契約書をペーパーレス化する方法は？電子化のメリットと注意点

昨今、様々な企業で対応を余儀なくされているのが、「ペーパーレス化」です。ペーパーレス化はこれまで紙で作成・管理していた各書類を電子データに置き換えることで、コスト削減や業務の効率化を図る取り組みです。

この記事では、ペーパーレス化に関する基礎知識やメリット、推進する上で気を付けておきたい注意点を説明します。最後までぜひチェックしてください。

ペーパーレス化に関する基礎知識

まずは、ペーパーレス化に関する基礎知識を確認していきましょう。

ペーパーレス化とは？

ペーパーレスの意味を端的に示すのであれば「紙を利用しないこと」です。具体的には企業においては、それまで紙媒体で活用していた書類をデータとして活用・保存することを指します。

近年、一般社会においては、紙の本や雑誌は電子書籍として読まれるようになってきました。また、ライブやコンサートのチケットも紙から電子チケットに変わってきています。さまざまな業界でペーパーレス化は進んでいるのです。

ペーパーレス化が必要とされる理由

ペーパーレス化は、主に以下3点の理由から必要とされています。

ビジネス観点での理由

文書を電子化することで、業務効率の向上や、各コストの削減、文書のセキュリティ強化などのメリットがあります。また、ペーパーレス化により、情報をデータとして活用しやすくなるため、データを分析しやすくなったり、AIなどの活用もしやすくなったりするというメリットがあります。

法律観点での理由

2022年、電子帳簿保存法が改正されました。現在、電子取引で受け取った電子データについては、電子データのまま保存することが原則となっています。

例えば、請求書や支払い案内書などの文書について、メールを介してPDFなどの電子データで受け取った場合、受け取った側は電子帳簿保存法に即した方法で電子データのまま保存することが必要となります。このように、法律の観点からも電子データへの対応は必要になっています。

環境観点での理由

ペーパーレス化は環境保護の観点からも必要です。

紙の原料は木の繊維であるため、紙を大量生産するために大規模な森林伐採が行われてきました。森林は二酸化炭素を酸素に変えるため、森林伐採は地球温暖化に悪影響です。地球温暖化を食い止めるためにも、なるべく紙を使わない形での企業活動が求められています。

企業のペーパーレス化の現状

ペーパーレスに関する取り組みはさまざまな業界で推進されています。ペーパーレス化に関する取り組みを定点観測している企業が、ペーパーロジック株式会社です。

同社が東京に本社を構える企業の役員107名を対象に行ったアンケートによると、約6割の企業が2023年にペーパーレス化を推進しているとのこと。また、社内のペーパーレス化を課題と実感しているのは半数を超える結果となりました。

出典：ペーパーロジック株式会社「【ペーパーレス化に伴う2024年度予算調査】約6割の企業が「2023年にペーパーレス化」を推進　引き続き59.3%が、「2024年度にペーパーレス化システム導入のための予算配分」を予定/検討」

https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000089.000023701.html

契約書をペーパーレス化する方法

契約書をペーパーレス化する方法は主に2つあります。

電子契約システムを使用する

最も有効なのがシステムを使用する方法です。電子契約システムでは、契約書の作成と社内回覧、取引先への送付、締結、原本保管など、一連の契約業務をすべて電子化することができます。デジタルでの署名やタイムスタンプ押印、アクセスの権限も付与することができるため、改ざんなども防ぎやすく、セキュリティ面でも安心できます。

契約書をスキャナでPDF化する

システムを導入するにはコストが発生するため、単に紙で締結した契約書をスキャンしPDFファイルとして保存しておくということもひとつの手です。しかしこの場合、PDFファイルは単なる写しであるため、原本である紙は保管しておかなければなりません。

契約書をペーパーレス化するメリット

ペーパーレスに対応することで、コストを削減するだけでなく、業務効率を上げることも可能です。ここでは、ペーパーレス化のメリットを紹介します。

コストや手間を削減できる

紙にかかるコスト

紙は、印刷・保管・郵送・用紙代など、さまざまなコストが発生します。デジタル化すればこれらの作業が不要になるため、大幅なコスト削減が可能です。

収入印紙代

紙には、収入印紙代も発生します。経済取引等にともない、契約書や領収書などの文書を作成した場合、その文書に印紙税が課税されます。印紙税の納税は、収入印紙を購入し、紙に貼り付ける形で行います。

