電子契約とは、オンラインで電子的に契約を締結する仕組みのことです。従来の契約で用いられていた紙の書類やハンコによる押印などが全て電子化されます。電子書類はメールやクラウドなどを経由して相手方に共有され、契約システム上で締結が行われるのが一般的です。なお、電子契約は紙とハンコを用いた従来の契約と同様に法的な効力を持ちます。

不動産取引の電子化は2022年5月から全面解禁

宅地建物取引業法の改正により、不動産取引は2022年5月から電子化が全面解禁されました。法律が改正される前は、一部の書類のみ書面での交付が必須とされていたものの、以降は全ての書類の電子化が認められています。また、書面への押印義務も廃止されています。

電子契約できる主な不動産契約

現状、不動産業界の契約業務は全面的に電子化が認められています。例えば、今後は以下の不動産契約も電子契約が可能です。

【電子契約できる主な不動産契約の例】

不動産賃貸借契約
不動産売買契約

これらの契約を締結する場合、「不動産賃貸借契約書」「不動産売買契約書」「重要事項説明書」などの書類を交付する必要がありますが、いずれも電磁的方法で発行して構いません。

また、宅地建物取引士による重要事項説明も、一定の条件を満たせばオンラインで実施することが可能です。オンラインで重要事項説明を行うことは、「IT重説」や「オンライン重説」などと呼ばれます。

不動産取引における電子契約の流れ

不動産取引で電子契約をする流れを解説します。以下の3つのステップで契約締結を進めましょう。

Step1.契約書・重要事項説明書の電子交付

初めに、電子化した契約書や重要事項説明書を相手方に共有します。書類を電子的に発行する場合は、トラブル防止の観点から電子契約サービスを利用すると良いでしょう。オンラインで署名を実施する機能が搭載されているため、タイムスタンプにより手続きの履歴が残り、適切な手順に従って契約した事実を記録できます。

Step2.IT重説の実施

オンラインで重要事項説明を実施します。IT重説は対面の場合と同様に、宅地建物取引士が説明を行わなければなりません。また、説明を実施する環境に関して、以下の条件を満たすことが必須です。双方向的なコミュニケーションを確保するために、ビデオ会議ツールを導入しましょう。

双方向でやり取りできるIT環境において実施すること
重要事項説明書などを事前に送付すること
説明の開始前に相手方の重要事項説明書などの準備とIT環境の確認を行うこと
取引士証を相手方が視認できたことを画面上で確認すること
IT重説にトラブルが発生したら中断し、解消後に再開すること

IT重説の実施にあたり、映像・音声を通じて説明内容を問題なく理解できるよう適切な機器やサービスを導入し、環境を整備することが大切です。IT重説の実施方法について、詳しくは国土交通省のマニュアルをご確認ください。

【参考】「ＩＴを活用した重要事項説明実施マニュアル」（国土交通省　不動産・建設経済局不動産業課）

Step3.電子署名による電子契約締結

IT重説が完了し、相手方から内容に同意を得られたら、電子契約サービスを利用して重要事項説明書への電子署名を行います。続いて、契約書への電子署名を行ったら、契約締結が完了です。契約締結後は、電子契約サービスで契約書と重要事項説明書を保管できます。

不動産取引で電子契約を利用するメリット・デメリット

最後に、不動産取引で電子契約を利用するメリットとデメリットをそれぞれ解説します。業務効率化を推進するために、ぜひ電子契約を活用しましょう。

メリット

日程調整をしやすい

オンラインで不動産契約を締結する場合、ビデオ会議ツールを活用していつでもどこでも重要事項説明を実施できるようになります。対面で締結するケースのように、移動時間や距離による制約を受ける心配がありません。スケジュールの柔軟性が高まるため、両者の日程調整をしやすいのが大きなメリットです。

手間が省けてスピーディーに契約できる

不動産契約を電子契約に切り替えることで、契約締結までにかかる時間を大幅に短縮できます。その理由は、紙の書類で手続きをする場合に発生する印刷・製本・封入・発送といった多くの手作業が不要となるためです。業務フローが効率化され、スピーディーな契約業務を実現できるでしょう。

コストを削減しやすい

紙の書類を電子化すると、コスト削減にもつながります。例えば、書類の印刷にかかる「紙代」や「インク代」、書類に貼付する印紙の「印紙税」、書類を発送する「封筒代」や「郵送費」などをカットできるのです。これらの全てのコストが削減されることで、年間で換算すると大きな金額の経費削減を実現できます。

契約書類を検索しやすい

電子契約サービスで保管された契約書類は、システムの検索機能を利用してスムーズに探すことが可能です。日付・取引先名・案件名・金額といった条件を指定するだけで、条件に合致する書類がすぐに見つかります。膨大な紙の書類の中から探すよりも手間を省けるので、管理業務の効率が高まります。

デメリット

インターネット環境の整備が必要になる

電子契約を締結するには、両者ともにインターネット環境を整備しなければなりません。その際は、明確にコミュニケーションが取れるよう、ビデオ会議ツールの通信中に映像・音声の大幅な乱れがない状態を確保することが重要です。IT重説に必要な環境の条件を満たせない場合、電子契約ができない点に留意しましょう。

電子契約サービスの利用には一定の料金が必要になる

電子契約に切り替える場合、電子署名やタイムスタンプの機能のほか、管理機能やセキュリティ機能が搭載された電子契約サービスを導入すると便利です。ただし、電子契約サービスの利用料金が発生することを押さえておきましょう。導入によって見込める業務効率化やコスト削減などのメリットを考慮しながら、サービス利用をご検討ください。

電子契約サービスの導入で不動産取引がスムーズに！

ここまで、不動産業界の電子契約に関する基礎知識をお伝えしました。現状、不動産賃貸借契約や不動産売買契約をはじめとした契約手続きをオンラインで実施できます。電子契約を実現するには、インターネット環境や電子契約サービス導入などの環境整備が必要となります。不動産会社のご担当者様は、電子契約への切り替えにあたり必要な準備を確認してみましょう。

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