電子契約を導入する企業が増加する理由として挙げられるのが「脱ハンコ」の流れです。インターネットの普及以降、業務でもペーパーレス化が進んでいましたがコロナ禍で加速しました。電子契約は、紙に印刷する書類契約よりも手間がかからず、効率化が見込めます。また、紙の使用量が抑えられ、コスト削減や環境保全にもつながります。

コロナ禍でリモートワークが普及し、紙の契約書に押印するためだけに出社するのは非効率だという意見が広まりました。そこから「脱ハンコ」の流れが強まり、どこでも契約ができる電子契約を導入する企業が増えました。

さらに、国も電子契約の普及を後押ししています。日本の法律は書面による契約を前提として設計されていましたが、近年政府は電子帳簿保存法や電子署名法、e-文書法などの法律を整備して、書面の代わりに電子データの保存も認めるなど、電子契約を導入しやすい環境を整えています。書類のやり取りが多いイメージがある官公庁においても、押印廃止の動きが加速しています。

電子契約の導入が企業にもたらすメリット

電子契約は、従来の『紙＋押印』での署名・締結とは異なり、『電子データ（PDF）』へ『電子印鑑＋電子署名＋認定タイムスタンプ』にて署名・締結を行います。処理はオンライン上で完結することが特徴です。

電子契約を導入した企業では、以下のようなさまざまな効果がもたらされます。

印紙税・郵送費等諸経費（印刷、郵送、ファイリングの手間とコスト）が削減できる
契約書の署名依頼から締結までの進捗状況を可視化できる
紙の契約書の保管スペースを確保する必要がなくなる
リモートワーク中もスムーズに契約書の処理を行いやすくなる
各種権限・制限の設定でコンプライアンスを強化できる　など

契約書のペーパーレス化を促進する電子契約は、昨今において多種多様な業界・業種の企業で導入が進んでいます。そのため、自社の契約業務のDX化に役立つだけではなく、幅広い取引先との契約において対応できる選択肢を増やすことができます。

特にクラウド型のサービスであれば導入もしやすいため、初めて導入する企業にもおすすめです。

電子契約の導入方法の主な種類

電子契約の方法にはいくつかの種類があります。それぞれメリットや注意点があるため、違いを理解したうえで電子契約の導入を進めましょう。

メールやビジネスチャットで契約する

お互いの同意があれば、電子メールのやり取りだけでも電子契約は成立します。遠方にいる相手に対してもメールアドレスを知っていればスムーズに契約を締結できるため、使用している方も多いのではないでしょうか。

しかし、メールで契約書を取り交わすと改ざんされるリスクがあります。相手にとって有利になる契約を結んでしまい、大きなトラブルにつながる可能性もあります。仮に、メールで契約書を送付する場合はメールの改ざんの検知などの機能があるツールを使用することが推奨されています。

文書作成ソフトを使って契約書を送信する

WordやExcelで作成した契約書類を電子データで相手に送る方法です。WordやExcelには契約書のテンプレートがあり、手軽に作成できます。作成した電子契約書はPDFファイルで保存、メールやチャットで送信することで相手も確認できるようになります。

しかし、システムの機能上簡単に改ざんされやすく、セキュリティ面での信頼性は高くありません。いつ誰が署名したか履歴が残らないことから電子署名の書き換えが容易にできるため、本人性を担保するのが難しいといえます。

電子契約システムを導入する

電子契約システムを用いた契約の場合、契約書の文書ファイルを作成したらサーバーにアップロードするとともに、電子署名を契約の相手方に依頼します。相手方より電子署名が行われたら、契約成立という流れです。

サービスのなかには、公的認証機関によって発行される「電子証明書」を利用し、証拠力（本人性の担保と完全性の担保）を高めたシステムも存在します。従来の印鑑による書面契約と同等の信頼性を求める企業は、こちらのシステムを検討しましょう。

導入によるメリットも多く、収入印紙代や移動費、郵送費などの経費を削減できるだけでなく、システムによっては契約書の作成や締結した契約書の保管なども行えるものもあります。

電子契約システムの導入ステップ

電子契約を始める際は、導入目的を明らかにしたうえで必要な根回しを進めていくことが大切です。こちらでは、電子契約の導入に向けて知っておきたい準備のポイントをご紹介します。

