を利用できない契約書が一部存在する

近年は法改正にともない電子契約が可能な範囲が徐々に広がりつつありますが、一部の契約書では依然として電子化が認められていません。例えば、公正証書を必要とする「任意後見契約書」は電子契約が不可能です（2024年3月現在）。法律上、電子化が認められていない契約書が一部存在する点に留意しておきましょう。

電子契約サービスの乗り換えが難しい

電子契約サービスは、システム上で電子署名やタイムスタンプなどの機能を利用する役割に加えて、契約書を電子データで保管する役割も担っています。過去の膨大な電子データを保管した状態でサービスを乗り換えると負担が大きいため、導入前に比較検討し、自社に適したサービスをしっかりと選定することが大切です。

電子契約書の作り方

電子契約書の作り方には、「システム上で電子契約書を直接作るパターン」と「原本となる紙の契約書を電子化するパターン」があります。最後に、それぞれの作り方をご紹介します。

紙の契約書は作らず、電子契約サービスを利用する場合

PCなどで電子契約書を作成して、電子契約サービスを利用して契約締結を行うパターンです。紙の契約書は作成せず、直接システム上で電子契約書を作ります。電子帳簿保存法においては、このように最初から電子データでやり取り（＝電子取引）した書類は、電子データのままでの保管が義務づけられています。電子データを紙に印刷して保管することは認められていないため注意しましょう。

紙の契約書を電子化して、電子契約サービスを利用する場合

紙の契約書に押印をし契約締結を行い、その後にスキャンなどの方法で書類を電子化し、電子契約サービス上に保存を行うパターンです。この場合、電子契約と書面契約の保管両方に対応可能な電子契約サービスを導入するようおすすめします。例えば、電子契約書を導入できない取引先がある場合は、電子契約と書面契約を一元管理できる仕組みがある契約システムが安心です。自社の状況に合わせて柔軟に管理できるサービスを選びましょう。

電子契約書を始めるなら柔軟性の高い電子契約サービスがおすすめ

ここまで、電子契約書の基礎知識やメリット・デメリット、電子契約書の作り方までお伝えしました。電子契約書を導入すると、業務効率化やコスト削減が期待でき、社内のペーパーレス化を推進できます。一方で、電子契約書で取引するには取引先との連携が欠かせません。取引先から理解を得るとともに、場合によっては書面契約と並行して運用する方法を検討すると良いでしょう。

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