電子契約が内部統制を強化する3つの要素とは？おすすめのシステムも紹介
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内部統制の強化に向けた取り組みにおいて、業務のデジタル化を推進する電子契約の導入は非常に効果的です。
電子契約サービスは、契約締結プロセスを電子化することでペーパーレス化を推進し、契約フローの可視化でITガバナンスの構築にも寄与します。
この記事では、電子契約が内部統制を強化する3つの要素や、おすすめの電子契約システムを紹介します。
内部統制と電子契約の関係性とは
内部統制とは、企業が不祥事を起こすことなく、健全かつ効率的に事業を運営するための社内体制のことです。
内部統制の定期的な評価と改善は、企業のガバナンス強化につながり、以下のようなメリットをもたらします。
- 業務の有効性・効率性向上
- 財務報告の信頼性の担保
- 事業活動における法令等の遵守
- 物理的な資産と財務資産の保全など
内部統制を強化する有効な手段の一つとして挙げられるのが電子契約です。
電子契約サービスの導入は、契約業務のペーパーレス化を促進し、さらに契約フローの可視化にも寄与します。
電子契約サービスによっては、内部統制の強化をサポートする機能が備わっているため、導入前に仕様を確認しておくことが大事です。
電子契約が内部統制を強化する3つの要素
ここでは、電子契約の導入で内部統制がどのように強化されるのか、3つの要素を詳しく紹介します。
①ペーパーレス化によるITガバナンスの構築
電子契約サービスを導入してペーパーレス化を促進することで、内部統制の評価にかかる業務の効率化を図れます。
電子契約サービスで利用される契約類型や書面には、以下のような種類が挙げられます。
- 業務委託契約書
- 秘密保持契約書
- 発注書・発注請書・申込書
- 請負契約書
- 売買契約書
- 雇用契約書
- サービス利用契約書
- 賃貸借契約書
- 代理店契約書
- 保証契約書など
これらの書面を電子契約サービスで一元管理し、組織内の担当者に適切な権限を与えて管理することは、ITガバナンスの構築につながります。
⇒雇用契約書に押印は必要？電子契約サービスで業務効率化を実現させる方法
②契約フローを可視化できる
電子契約サービスは、契約締結までのワークフローを自動化し、契約プロセスを可視化します。
内部統制の目的達成で重要視される「情報と伝達」では、組織内外の関係者に対して、職務の遂行に必要な情報を正確に伝達する手段の確保が求められます。
契約フローの可視化は、この「情報と伝達」に寄与する要素です。また社内における承認ワークフローを設定することで、承認ルートの確認や、未承認の書類への捺印の防止も可能となります。
組織内の関係者は必要なときに必要な情報にアクセスし、容易に捺印の進捗を確認できるようになります。
③契約締結後の事後監査が容易になる
電子契約サービスは、契約プロセス全体における一連の活動をデータベース上に記録します。
契約書の種類・期間・関係者などを迅速に特定できるため、契約締結後の事後監査を効率よく実行することが可能です。
電子契約サービスには、情報の改ざんを防ぎ、本人性や完全性を担保する電子署名やタイムスタンプなどの機能も搭載されています。
これらの機能を活用することで、企業は機密性の高い情報でも安全に管理できます。
⇒【初心者必見】電子署名とタイムスタンプの特徴や役割を徹底比較！
内部統制機能を備えた電子契約サービスWAN-Signを紹介
ＮＸワンビシアーカイブズが提供する『WAN-Sign』は、内部統制機能を標準搭載した電子契約・契約管理サービスです。
『WAN-Sign』の内部統制機能や強固なセキュリティ、その他の充実したサービスについて詳しく紹介します。
業界最高水準のセキュリティを標準装備
『WAN-Sign』なら、業界最高水準のセキュリティと内部統制機能を基本プランで利用可能です。
例えば、以下のような機能が内部統制の強化に寄与します。
- 電子契約・書面契約のワークフロー設定
- 操作ログの管理とCSV出力
- WAN-Signへの通信やサーバー内のデータの暗号化
- 特定IPアドレスのみのアクセス許可
- 文書単位・組織単位でフォルダの閲覧範囲を制限
- セキュリティ専任チームを設置し、脆弱性診断や不正アクセス対策を実施
このように多岐にわたるセキュリティ対策で、内部統制をバックアックします。
自社データセンターを備えた強固な保全体制
『WAN-Sign』では、日次でデータのバックアップを取得しており、ＮＸワンビシアーカイブズが保有するデータセンターにて厳重に保管しています。
金融機関や医療機関、官公庁など電子契約サービスを導入する際、高度なセキュリティ要件が求められます。
『WAN-Sign』は、立地条件や監査なども含めて強固な保全体制を提供しているため、機密性の高い文書や個人情報などの保管も安心です。
充実した導入サポートとアフターフォロー
『WAN-Sign』の導入にあたって、専門知識を有するＮＸワンビシアーカイブズの担当者が、導入前の課題整理からスムーズな運用までサポートします。
有人のテクニカルサポートデスクを無料で提供し、システムの操作方法や機能の説明、さらには情報管理の最適化に向けたアドバイスなども行います。
内部統制機能を利用した安全性の確保についても丁寧にサポートし、導入するだけで終わらない効果的な電子契約・契約管理の運用を実現します。
まとめ
この記事では、電子契約が内部統制を強化する要素について以下の内容で解説しました。
- 内部統制と電子契約の関係性
- 電子契約が内部統制を強化する3つの要素
- 内部統制機能を備えた電子契約サービスWAN-Sign
内部統制を強化する要素には、業務の有効性や効率性の向上、財務報告の信頼性の担保、事業活動における法令等の遵守、物理的な資産と財務資産の保全などが挙げられます。
電子契約の導入は、契約書のペーパーレス化をはじめ、契約フロー可視化や事後監査の効率化などで内部統制の強化に大きく貢献します。
ＮＸワンビシアーカイブズが提供する『WAN-Sign』は、機密性が高い情報の電子契約にも対応できる、業界最高水準のセキュリティと内部統制機能を備えた電子契約・契約管理サービスです。
これまで4,000社以上の情報資産を管理してきた実績のあるＮＸワンビシアーカイブズが、長年培ったノウハウを活かして、安心・安全の電子契約締結や文書管理をサポートします。
電子契約の導入を検討されている方は、ぜひこの機会に『WAN-Sign』の多様な内部統制機能や導入メリットがわかる資料を無料でダウンロードしてみてはいかがでしょうか。
