自治体における電子契約の実証実験とは？具体的な流れと支援サービスを紹介

政府によって地方自治体でのDXが推進されるなか、契約業務を効率化し、コストを削減できる電子契約の導入が注目されています。

電子契約で対応可能な契約業務や書類は広範囲にわたるため、一部の範囲で試験的に導入する実証実験を提供しているサービス会社もあります。

この記事では、自治体における電子契約の実証実験について、具体的な内容と流れなどを紹介します。

自治体で電子契約の実証実験を行う目的

電子契約を導入する際、まずは限定的な範囲で実証実験を行うことで、紙による契約締結との効果の差を測定できます。

例えば、電子契約で作業時間をどのくらい短縮できたか、目標の数値にどのくらい近づけたかなどを知ることができるため、結果に応じて本格的な導入を検討できるメリットがあります。

電子契約の需要増加に伴い、電子契約サービスの種類も増えているため、自治体や官公庁に求められるセキュリティ要件を満たしたサービスの選定が必要です。

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自治体における電子契約の実証実験の内容

自治体における電子契約の実証実験について、具体的な内容を説明します。

①契約フローの課題整理

電子契約サービス事業者の担当者によるヒアリングが行われます。既存の契約フローの課題を伝え、電子契約に移行したい書類や適用範囲などを検討します。

例えば、以下のような契約フローにおける課題を洗い出します。

• 契約書の作成
• 契約書の社内確認・修正
• 契約書の製本・押印・締結
• 契約書の保管・管理

事前に契約フローにおける問題点や改善したい業務を洗い出しておくことで、ヒアリングがスムーズに進みます。

②目標とゴールの設定

電子契約に切り替えることで、達成したい目標とゴールを設定します。

• 印刷代や郵送代の削減
• 契約締結までの時間短縮
• 紙の書類の管理工数の削減
• 契約に関わるリソースの最適化

実証実験においては、紙との契約業務と比較しやすい項目を選択し、効果測定まで行います。

③電子契約サービスの運用テスト

電子契約サービスの実証実験を始める際、各部門の担当者に基本的な操作性や注意点をまとめたマニュアルを作成し、共有します。

まずは、一部の書類、限定的な範囲から電子契約に切り替え、実際に業務を行いシステムの使用感を体感します。

職員と併せて締結を実施する企業や事業主からもフィードバックをもらうようにしましょう。

④電子契約サービスの本実装

運用テストの効果測定やフィードバックの結果に基づいて、電子契約の本実装を検討します。

本実装が決まった後は、電子契約の運用設計とルール整備を行い、導入する部門の職員に通知します。

また、取引先の企業への電子契約導入を案内し、サービスの説明や操作方法をまとめたマニュアルを公開しましょう。

電子契約サービスの提供会社と契約を結んだ後、本格的な運用の開始となります。

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総合行政ネットワークLGWANとは

総合行政ネットワークLGWANとは、 地方公共団体の組織内ネットワーク（庁内LAN）を相互に接続し、情報の円滑な流通を可能にする通信ネットワークです。

このネットワークの目的は、地方公共団体同士のコミュニケーションをスムーズにし、効果的な情報共有と活用を促進することです。また、各地方公共団体と国の府省や住民などの間で情報交換を行うための基盤としての役割も果たします。

LGWANは行政専用のネットワークであり、高いセキュリティ水準を維持しており、インターネットとは切り離された閉域ネットワークです。

したがって、自治体で電子契約を導入する際は、LGWANに対応したサービスを選定しなければなりません。

自治体の電子契約の実証実験を支援するWAN-Sign

総合行政ネットワークLGWANに対応した電子契約サービスで、実証実験環境の提供を行なっているのが『WAN-Sign』です。

①WAN-Signで実現できること

『WAN-Sign』は、創業以来4,000社以上の情報資産管理をしてきたNXワンビシアーカイブズが提供する電子契約・契約管理サービスです。

官公庁と自治体に求められる高度なセキュリティ要件を満たしたサービスであり、他にも以下のようなさまざまな特長があります。

• 総合行政ネットワークLGWAN内での利用に対応
• 当事者型署名、立会人型署名の両方に対応
• 電子文書と紙の書面の一元管理が可能
• 自社所有の国内データセンターでの情報管理
• 全国各地の拠点で専任担当者が導入、運用をサポート

『WAN-Sign』は、契約業務を効率化するとともに、印刷代や郵送費などのコスト削減、コンプライアンス強化にも寄与します。

②官公庁・自治体向けの実証実験を受付中

NXワンビシアーカイブズは、日本のデジタル化社会に向け、職員の働き方改革と行政サービスの向上を支援する取り組みとして、官公庁・自治体に対して『WAN-Sign』の実証実験を行なっています。

実験中は電子契約のさまざまな機能を無償で利用することができ、効果を体感したうえで導入を検討できます。

専任の担当者が、電子契約の導入に伴う課題の整理から手厚くサポートしますので、ぜひこの機会に実証実験から『WAN-Sign』を利用してみてはいかがでしょうか。

＞地域のDX推進に貢献する新たな電子契約の手法が分かる資料はこちら

まとめ

この記事では、自治体の電子契約における実証実験について以下の内容で解説しました。

• 自治体で電子契約の実証実験を行う目的
• 自治体における電子契約の実証実験の内容
• 自治体の電子契約の実証実験を支援するWAN-Signの特長

自治体のDXで導入されるITソリューションはさまざまですが、電子契約は紙での契約業務をオンライン上で実現することで業務を効率化し、コスト削減にも寄与します。

官公庁・自治体向けの電子契約サービスの一部は、本実装前にサービスを体験できる実証実験も提供しており、効果を測定したうえで導入を検討できます。

『WAN-Sign』は、総合行政ネットワークLGWAN内での利用に対応可能な、業界最高水準のセキュリティ対策を講じている電子契約・契約管理サービスです。

官公庁・自治体向けに実証実験環境を提供しており、無償で多彩な機能を体験していただけるため、ぜひこの機会に『WAN-Sign』の利用をご検討ください。

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