契約書の管理とは？重要性と主な管理方法、システムの機能・選び方

社内で契約書の管理方法が定まっておらず、管理体制や業務効率に関して課題を抱えている企業が少なくありません。契約書には事業の機密情報が含まれていることから、適切に管理することが大切です。

そこでこの記事では、契約書の管理に関する基礎知識や、具体的な管理方法、管理のポイント、契約書管理システムの選び方などを解説します。社内の契約書の管理を見直したいと考えている担当者の方は、ぜひ参考にしてみてください。

契約書の管理についての基礎知識

まずは、契約書の管理が重要な理由や、管理する契約書の主な情報など、基礎知識を確認していきましょう。

契約書の管理とは？

契約書の管理とは、契約書原本と契約書の情報を管理することを指します。契約書の情報には、具体的に「契約内容」「契約の有効期限」「契約更新の時期」などが含まれます。契約書は、契約期間中に限らず契約終了後も一定期間にわたる管理が必要です。保存期間は「法人税法」「会社法」「電子帳簿保存法」などの法令で定められています。

契約書の保管期間はいつまで？主な書類別の保存期間一覧と保管方法

契約書の管理が重要な理由

契約書は会社にとって重要な機密情報を含む書類です。万が一、管理が行き届かないことによる更新漏れのほか、紛失や破損などがあれば、会社に重大な損害を与える可能性があります。このようなリスクを未然に回避するには適切な方法で契約書を管理する必要があります。リスクマネジメントの観点からも契約書の管理は重要だといえるでしょう。

契約書の種類は多岐にわたることから、部署を問わず契約書を確認する場面は生じます。例えば「取引先との契約書の期限はいつまでだったか、新しい契約を結ぶ際に参考にしたい」といった場面で、データ検索をするだけで必要な情報を速やかに得られたら、業務効率化につながります。このように、業務効率化の面でも契約書管理は重要です。

管理する契約書の主な情報

契約書の管理では、契約書の記載事項を項目ごとに記録した「契約書管理台帳」を作成して行います。管理台帳に記載される主な項目は以下の通りです。

これらの項目は、業界を問わず一般的に多くの企業が管理を行っています。事業内容によっては、上記のほかに「物件名（不動産業界の場合）」「サポート期間（IT業界の場合）」といった項目を追加するケースもあります。

契約書管理を行う主な方法

契約書の管理には「紙の台帳を使用する方法」「Excelの台帳を使用する方法」「システムを使用する方法」などがあります。続いて、契約書管理を行う主な方法を解説します。

紙の台帳を使用した「契約書の管理」

紙の台帳を使用して契約書を管理する方法です。コストもほとんどかからず、特別なスキルも必要ありません。ただし、紙の管理台帳は検索機能がなく、情報の更新作業にも手間がかかります。バックアップが取れず、リモートアクセスできないのもデメリットです。加えて、アクセス制限をかけることが難しいため、セキュリティリスクが高くなります。

Excelの台帳を使用した「契約書の管理」

Excelの台帳を使用して契約書を管理する方法です。Excelは日々の業務で使用しているケースが多いことから、導入コストを抑えやすく、社内に浸透させやすいというメリットがあります。Excelの操作に精通した社員がいる場合、自社の取引のやり方に合わせたオーダーメイドの台帳データの作成も可能でしょう。

その半面、Excel操作に詳しい社員がいない場合は注意が必要です。関数やプルダウン機能のないほぼ手入力の台帳データでは、作業が煩雑でミスが起こりやすく業務効率が下がりかねません。また、Excelにはアラート機能がないため契約書の期限管理の手間がかかります。セキュリティ面においても、パスワード設定によるアクセス制限だけではやや不安が残ります。

このほかに、契約書本体と契約内容の一元管理が難しいというデメリットもあります。契約書の数が多くなればなるほど手入力に時間がかかり、データ量が増えると処理速度が低下するおそれがあります。

システムを使用した「契約書の管理」

契約管理に特化した専用システムを使用して契約書を管理する方法です。「契約書管理システム」とは、契約書管理のための機能を搭載した専用のシステムのことです。検索機能・自動入力機能・契約期限通知機能などを搭載しています。近年は電子契約が普及し、電子帳簿保存法の改正によって電子取引データの保存が義務化された背景から、市場のニーズが高まりました。契約書の作成から管理までを一貫して行えるシステムもあります。

契約書管理システムでは、紙の契約書をデータ化して管理台帳に紐づけることで、契約書の一元管理が可能になります。また、複数人が同時にデータベースにアクセスできるので契約書内容の共有漏れを防止でき、有効期限・更新期限もアラート機能で把握することが可能です。さらに、検索機能で必要な情報へ速やかにアクセスできるため、紙の書類や膨大なExcelデータを探す手間が減り、大幅な業務効率化が期待できます。アクセス制限や通信の暗号化など、セキュリティ対策も充実しています。

