不動産賃貸借でも電子契約は可能？契約の流れとメリット・注意点

近年は不動産業界における賃貸借契約の場面でも、電子契約サービスの導入が進んでいます。電子契約とは、電子文書により契約を締結することを指します。従来は紙の契約書で行われていた契約業務を、電子契約を用いてオンライン上で実現できるのが特徴です。

2022年5月以降は、法律の改正にともない不動産の賃貸借契約でも電子契約が可能となりました。この記事では、不動産の賃貸借契約を電子的に締結するメリットや注意点などを解説します。

なお、以下の関連記事では、電子契約の基礎知識を詳しく解説しています。電子契約について基本から確認したい方は、ぜひ本記事と併せてお読みください。

関連記事：電子契約とは？仕組みや流れ、有効性、メリットをわかりやすく解説

不動産の賃貸借契約は電子契約で結ぶことができる？

2022年5月より、不動産の賃貸借契約の電子契約が解禁されました。初めに、賃貸借契約で電子化できる契約書類の種類や、電子契約の流れなどを解説します。

2022年5月から不動産の賃貸借も電子契約が可能に！

不動産業界では、社会のデジタル化などを背景に、2022年5月に改正宅地建物取引業法（宅建業法）が施行されました。法改正にともない、重要事項説明書など一部書類への押印が不要となり、かつ一部書類の電磁的方法による交付が認められるようになりました。賃貸借契約書に関しては電子化が可能となり、徐々に電子契約への移行が進んでいる状況です。

不動産賃貸借契約における電子化可能な書類

2022年5月に施行された改正宅建業法により、不動産業界では一部書類の電子化が認められました。具体的に、以下のような重要書類は電子データで交付することが可能です。

【電子化が可能な重要書類の例】

不動産賃貸借で電子契約を締結する流れ

電子契約で賃貸借契約を締結する場合、以下の流れで手続きが進みます。

このうち、オンラインで重要事項説明を行う「IT重説」は、宅建業法により事業者が守るべき条件が以下のように定められています。

• 重要事項説明は宅地建物取引士が行うこと
• 事前に契約者へ必要書類を送付すること（電子データでも可能）
• 双方向のやり取りができるIT環境を確保すること
• 説明開始前に契約者側の書類やIT環境などの状況を確認すること
• 契約者が宅地建物取引士証を視認できたか確認すること

IT重説を実施する場合は、事業者がこれらの条件を満たさなければなりません。電子契約で賃貸借契約を締結する際は、法的なルールに則ってIT重説を実施しましょう。

不動産賃貸で電子契約を導入するメリット

不動産の賃貸借契約を電子化すると、事業者側・入居者側ともに多くのメリットが期待できます。不動産取引がどのように改善されるのか、それぞれの視点で確認してみましょう。

事業者側のメリット

一連の業務の効率を向上できる

事業者は契約業務の電子化により、契約関係の業務効率を全体的に向上できます。書類作成から契約締結まで電子契約サービスで効率化し、一連の業務プロセスのスピードアップが期待できるでしょう。

印刷・押印・郵送が不要でコストを削減できる

電子契約では紙の契約書で必須だった印刷・押印・郵送が不要となります。紙代やインク代といった印刷にかかるコストのほか、切手代などの郵送にかかるコストまで削減することが可能です。

受注までの期間を短縮しやすい

電子契約では書類のやり取りを電子的に行うため、入居者との日程調整がスムーズになり、かつ郵送によるタイムラグが発生しません。速やかに契約手続きを完了させて、受注までの期間を短縮できます。

契約の管理・確認がしやすい

電子契約のデータは電子契約サービスで容易に検索でき、担当者は情報の管理や確認を効率的に行えます。多数の契約の中から特定の条件を指定して検索することも可能で、契約を管理する業務の効率化を図れます。

新たな客層を取り込みやすい

電子契約は若年層を中心とした客層からニーズがあります。「オンラインで契約手続きを済ませたい」という要望に応えられる社内体制を整えることで、新たな客層をターゲットに取り込みやすくなるでしょう。

ペーパーレス化を推進できる

電子契約サービスを活用すれば、契約業務のペーパーレス化を推進できます。社外からオンラインで契約手続きを進めることも可能なので、リモートワークのような新しい働き方にも柔軟に対応できます。

入居者側のメリット

内見や手続きの手間やコストを軽減できる

近年は賃貸物件の内見から手続きまでオンライン上で完結するサービスが増えてきました。入居者は自宅にいながら内見や手続きに対応できるため、住まい探しの手間やコストを軽減できます。

遠隔や非対面での契約が可能になる

入居者の中には、遠方の地域から引っ越しする方も少なくありません。電子契約ならオンラインで手続きが完結するので、契約手続きのためだけに長距離を移動する負担を避けられます。

契約日を調整しやすい

賃貸借契約の手続きは、事業者と入居者で日程調整を行って日時を取り決める必要があります。電子契約なら入居者が時間や場所の制約を受けにくく、柔軟に契約日を調整しやすいのがメリットです。

契約書の作成・送付が簡単

電子契約では、紙の契約書のような書面への署名押印が不要で、かつ郵送も必要ありません。入居者は煩雑な手続きに対応することなく、かつメールやクラウド経由で速やかに書類を受け取れます。

契約書を保管しやすい

電子契約の場合、入居者側も契約関連の書類を電子データで保管できます。紙の書類を保管せずに済むので、自宅で保管場所を確保する必要がなく、物理的に紛失するリスクを避けられます。

不動産の賃貸借契約で電子契約を導入する際の注意点

不動産の賃貸借契約を電子化する場合は、以下のポイントに注意が必要です。電子契約の導入にあたり、不動産会社が注意すべきことを解説します。

導入前に業務フローを見直す必要がある

電子契約へ移行する際は、既存の契約業務のフローを変更する必要があります。例えば、電子署名法に則った方法で契約を締結し、電子帳簿保存法の要件を守ってデータを保管するなど、重要な変更点を確認しておきましょう。

法的要件を遵守する必要がある

契約書は国税関係帳簿書類に該当することから、電子取引は電子帳簿保存法の要件を満たした環境での保存が義務づけられています。違反した企業はペナルティを課される可能性がある点に注意しましょう。

事前準備を行う

電子契約への移行では、社内外でさまざまな事前準備が必要となります。社内では電子契約サービスやシステムの導入を進め、IT環境の整備に取り組みましょう。また、物件のオーナーに対して事前説明を行い、電子署名の方法などを案内します。このほかに、電子契約をするには入居者の承認が必須となるため、契約前に同意を得なければなりません。

不動産賃貸借契約に便利な電子契約サービスは？

ここまで、不動産業界における賃貸借契約の電子化に関する基礎知識をお伝えしました。賃貸借契約は、電子契約で締結することが可能です。その際、電子契約・契約管理サービス「WAN-Sign」なら、高機能でセキュアな電子契約・契約管理を実現できます。150社以上の金融機関様や200社以上の上場企業様にご利用いただいているおすすめのサービスです。最高水準のセキュリティでの電子契約を低コストで叶えられるのが大きな魅力となっています。賃貸借契約を電子化する際には、ぜひ「WAN-Sign」をご検討ください。

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