APIとは「システム同士がやり取りをするための、システム間の共通言語」のことです。共通言語としてAPIを用いることで、異なるシステム同士が連携できるようになります。各システムにはそれぞれの得意分野があります。例えば、ビジネスシーンでは「基幹業務に特化したシステム」「営業支援に特化したシステム」「顧客管理に特化したシステム」などが用いられているでしょう。これらのシステムがAPIでシステム連携すると、相互補完によって幅広い業務範囲をカバーできるようになり、業務効率や利便性の向上が期待できます。

APIのシステム連携の仕組み

APIのシステム連携は、「リクエスト（＝要求）」と「レスポンス（＝応答）」を行うことでやり取りする仕組みとなっています。まず利用者側のシステムがAPIへリクエストを行うと、提供者側のシステムは受け取ったリクエストに対して処理を行います。こうして提供元の処理の結果がAPIを通じて利用者側のシステムへ返されるという仕組みです。

APIのシステム連携でできることを電子契約・契約管理サービス「WAN-Sign」で解説

ここでは、APIのシステム連携で実現できることを、電子契約・契約管理サービス「WAN-Sign」の具体例を用いて解説します。

「WAN-Sign」は、電子署名・文書管理・契約管理などの分野に特化したサービスです。API連携の機能を搭載し、幅広い外部システムとデータのやり取りに対応できます。その際は、以下でご紹介する具体例のように、外部システムと機能面で連携し、より利便性を高めることが可能です。

ワークフローシステムとのAPI連携

ワークフローシステムと「WAN-Sign」のAPI連携によって、電子署名のワークフローを既存のシステム上で一元管理することが可能です。その際は、ワークフローシステムから署名依頼が行われ、「WAN-Sign」で署名の処理が実施される仕組みとなっています。ワークフローシステム上で署名を完結できるので、ユーザーは署名の都度「WAN-Sign」にアクセスする手間がなくなり、操作がシンプルになります。

人事管理システムとのAPI連携

人事管理システムと「WAN-Sign」のAPI連携によって、システムに登録された社員の最新情報をWAN-Sign のユーザー情報へ自動で反映させることが可能です。人事管理システムに登録された社員の名前や所属先の情報に応じて、WAN-Sign のユーザー情報が更新される仕組みとなります。データ連携によって、毎年の組織変更の度に数十名～数百名のユーザー情報を手作業で入力・修正する手間を省けます。

また、WAN-SignとAPI連携することで、人事管理システム上の登録情報や従業員情報を基に、「雇用契約書」や「誓約書・同意書」といった社内文書の電子契約の自動化も可能となります。

発注システムとのAPI連携

発注システムと「WAN-Sign」のAPI連携によって、発注システムで出力した書類にそのまま電子署名を行い、送付できます。システムで出力した書類をいちいち「WAN-Sign」にアップロードして署名依頼および署名する手間がなくなり、文書作成・電子署名・送付までを一つのシステム上で完結できます。書類の出力と電子署名がシームレスに行えるようになり、業務効率化が期待できるでしょう。

APIのシステム連携の主なメリット

APIのシステム連携を活用すると、以下のメリットが期待できます。契約業務をはじめとした業務の効率化へ向けて、APIのシステム連携を活用してはいかがでしょうか。

開発コストを削減できる

APIのシステム連携を利用すれば、既存のシステムに必要な機能を組み込むだけで、容易に業務改善が可能となります。必要な機能を搭載したシステムを一から開発するよりもコストを削減できます。

迅速にサービスを展開しやすい

APIのシステム連携で他社のサービスと相互補完することで、幅広いサービスを迅速に展開できるようになります。ニーズに応じてサービスを短期間で提供できるようになるのが大きな魅力です。

データの連携に関わる業務を効率化できる

APIのシステム連携により、リアルタイムでシステム間のデータを連動させることが可能です。顧客・社員の情報、注文数と在庫数などを連動させて、複数のシステムへ即座に最新のデータを反映できます。

連携先の最新データを活用できる

APIのシステム連携は、連携先のデータを常に最新の状態に保つ上でも役立てられます。連携したシステムから定期的に最新データを取り込み、データベースに反映させることで、質の高いリストを維持できます。

ユーザーの利便性や顧客満足度の向上につながる

APIのシステム連携によってサービスの機能が充実すると、ユーザーの利便性が高まり、顧客満足度の向上につながります。また、開発コストの削減によって自社サービスの提供価格を抑えやすくなる点もポイントです。

セキュリティレベルが向上する

APIのシステム連携は、SMS送信による二段階認証のようなセキュリティ対策の分野でも活用されています。セキュリティレベルを向上させ、ECサイト・SNS・Webサービスで懸念される不正アクセスの防止に貢献します。

新しいビジネスモデルを創出しやすい

APIのシステム連携は、開発効率の良さや拡張性の高さが魅力です。さらに、自社のシステムを他社のシステムと連携させることで、既存のビジネスの枠組みを超えた新規サービスを創出できる可能性が広がります。

APIのシステム連携の主な注意点

APIのシステム連携には、いくつかの注意点があります。導入の際はこれらを踏まえて運用することが大切です。

強固なセキュリティ対策が必要になる

API連携では「APIキー（＝アプリケーションやユーザーの認証情報）」や「シークレットキー（＝セキュリティ確保のための認証情報）」などの重要な情報を取り扱います。不正アクセスを防ぐためには、社内でセキュリティの強化や情報管理の徹底が不可欠です。

一定の利用コストがかかる

API連携は、サービスによっては一定の利用コストがかかるケースがあります。有料のサービスを利用する場合は、API連携によって発生するランニングコストとパフォーマンスを踏まえて導入を検討しましょう。

一定の専門知識が必要になることがある

自社でAPI連携を実装する場合は、ITの専門知識やスキルを求められます。社内にシステム部門がない場合やIT人材を確保していない場合は、外部企業の専門家へ相談してサポートを受ける必要があります。

ただし近年では、専門的知識がなくても導入しやすいローコードツールやノーコードツールが多く発売されており、これらの製品と連携できるシステムを選べば、必要な知識のハードルは下がります。なおWAN-Signの場合、ReckonerやYoomなどの製品とシステム連携が可能です。

まとめ

ここまで、APIのシステム連携に関する基礎知識や、システム連携の具体例、メリット・デメリットなどをお伝えしました。APIは「システム同士がやり取りをするための、システム間の共通言語」として用いられています。API連携によって、それぞれのシステムが持つ得意分野を組み合わせて、相互補完によって幅広い業務範囲をカバーできるようになります。

今回ご紹介した具体例のように、電子契約・契約管理サービス「WAN-Sign」はAPI連携の機能を搭載し、既存のシステムとの組み合わせによって業務効率化の効果を高めることが可能です。現状の契約業務に課題を感じている場合は、既存のシステムと「WAN-Sign」のAPI連携により、業務改善を図りましょう。

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