①既存の契約業務フローの洗い出し・可視化

電子契約をビジネスに導入する場合、サービス選定から導入まで最短即日で済ませることができます。ただし、電子契約サービスの導入に伴い、既存の業務フローを再構築しなくてはならないこともあります。事前に社内で導入目的を明確化し、電子化する契約業務を洗い出しておくことが重要です。

また、社内ルールの策定や取引先への通知なども行うことで、トラブルの少ないスムーズな運用につなげられます。そのため、十分な期間を設けた上で計画的に電子契約の導入を進めることが大事です。

②導入目的の明確化

電子契約には、書面での契約にはないさまざまなメリットがあるため、企業ごとに導入目的が異なります。自社の契約業務において、どのような目的を達成したいかを事前に明確化しておくことで、電子化する書類や電子契約サービスの選定を進めやすくなります。

例えば、電子契約の導入目的は以下のようなものです。

紙の書面の管理コストを削減したい
郵送や印刷にかかる手間を省きたい
他社サービスと連携して文書を管理したい
さまざまな種類の書面を電子化したい
電子契約と紙の書面を同じシステムで管理したい

これらの導入目的を言語化してリストアップし、判断軸としましょう。

③法務担当者への説明

電子契約では、取引先とのトラブルを避けるため、各法律や制度を遵守した運用が必要不可欠です。そのため、電子契約に対応させる書類によっては、既存の文面を変更し、法務部や法務担当者と連携して法的な有効性を持たせる必要があります。電子契約の導入に伴うワークフローの変更においても、法務担当者の協力は不可欠なため、早い段階から相談しましょう。

＞＞電子契約の法的効力とは？定義や注意点を紹介

④電子契約に対応する書類の選定

業務フローを改善したい書類や業務効率化を図りたい書類を選定し、そのなかでも重要度の高い書類から文面の確認や変更などを行っておきましょう。ただし、電子契約を初めて導入する企業では、全ての書類を電子契約に移行させることで混乱を招くケースもあります。そのため、社内文書のみ、一部の部署のみといった限定的な導入から検討することも視野に入れましょう。

電子契約で特に利用される書類は、業務委託契約書や秘密保持契約書、発注書、申込書、発注請書などです。法務担当者と連携を取りながら、電子契約に対応可能な書類を選定します。

また、電子契約に対応できない書類がある点に注意が必要です。任意後見契約書や事業用定期借地権設定のための契約書、企業担保権の設定又は変更を目的とする契約書などは電子契約を利用できません。

⑤電子契約サービスの選定

電子契約サービスは、各社で対応可能な署名方法や機能性、費用などが異なります。企業の目的や業務フローに合わせて、最適なシステムを選定しましょう。
サービスに関して確認しておきたい項目としては、対応している署名形式（当事者型、立会人型）や1送信あたりのコスト、電子帳簿保存法の対応の有無などが挙げられます。

特に費用に関しては、月額利用料が必要なサービスや、送信回数に応じて費用が発生するサービスなど、料金プランが多様です。自社の状況をもとに、コストパフォーマンスが最適かどうか検討しましょう。

⑥電子契約サービスの運用ルール策定

電子契約サービスの導入に伴い、契約書作成から承認、署名、保管までのプロセスを明確に整理しておきます。その後、社内で運用ルールを整備しておく必要があります。

例えば、契約書の作成や承認の手順、保管期間などのルールを明確に定め、社内向けにわかりやすいマニュアルを用意する、説明会を開催するなどで対応しましょう。また、専用システムへのアクセス権限や契約書の署名権限、操作権限なども適切に設定することが重要です。

⑦電子契約導入のアナウンス

取引先に電子契約を導入する旨を通知し、詳細な説明を行う必要があります。例えば、変更する契約フローに加えて、電子契約の法的有効性や、導入に伴う取引の効率化、迅速な契約締結、データの保護などのメリットがあることを伝えます。

さらに、導入の予定日程や段階的な導入計画を示し、取引先が準備を進めるために必要な情報も提供することが大事です。導入に関する質問や疑問に対する問い合わせ先、サポート体制などもシステム導入前に明確に伝えておきましょう。

⑧電子契約サービスの導入

電子契約サービスを導入した後、本格的に運用する前に契約書作成から承認までのプロセスでクローズドテストを行います。利用者に対して操作や機能性に関するフィードバックを収集し、意見や要望を考慮して設定の見直しやマニュアルの改善につなげます。また、電子署名の使用やセキュリティ機能の確認なども行い、総合的に評価しましょう。

