電子契約における締結証明書とは？発行するメリットと記載事項
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契約の際、電子文書に電子署名を実施して締結する方法を「電子契約」と呼びます。従来の書面契約と比べて業務効率化やコスト削減の効果が期待できることから、多くの企業で契約業務の電子化が進んでいる状況です。
そんな電子契約では、「電子契約締結証明書（合意締結証明書・締結証明書・契約締結情報）」を発行することも可能です。契約書の原本とは別に、合意に関する情報を出力できるので、確認作業などの業務で役立てられるでしょう。
本記事では、電子契約締結証明書を発行するメリットのほか、発行方法や記載事項、注意点までお伝えします。契約業務のご担当者様は、ぜひ参考にしてください。
なお、電子契約に関する基礎知識は、以下の関連記事で解説しています。電子化のメリットや書面契約との違いについて知りたい方は、こちらも併せてお読みください。
関連記事：電子契約とは？メリット、書面契約との比較とともに解説
電子契約締結証明書とは？
初めに、電子契約締結証明書の概要や、発行するメリット、発行方法を解説します。電子契約締結証明書の基本から確認しましょう。
電子契約締結証明書とは？
電子契約締結証明書とは、電子契約を締結する際、契約当事者の合意を確認するための書類です。電子契約サービスのなかには、電子署名を用いた信用性の高い電子契約を実現するとともに、電子契約締結証明書の発行に対応したサービスもあります。
なお、電子契約締結証明書は電子契約サービスによって呼び方が異なる場合があります。同様の書類が「合意締結証明書」「締結証明書」「契約締結情報」と呼ばれるケースもあるため、押さえておきましょう。
電子契約締結証明書を発行する主なメリット
電子契約締結証明書を発行すると、当事者が契約締結した事実を書類上でも確認できる状態になります。こちらを締結済みの原本に添付して送信すれば、署名情報を容易に検証できるようになります。また、万が一電子契約サービスを利用できなくなった場合に備えられるのもメリットです。
さらには、契約者の氏名や署名日時などの情報を書類として発行することで、初めて電子契約する取引先でも安心感をもって利用できるようになる可能性があります。相手方からの求めに応じて発行しても良いでしょう。このように、電子契約締結証明書は電子契約におけるトラブル防止に役立つ書類です。
電子契約締結証明書を発行する方法
電子契約締結証明書の発行方法は、電子契約システムによって異なります。手順の詳細については、各サービスが案内する発行方法を確認しておくと安心です。ここでは一例として「WAN-Sign」での発行方法をご紹介します。
「WAN-Sign」の電子契約の場合は、原本である契約書が締結完了となった時に、併せて電子契約締結証明書が発行される仕組みです。権限を持つユーザーが設定パネルをクリックして、「電子契約締結証明書ページ追加」の項目を有効にするだけで発行できる状態となります。設定後は、相手方が署名完了メールを受け取るとき、電子契約締結証明書が挿入された契約書PDFが送付されます。取引先の要望に合わせて、簡単に証明書ページが発行可能です。
電子契約締結証明書の記載事項
電子契約締結証明書には、以下の事項が記載されるのが一般的です。ここでは、電子契約締結証明書の主な記載事項をご紹介します。
文書管理番号
対象となる契約書の管理番号やIDが表示されます。どの契約書に対して発行された電子契約締結証明書なのかを確認できます。
文書名（契約名）
対象となる契約書の文書名（契約名）が表示されます。タイトルと併せて、契約書のPDFファイル名が表示されるサービスもあります。
締結関係者の情報
署名者や文書作成者など、電子契約に携わる担当者の氏名が表示されます。また、担当者情報として所属部署名・企業名・会社所在地・メールアドレスなどが併せて表示されるサービスもあります。
締結関係者のアクション、認証方法
対象となる電子契約における認証方法が表示されます。各担当者が契約締結時にどんな種類のアクションを行ったかが記載される部分です。例えば、電子証明書を用いた本人認証方法（当事者型）なら「電子署名」、メールを用いた本人認証方法（立会人型）なら「メール認証」といった形で表示されます。
署名日時
対象となる電子契約の署名日時が表示されます。各担当者の署名日時と、当事者全員の署名が完了した日時がそれぞれ記載されます。
電子契約締結証明書に関する注意点
最後に、電子契約締結証明書に関する注意点をお伝えします。電子契約へ移行する際は、以下のポイントに留意しておきましょう。
契約書の原本の代わりにはならない
電子契約締結証明書は、あくまでも電子契約における合意を確認するための書類です。契約書原本の電子データとは役割がまったく異なる点を押さえておきましょう。
契約書原本には法的効力があり、かつ法的に保存期間や保存方法の要件が定められています。原則として、会社法では10年、法人税法および電子帳簿保存法では7年にわたり保管が必要です。また、電子帳簿保存法では「改ざん防止の措置を取って保存すること」「一定の条件で検索できること」「画面表示や印刷の機器を備え付けること」などが保存の要件となっています。
こうした原本の代用として電子契約締結証明書を保管する方法は認められていないため注意しましょう。契約書原本の保管で法律上のルールを守らない企業は、ペナルティを課される可能性があります。
システムによっては電子契約締結証明書を発行できない可能性もある
電子契約締結証明書の発行は任意であるため、全ての電子契約サービスが発行に対応しているわけではありません。確認作業や取引先との連携のために電子契約締結証明書が必要であれば、発行に対応可能なサービスを選定しましょう。
なお、取引先が電子契約サービスを導入しているパターンでは、自社側でもサービスのアカウント登録をしなければ電子契約締結証明書を発行できない可能性があります。取引先が電子契約へ移行した際、自社で証明書が必要なら事前に発行方法を確認しておきましょう。
「WAN-Sign」で契約書の確認を効率化
電子契約締結証明書は、契約書の原本とは異なる役割があります。契約当事者の合意を確認できるため、発行すると確認作業で役立てられます。契約業務を電子化するにあたり、電子契約締結証明書が必要な場合は、導入予定のサービスでの対応可否をあらかじめ確認しておくと良いでしょう。
電子契約・契約管理サービス「WAN-Sign」なら、電子契約の原本となる契約書を書面に出力する際、電子契約締結証明書を併せて出力することが可能です。電子契約締結証明書を必要とする企業様も安心してご利用いただけます。「WAN-Sign」は低コストで最高水準のセキュリティを備えた、コストパフォーマンスの高さが魅力です。電子契約への移行を検討されているご担当者様は、どうぞお気軽にお問い合わせください。
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