一方、システムによっては操作が難しく、覚えるのに時間がかかる場合があるでしょう。また、システムに自社が求める機能が不足していたり、自社の取引方法と合わなかったりする場合、導入後に十分に機能しない可能性があります。

契約書の管理ができていないことで起こり得るリスク

適切な契約書の管理体制が構築できていないと、どのような問題が発生するおそれがあるのでしょうか。ここでは契約書の管理ができていないことで起こり得るリスクをご紹介します。

契約の更新漏れ

社内の文書管理が行き届いていないために契約更新のタイミングを見逃して、更新漏れが発生するおそれがあります。更新漏れによって未契約の状態になると、契約条件に関するトラブルにつながりかねません。

契約書の紛失

特に紙の契約書では、管理の不手際による紛失のリスクが存在します。契約書をファイリングしてキャビネットに保管する際、適切なルールに従って書類を整理していないと、必要な契約書が物理的に見つからなくなるおそれがあります。

情報の漏洩

自社の機密情報が含まれる契約書を適切に取り扱わないと、情報漏洩事故に発展するおそれがあります。万が一、社員や顧客の個人情報が外部に流出すると、企業の社会的信用が損なわれるだけでなく、損害賠償請求や訴訟といった法的措置を受ける可能性があります。

法令の違反

契約書は法令によって保存方法に関するルールが定められています。近年は改正電子帳簿保存法により、契約書を電子データで保存する際のルールが定められました。法令に違反する悪質なケースでは罰則を受ける可能性があるため注意が必要です。

業務効率の低下

資料の検索性が低い方法で契約書を管理していると、業務で必要な契約書を探し出すのが困難になり、業務効率の低下が懸念されます。また、データの手入力が多いために人的ミスが発生し、結果として効率の低下を招いてしまうケースもあるでしょう。

適切に契約書の管理を行うポイント

それでは、契約書を適切に管理するためには、どのようなポイントに注意すれば良いのでしょうか。ここでは適切に契約書の管理を行うポイントを解説します。

誰が管理するか明確に決める

社内で契約書の管理者を明確に定めましょう。契約書の管理者を決める際は、「総務部門や法務部門が社内全体の契約書の管理者となる」「取引を行う部署ごとに契約書の管理者を選出する」といったパターンがあります。

管理台帳を作成する

契約書を適切に管理するためには、管理台帳を作成するのが望ましいでしょう。管理台帳には、契約書の情報を集約して一元管理する役割があります。その際は、管理台帳の機能を備えた契約書管理システム（文書管理システム、契約システムなど）を導入するとスムーズな管理が期待できます。

管理のルールを定める

社内で契約書を管理する際のルールを設定します。具体的には、「書類の保管場所」「社員ごとのアクセス権限」「契約更新時期を確認するスパン」などを定めます。また、全社員がルールを守って運用するために、設定した決まりごとを社内で共有することも大切です。

契約書の管理に契約書管理システムをおすすめできる理由

現状の契約書の管理をさらに効率化して、かつ業務で起こり得るリスクを避けるためにも、契約書管理システムを活用して管理方法を改善すると良いでしょう。ここでは、契約書の管理に契約書管理システムをおすすめできる理由を解説します。

業務の効率化を図れるため

契約書管理システムを導入すると、システムの機能によって従来の手作業や手入力がなくなり、大幅な業務効率化が期待できます。例えば、契約締結の機能も備わったシステムでは、システム上で契約締結を行ったり、社内の契約ステータスをリアルタイムで把握したり、契約の有効期限を自動で通知したりすることが可能です。また、システムによる自動化でヒューマンエラーを低減し、管理業務の正確性を高められます。

リスク管理を強化できるため

契約書管理システムの中には、権限管理や改ざん防止の機能が搭載されているシステムもあり、導入によって社内のリスク管理を強化できます。アカウントごとに詳細に権限を設定できるため、関係者以外の書類の閲覧を防止できます。また、最先端の技術で改ざんを防止する電子署名やタイムスタンプを採用しているものであれば、契約業務の信頼性を高めることが可能です。

セキュリティが強化されるため

契約書管理システムにはセキュリティ対策の機能が搭載されています。例えば、IPアドレス制限によって社外からのアクセスを防止したり、バックアップを行ってデータを保護したりできるため安心して利用できます。システム提供会社によっては、プライバシーマークや各種セキュリティ認証を取得しているため、適切な情報管理体制のもとで運用できます。