プロジェクトチーム内でのクローズドテストが終わった後、先行導入部門への導入から進めます。その後、全社システムとして利用範囲を広げましょう。

電子契約システム導入時の選定ポイント

現在はさまざまな種類の事業者向け電子契約サービスが提供されています。ここでは、自社にあったサービスを選定するために検討すべき項目をまとめました。

電子契約サービスは、各社で対応可能な署名方法や機能性、費用などが異なります。以下は、自社に最適な電子契約サービスを見つける際の選定ポイントです。

対応している署名形式（当事者型、立会人型）

当事者型は本人性の高い契約を締結できますが、契約相手も同じ電子契約システムの利用やアカウントの作成が必要なケースがほとんどです。

一方、立会人型は相手が同じ電子契約システムを導入する必要がない場合がほとんどです。取引相手に負担をかけにくく、迅速な契約ができるでしょう。

コスト（1送信あたりのコスト、導入コスト、運用コスト）

電子契約サービスごとに、月額費用の有無や初期費用、1送信あたりのコストが異なります。契約プランを丁寧に確認し、自社の予算に合わせて選定をしましょう。

電子帳簿保存法の対応の有無

電子帳簿保存法に対応するシステムであれば、法的に有効な形で文書を保存でき、監査対応もスムーズになります。

タイムスタンプの有無による非改ざん性の高さ

タイムスタンプとは、時刻認証局という第三者機関によって発行されるものであり、契約書の作成日時や編集日時を正確に記録する機能です。

電子署名と合わせて利用することで、証拠力の高い電子契約が可能になります。

電子文書と紙文書の一元管理機能の有無

電子文書と紙文書を一元管理できる機能があると、社内の文書管理が効率的に行えます。すべての契約書を1つのプラットフォームでまとめて管理できるため、書面ではできない「検索」や「リアルタイム共有」も容易です。

セキュリティ機能の有無（データの暗号化、アクセス制御、二要素認証、データセンターの保全体制など）

セキュリティは最も重要な選定ポイントの1つです。データの暗号化やアクセス制御、二要素認証、データセンターの保全体制など、システムが提供する機能を確認しましょう。業者によってはカスタマイズできる場合もあるため、必要に応じて問い合わせてみてください。

無料のトライアル期間の有無

導入前に実際にシステムを試せる無料トライアル期間があると、使いやすさや機能を確認できます。試用期間中に自社の業務フローに適合するかを見極めるため、この項目を重視する企業も多いです。

ビジネスニーズに合わせたカスタマイズ性の高さ

ビジネスの特性や業務フローに合わせてシステムをカスタマイズできる柔軟性も重要です。カスタマイズ性が高いシステムは従業員も利用しやすくなり、継続的な導入効果が見込めます。

他社サービスとの連携性

既存の他社サービス（例えば、CRMやERPシステム）との連携が可能かどうかもチェックポイントです。連携性が高いシステムを選ぶことで、業務全体の効率化が図れます。

オンボーディングサービスの有無

スムーズにシステムを導入し、早期に活用を始めるためには、サポートが重要です。マニュアルや電話対応によるカスタマーサポートのほか、直接訪問にて丁寧にサポートを提供している企業もあります。

アフターサポートの充実度

運用中のトラブルや疑問にも迅速に対応してもらう、または継続的に使用されるシステムを目指している企業はアフターサポートの有無をチェックしましょう。

使いやすさ（ユーザビリティ）

システムの使いやすさも選定ポイントの1つです。ユーザーインターフェースが直感的で分かりやすいシステムを選ぶことで、従業員の研修時間を短縮し、スムーズな運用が可能となります。

電子契約サービスに詳しい担当者がいない企業では、導入前から導入後まで専任の担当者が付く電子契約サービスを選ぶことがおすすめです。各社のサービス内容を比較して自社に合うものを探しましょう。

＞＞電子契約システムの基本的な機能と選び方を紹介

電子契約システムの導入・運用をスムーズに実現する方法

電子契約を初めて導入するときや全社展開をする際は、対内的・対外的に電子契約サービスがスムーズに浸透するような体制の構築や取り組みが必要です。ここでは、具体的な準備や対処について詳しく紹介します。