この印紙税、実は電子契約など電子化した文書には課税されません。印紙税はものによっては数十万円にも上ることから、電子化により多くのコストカットができます。

修正や共有、検索にかかる手間

紙の文書は、修正や共有、検索などの契約書管理に手間がかかります。「あの契約書どこに保管してあったっけ？」と探している時間を削減できるようになれば、他の業務に労力を割けるようになります。電子化した書類であれば、検索ですぐにアクセスできるようになるので、こうした手間を削減できる点はメリットです。

柔軟な働き方の実現につながる

昨今ではテレワークなど、場所に縛られない働き方が増えてきました。電子化していればパソコンとネットワーク環境さえあれば書類にアクセスできるようになるので、オフィスに出社しなくて済む、多様な働き方の実現につながります。

安全性の向上やコンプライアンス強化につながる

電子化した書類は、パスワード認証や各種システムを用いることで、安全性を向上することができます。また、紙と異なり、誰がいつアクセスや修正を行ったかを記録するようなシステムもあり、コンプライアンス強化につながるのもメリットです。

契約締結の迅速化につながる

契約を締結する際、会社内で稟議を回覧する必要があります。紙の稟議における業務フローでは、関係する社員が出社して稟議書に押印し、次の人に渡す必要があります。しかし、電子化されていればシステムが回覧してくれるため、パソコンで書類を確認して承認するのみです。出社せずに承認を進行できるため、契約業務に関するワークフローが迅速になります。

企業のイメージ向上につながる

ペーパーレス化は環境負荷を軽減できることから、世界全体で推進されています。乗り遅れていると「環境のことを考えていない古い企業」というイメージがついてしまうおそれがあります。

契約書をペーパーレス化する際の注意点

契約書をペーパーレス化するためには、ペーパーレスに関する規程を理解したうえで、契約相手先にも了承を得て進める必要があります。ここでは進める上での注意点を説明します。

一部の契約書はペーパーレス化が認められていない

以下の契約書は電子化が認められていないため注意が必要です。

任意後見契約書

任意後見人と立てる場合に締結する契約書です。公正証書によらなければならないという規定があるため、電子化できません。

事業用定期借地権設定のための契約書

事業用に用いる建物を所有する目的で、土地を賃貸する場合に締結する契約書です。公正証書によらなければならないという規定があるため、電子化できません。

農地の賃貸借契約書

農地や採草放牧地を賃貸する場合に締結する契約書です。書面の作成が必要とされており、電子化してよいという規定がないため電子化できません。

企業担保権の設定又は変更を目的とする契約

企業担保権とは、株式会社が発行する社債について、その会社の総財産を一体として担保の目的とする物権のことです。この担保権を設定する場合も電子化できません。

契約相手の同意を得る必要がある

契約書のペーパーレス化には、契約相手の同意が必要です。慣れ親しんだ紙の契約書から変更するとなれば、契約に懐疑的になってしまう相手が出てくる場合があります。自社が利用する電子契約システムがどういったものなのかなど、説明する必要があるでしょう。

セキュリティ対策を厳重に行う必要がある

紙は紛失・盗難などのリスクがありますが、データも同様に外部からの悪意のあるアクセスに晒されるリスクがあります。こういった対策を行うためには、電子帳簿保存法等の諸法令の要件をクリアしたシステムを選ぶとともに、従業員にセキュリティ対策の教育を行う必要があります。

スキャナ保存には一定の保存要件がある

電子帳簿保存法では、「資金や物の流れに直結する重要書類」と「それ以外の一般書類」に分けて、それぞれスキャンする上での要件が定められています。要件は細かく設定されているため、これも電子帳簿保存法などの諸法令の要件をクリアしたシステムを選ぶようにしておくのがよいでしょう。

まとめ

今回は、ペーパーレス化について説明しました。

ペーパーレス化は全世界で推進されている大きな潮流です。推進することで業務効率アップなどのメリットがあることから、できることから対応を始めましょう。

なお、その際は電子帳簿保存法に即した対応が求められます。電子契約サービスを利用すれば、これらの法対応に準拠した運用が可能となります。

電子契約サービスの中でもおすすめなのが「WAN-Sign（ワンサイン）」です。WAN-Signは、創業以来4,000社以上の機密書類を管理してきたＮＸワンビシアーカイブズが提供するサービスです。電子署名法や電子帳簿保存法に準拠した電子契約システムを持ち、既存の書面契約の一元管理などのソリューションを実現し、高度なセキュリティ体制で文書管理をサポートします。

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