【初心者向け】電子契約の7つの導入ステップ！運用をスムーズに実現する方法

（更新日：2023年12月25日）

書面での契約をデジタル化してオンライン上で完結したい場合、電子契約サービス導入の検討が必要です。 

電子契約の導入に伴い、電子契約サービスの選定から運用までのフローにおいて、社内ルールの策定や取引先への通知などの準備も必要になるため、最低限の知識を得ておくことが重要です。 

この記事では、電子契約の導入方法がすぐに分かる7つのステップや、運用をスムーズに実現する方法を紹介します。

電子契約の導入に必要なものとは

電子契約をビジネスに導入する場合、サービス選定から導入まで最短即日で済ませることができます。

ただし、電子契約サービスの導入に伴い、既存の業務フローを再構築する必要もあるため、事前に社内で導入目的を明確化し、電子化する契約業務を洗い出しておくことが重要です。

また、社内ルールの策定や取引先への通知なども行うことで、トラブルの少ないスムーズな運用につなげられます。

そのため、十分な期間を設けたうえで計画的に電子契約の導入を進めることが大事です。

電子契約の導入が企業にもたらす効果

電子契約は、従来の『紙＋押印』での署名・締結とは異なり、『電子データ（PDF）』へ『電子印鑑＋電子署名＋認定タイムスタンプ』で署名・締結を行い、その処理はオンライン上で完結します。

電子契約を導入した企業では、以下のようなさまざまな効果がもたらされます。

• 印紙税・郵送費等諸経費（印刷、郵送、ファイリングの手間とコスト）が削減できる
• 契約書の署名依頼から締結までの進捗状況を可視化できる
• 紙の契約書の保管スペースを確保する必要がなくなる
• 各種権限・制限の設定でコンプライアンスを強化できるなど

契約書のペーパーレス化を促進する電子契約は、昨今において多種多様な業界・業種の企業で導入が進んでいます。

そのため、自社の契約業務のDX化に役立つだけではなく、さまざまな取引先と契約において幅広い選択肢を持って対応することが可能となります。

電子契約のわかりやすい導入ステップ

ここからは、電子契約を導入する企業の担当者に向けて、導入ステップを7つに分けて分かりやすく説明します。

①導入目的の明確化

電子契約には、書面での契約にはないさまざまなメリットがあるため、企業ごとに導入目的が異なります。

自社の契約業務において、どのような目的を達成したいかを事前に明確化しておくことで、電子化する書類や電子契約サービスの選定を進めやすくなります。

例えば、電子契約の導入目的は以下のようなものです。

• 紙の書面の管理コストを削減したい
• 郵送や印刷にかかる手間を省きたい
• 他社サービスと連携して文書を管理したい
• さまざまな種類の書面を電子化したい
• 電子書面と紙の書面を同じシステムで管理したい

これらの導入目的を言語化してリストアップし、判断軸としましょう。

②法務担当者への説明

電子契約では、取引先とのトラブルを避けるため、各法律や制度を遵守した運用が必要不可欠です。

そのため、電子契約に対応させる書類によっては、既存の文面を変更する必要があり、法務部や法務担当者と連携して法的な有効性を持たせる必要があります。

電子契約の導入に伴うワークフローの変更においても、法務担当者の協力は不可欠なため、早い段階から相談しましょう。

＞＞電子契約の法的効力とは？定義や注意点を紹介

③電子契約に対応する書類の選定

業務フローを改善したい書類や業務効率化を図りたい書類を選定し、そのなかでも重要度の高い書類から文面の確認や変更などを行っておきましょう。

ただし、電子契約を初めて導入する企業では、全ての書類を電子契約に移行させることで混乱を招くケースもあります。そのため、社内文書のみ、一部の部署のみといった限定的な導入から検討することも視野に入れましょう。

電子契約で特に利用される書類は、業務委託契約書や秘密保持契約書、発注書、申込書、発注請書などです。法務担当者と連携を取りながら、電子契約に対応可能な書類を選定します。

任意後見契約書や事業用定期借地権設定のための契約書、企業担保権の設定又は変更を目的とする契約書などは電子契約に対応できないため注意してください。

④電子契約サービスの選定

電子契約サービスは、各社で対応可能な署名方法や機能性、費用などが異なります。

以下は、自社に最適な電子契約サービスを見つける際の選定ポイントです。

• 対応している署名形式（当事者型、立会人型）
• 1送信あたりのコスト
• 電子帳簿保存法の対応の有無
• タイムスタンプの有無による非改ざん性の高さ
• 電子文書と紙文書の一元管理機能の有無
• セキュリティ機能の有無（データの暗号化、アクセス制御、二要素認証、データセンターの保全体制など）
• 無料のお試し期間の有無
• ビジネスニーズに合わせたカスタマイズ性の高さ
• 他社サービスとの連携性
• オンボーディングサービスの有無
• アフターサポートの充実度

電子契約サービスに詳しい担当者がいない企業では、導入前から導入後まで専任の担当者が付く電子契約サービスを選ぶことがおすすめです。

＞＞電子契約システムの基本的な機能と選び方を紹介

⑤電子契約サービスの運用ルール策定

電子契約サービスの導入に伴い、契約書作成から承認、署名、保管までのプロセスを明確に整理しておきます。

その後、社内で運用ルールを整備しておく必要があります。例えば、契約書の作成や承認の手順、保管期間などのルールを明確に定め、社内向けに分かりやすいマニュアルを用意する、説明会を開催するなどして対応しましょう。