①対内的な周知と運用体制の構築

電子契約の導入に伴い、これまでとは異なる契約締結フローを理解する必要があります。自社においては、電子契約サービスの使い方をまとめた導入マニュアルを作成して、自社内担当者によるレクチャーの場を設けるなどの取り組みが重要です。電子契約に精通したリソースが自社にいない場合には、電子契約サービス事業者（ベンダー）による導入サポートの利用を検討しましょう。

②取引先への説明と交渉

紙の契約から電子契約に移行するには、取引先の理解と同意が不可欠です。そのため、取引先へ電子契約の仕組みや導入メリット、運用方法を事前に説明し、導入におけるトラブルを回避する必要があります。

自社と同様に取引先に対しても導入マニュアルを作成し、スムーズに受け入れてもらえるように取り組むことが求められます。導入マニュアルの共有と併せて、説明会を実施して具体的な活用方法を浸透させる取り組みも効果的です。

③内部統制機能があるシステムを導入する

電子契約の導入に併せてITガバナンスを促進したい場合、内部統制機能付きの電子契約サービスの利用が推奨されます。例えば、文書ごとや部門単位でフォルダのアクセス制限ができる機能や、署名依頼前の承認作業を設定できるワークフローのカスタマイズ機能などが内部統制に役立ちます。内部統制機能は、追加費用が必要なオプションとして提供されるケースが多いですが、電子契約・契約管理サービスの『WAN-Sign』なら無料で利用可能です。

④システム連携が豊富なシステムを導入する

電子契約サービスは、外部システムとの連携でさらに利便性が高くなります。例えば、電子契約サービスと顧客管理システムを連携した場合、顧客データの参照・入力・移行などをシームレスに行えるため、業務効率が向上します。ワークフローシステムと連携させた場合、社内稟議が終わった書類をスムーズに契約へ移行させることが可能です。電子契約サービスによって連携可能なシステムが異なるため、導入前に確認しておきましょう。

電子契約システムの導入時の注意点

電子契約システムは選定だけでなく導入時にも注意点があります。「導入してもまったく活用できなかった」という状況に陥らないよう、以下の点に気をつけましょう。

導入するサービスのセキュリティを確認する必要がある

電子契約システムを導入する際は、導入予定のサービスのセキュリティ対策がきちんとされているか確認する必要があります。セキュリティ対策が不十分だった場合、不正アクセスなどの情報漏洩による事故が起こりえます。

サービスのセキュリティ設定が適切かどうか、サービス会社の担当者も交えて相談できると安心です。

社内に周知して運用体制を整備する必要がある

電子契約サービスを導入する場合、導入することを社内に周知し導入後の運用体制を整えなければいけません。電子契約を導入しただけでは実際の利用にはつながらず、社内での電子契約の利用が浸透しないという可能性があります。

電子契約サービスのなかには、手厚いサポートが特長の企業もあります。実際の運用や利用促進、従業員への研修・トレーニングをサポートしてくれるかどうか、選定時に考慮しましょう。

まとめ

今回は電子契約の導入方法や、サービスの選定方法、スムーズに実現するコツなどを詳しく解説しました。電子契約の導入に際しては、導入タスクの洗い出しや導入スケジュールの作成、業務の再設計など、多岐にわたる準備が必要です。社内規定の整備や運用マニュアルの作成、導入説明会の実施なども重要なため、綿密に計画を立てておきましょう。

電子契約をトラブルなくスムーズに導入することを重視している企業様は、電子契約サービス事業者の導入サポートを活用することが望ましいです。サービスにもよりますが、社内外での定着を促進したいといったご要望にもお応えできる可能性があります。サポートの充実した電子契約サービスをお探しなら、ぜひ「WAN-Sign」をご検討ください。

ＮＸワンビシアーカイブズが提供する電子契約・契約管理サービス「WAN-Sign」では、専任の営業担当者とサービス担当者による手厚い導入・運用サポートを無料で行っています。導入から運用に至るまで営業担当者が直接訪問にて丁寧にサポートするほか、サービス担当者が社内外を問わずスムーズな導入を支援する説明会を実施します。誰でも操作方法がわかるマニュアルや有人のカスタマーサポートも提供するため、導入後のサービス定着も安心です。

「WAN-Sign」は無料プランから電子契約や文書管理に関する多彩な機能を備えており、非常に優れたコストパフォーマンスを発揮します。そのため、特定の部門や一部の契約書から電子契約をスモールスタートしたい場合でも、コストを抑えて導入できます。詳しいサービス内容が気になる方は、ぜひ無料でダウンロードできる資料をご覧ください。

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