契約書の管理システムの主な機能

効率的な契約書の管理にはシステムの導入がおすすめです。ここでは、契約書の管理システムの主な機能をご紹介します。

契約書の電子データ化

スキャニングやPDFデータのアップロードなどで、紙の契約書を電子データ化できます。なかには紙の契約書のデータ化（スキャン）代行サービスがあるシステムもあります。

契約書の検索

電子データ化された契約書はデータベースに保存されています。そのため、「契約者名」「相手方」「締結日」「署名完了日」「有効期限」などの情報で素早く検索できます。

管理台帳の作成

契約書データから「文書名」「相手方」「締結日」などの情報をピックアップして、管理台帳を作成できます。

契約書の更新期限管理

契約書の更新期限をシステム上で管理できます。また、通知メールなどで更新の時期を知らせるリマインド機能を搭載したシステムもあります。

契約書のバージョン管理

システムでは契約書データを変更・削除した場合にも、バージョンごとに保存管理しています。変更・削除履歴を確認したり、「だれが」「いつ」「どの文書に」変更を加えたかの操作ログをチェックしたりできます。

契約書のアクセス権限管理

個々の社員ごとに、契約書のアクセス権限や「編集」「承認」などの役割を細かく設定できます。情報漏洩や不正アクセスなどのリスクを防止します。

関連する契約書の紐づけ

親契約と子契約、個別契約と覚書など、関連する契約書を紐づけて管理できます。契約の正確な内容の把握に役立ちます。

契約書管理システムを選ぶポイント

契約書管理システムを選ぶ際は、以下のようなポイントをチェックすることが大切です。自社に最適な契約書管理システムを選びましょう。

使いやすさ

契約書管理システムは使いやすいことが重要です。基本操作が難しすぎて一部の社員しか使いこなせないようなシステムは避けておきましょう。その一方で、充実した管理機能を求めると操作が複雑になる部分もあるかもしれません。その場合は、わかりやすいマニュアルの有無、問い合わせ窓口やヘルプデスクの利用のしやすさなどもチェックして、困った時は直ちに相談・解決できる体制の整ったシステムを選ぶようにしましょう。

セキュリティ

契約書管理システムのセキュリティには、会社の財産であり重要な機密書類でもある契約書を守る重要な役割があります。「アクセス権限を管理する機能が搭載されているか」「操作ログ管理の精度は高いか」など、システムのセキュリティ体制も確認しましょう。

その際、データの暗号化や不正アクセス防止など、サイバー攻撃対策の有無も注目すべきポイントです。情報漏洩事故が起こってしまうと、これまでに築き上げてきた会社の信用が失墜し、損害賠償などの訴訟トラブルに発展する可能性があります。自社のリスクヘッジのためにも、セキュリティ体制のチェックは必須です。

サポート体制

契約書管理システムの導入にあたって、「スムーズに移行できるか」「新システムを浸透させるためにどんな支援を得られるか」などの観点でサポート体制をチェックしましょう。導入から運用まで、手厚いサポート体制が整っているシステムを選ぶと安心して導入できます。

費用

システムの導入費用で注意すべき点は、標準搭載の機能の充実度です。例えば「契約書の検索機能」「アクセス権限の管理機能」「セキュリティ機能」といった基本機能がオプションとなっていた場合、機能をプラスするごとに追加料金がかかってしまいます。必要な機能が料金プランに含まれているかに着目してみましょう。

電子契約機能の有無

契約書管理システムに電子契約機能が搭載されていれば、システム上で契約の締結・管理まで一貫して行えます。契約書の作成から締結・管理までを一元管理できると、契約業務の効率化を実現し、さらに紙媒体のような郵送料や印紙代もかからないため、コスト削減効果も期待できます。すでに電子契約を導入済みの場合は、外部システムと連携できるかどうかを確認するようにしましょう。

紙の管理・電子化代行機能の有無

書面の契約書をシステム上の管理台帳で一括管理するには、契約書を電子データ化する作業が必要になります。しかし、紙の契約書の数が多いとその分多くの手間と作業時間がかかり、人件費などの管理コストが増加してしまうでしょう。

そのため、紙の契約書の量が膨大な場合は、書面契約の電子化サービスのあるシステムがおすすめです。電子化作業の外注によりスムーズなシステム導入につながり、ペーパーレス化を推進できます。

まとめ

ここまで、契約書の管理に関する基礎知識や、具体的な管理方法、管理のポイント、契約書管理システムの選び方などを解説しました。契約書の管理は、機密情報を含む契約書の紛失や情報漏洩を防止するために重要な業務です。なかでも専用システムを活用した方法は、業務の効率化やリスク管理の強化につながるためおすすめできます。

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