また、専用システムへのアクセス権限や契約書の署名権限、操作権限なども適切に設定することが重要です。

⑥電子契約導入のアナウンス

取引先に電子契約を導入する旨を通知し、詳細な説明を行う必要があります。

例えば、変更させる契約フローに加えて、電子契約の法的有効性や、導入に伴う取引の効率化、迅速な契約締結、データの保護などのメリットがあることを伝えます。

さらに、導入の予定日程や段階的な導入計画を示し、取引先が準備を進めるために必要な情報も提供することが大事です。

導入に関する質問や疑問に対する問い合わせ先、サポート体制などもシステム導入前に明確に伝えておきましょう。

⑦電子契約サービスの導入

電子契約サービスを導入した後、本格的に運用する前に契約書作成から承認までのプロセスでクローズドテストを行います。

利用者に対して操作や機能性に関するフィードバックを収集し、意見や要望を考慮して設定の見直しやマニュアルの改善につなげます。また、電子署名の付与やセキュリティ機能の確認なども行い、総合的に評価します。

プロジェクトチーム内でのクローズドテストが終わった後、先行導入部門への導入から進め、その後、全社システムとして利用範囲を広げましょう。

電子契約の導入と運用をスムーズに実現する方法

電子契約を初めて導入する際や全社展開をする際、対内的・対外的に電子契約サービスがスムーズに浸透するような体制の構築や取り組みが必要です。

ここでは、具体的な準備や対処について詳しく紹介します。

①対内的な周知と運用体制の構築

電子契約の導入に伴い、これまでとは異なる契約締結フローを理解する必要があります。

自社においては、電子契約サービスの使い方をまとめた導入マニュアルを作成して、自社内担当者によるレクチャーの場を設けるなどの取り組みが重要です。

電子契約に精通したリソースが自社にいない場合には、電子契約サービス事業者（ベンダー）による導入サポートの利用を検討しましょう。

②取引先への説明と交渉

紙の契約から電子契約に移行するには、取引先の理解と同意が不可欠です。

そのため、取引先へ電子契約の仕組みや導入メリット、運用方法を事前に説明し、導入におけるトラブルを回避する必要があります。

自社と同様に取引先に対しても導入マニュアルを作成し、スムーズに受け入れてもらえるように取り組むことが求められます。

導入マニュアルの共有と併せて、専門家による説明会を実施して具体的な活用方法を浸透させる取り組みも効果的です。

③内部統制機能があるシステムを導入する

電子契約の導入に併せてITガバナンスを促進したい場合、内部統制機能付きの電子契約サービスの利用が推奨されます。

例えば、文書ごとや部門単位でフォルダのアクセス制限ができる機能や、署名依頼前の承認作業を設定できるワークフローのカスタマイズ機能などが内部統制に役立ちます。

内部統制機能は、追加費用が必要なオプションとして提供されるケースが多いですが、電子契約・契約管理サービスの『WAN-Sign』なら無料で利用可能です。

④システム連携が豊富なシステムを導入する

電子契約サービスは、外部システムとの連携でさらに利便性が高くなります。

例えば、電子契約サービスと顧客管理システムを連携した場合、顧客データの参照・入力・移行などをシームレスに行えるため、業務効率が向上します。ワークフローシステムと連携させた場合、社内稟議が終わった書類をスムーズに契約へ移行させることが可能です。

電子契約サービスによって連携可能なシステムが異なるため、導入前に確認しておく必要があります。

導入サポートが手厚い電子契約・契約管理システム『WAN-Sign』

ＮＸワンビシアーカイブズが提供する電子契約・契約管理サービス『WAN-Sign』では、専任の営業担当者とサービス担当者による手厚い導入・運用サポートを無料で行っています。

導入から運用に至るまで営業担当者が直接訪問にて丁寧にサポートし、サービス担当者が社内外を問わずスムーズな導入を支援する説明会を実施します。

誰でも操作方法がわかるマニュアルや有人のカスタマーサポートも提供するため、導入後のサービス定着も安心です。

『WAN-Sign』は無料プランから電子契約や文書管理に関する多彩な機能を備えており、非常に優れたコストパフォーマンスを発揮します。

そのため、特定の部門や一部の契約書から電子契約をスモールスタートしたい場合でも、最適なコストで導入できます。

まとめ

この記事では、電子契約の導入ステップに関して以下の内容で詳しく解説しました。

• 電子契約のわかりやすい導入ステップ
• 電子契約の導入と運用をスムーズに実現する方法
• 導入サポートが手厚い電子契約・契約管理サービス『WAN-Sign』

電子契約の導入にあたって、導入タスクの洗い出しや導入スケジュールの作成、業務の再設計や社内規定の整備、運用マニュアルの作成、導入説明会の実施など多岐にわたる準備が必要です。

電子契約をトラブルなくスムーズに導入し、社内外での定着を促進したい場合は、電子契約サービス事業者の導入サポートを活用することが望ましいです。

電子契約・契約管理サービスの『WAN-Sign』なら、専任の営業担当者とサービス担当者による手厚い導入サポートを無料で受けられるため、スムーズな運用が実現します。

導入ポイントを的確におさえたマニュアルの提供や、電子契約に精通した担当者による説明会の実施で、取引先とのトラブルのない電子契約の導入をサポートします。

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