契約書のドラフトとは？作成のメリットと修正・契約締結までの流れ

契約締結の前段階では、当事者が契約書のドラフト（たたき台）を作成することで、正確かつ効率的に合意形成を進められます。スムーズに契約を締結するためにも、ドラフトの作成や修正の流れを押さえておきましょう。

この記事では、契約書のドラフトに関する基礎知識や、ドラフトを作成するメリット、作成・修正作業の流れなどを解説します。電子契約を効率化する便利なサービスもご紹介するため、契約業務のご担当者様はぜひ参考にしてみてください。

契約書のドラフトにおける基礎知識

はじめに、契約書のドラフトを作成するにあたり押さえておきたい基礎知識を解説します。ドラフト版とひな形の違いや、作成する理由を改めて確認してみましょう。

契約書のドラフトとは？

契約書の「ドラフト（draft）」とは、下書きや草稿のことを意味します。契約を締結する際は、正式な契約書を作成する前段階において、当事者が内容の大枠を決めた上でお互いに相談しながら修正を行っていきます。そのためにもまずはドラフトの作成が必要です。

ドラフトとひな形の違い

ひな形とは、テンプレートを意味します。契約書のひな形は、汎用的な形式で作成された一般的な契約書のテンプレートのことです。それに対してドラフトは、実際に個別案件の契約書を作成するための下書きである点に違いがあります。

契約書のドラフトを作成する理由

契約書のドラフトを作成する主な目的は、当事者間の認識の齟齬を防ぐことです。ドラフトを作成することで、当事者双方が契約内容を具体的に確認し、あらかじめ修正箇所を詳細にチェックできるようになります。

契約書のドラフトを作成するメリット

契約書のドラフトを作成すると、自社・相手方の双方に多くのメリットがあります。ここでは、当事者双方が期待できるメリットをご紹介します。

契約内容を互いに確認できる

契約書のドラフトを作成すると、当事者の双方が内容の抜け漏れや間違いなど不備がないか確認できます。誤解を生む曖昧な表現を取り除き、記載内容が法律に違反していないかをチェックすることで、双方が内容について共通の理解を持つことができます。

契約内容の修正・変更を行いやすい

契約締結にあたり相手方と交渉したい内容がある場合は、ドラフトを作ることによって詳細な取り決めがしやすくなります。あらかじめドラフトを作っておくことで、当事者の双方が具体的な修正・変更の提案をしやすくなるでしょう。

契約書の内容の精度を高められる

ドラフトの作成は契約書の精度向上につながります。当事者がドラフトに基づいて修正を重ねるため、より精度の高い契約書に近づけられます。契約で発生する可能性のある法的リスクやトラブルを未然に防止し、双方にとって納得できる、より適正な契約締結が可能となります。

契約書の作成プロセスを効率化できる

ドラフトを作成することで当事者間のコミュニケーションが円滑になり、契約書作成のプロセスを効率化できます。正式な契約書を作成する前段階で合意形成が促されるため、両者のやり取りをスムーズに進めることが可能です。

自社が作成する場合、契約書を比較的有利に作成しやすい

ドラフトの作成は当事者のうちどちらが担当しても良いとされています。自社が作成を担う場合は、自社側の要望を反映させたドラフトを作成することが可能です。ただし、作成側はあくまでも公平性に配慮し、相手方に著しく不利な内容を盛り込まないよう注意しなければなりません。

ドラフトを作成する流れ

契約書のドラフトを作成する際は、以下の書き方に沿って作成することが一般的です。ここでは、作成の流れや各段階のチェックポイントをお伝えします。

Step1. 契約の目的および適用範囲の明確化

まず、契約締結の目的や契約内容の適用範囲などを明確化します。当事者同士で打ち合わせをして契約の条件を整理しましょう。

Step2. 基本条項のリストアップ

ドラフトの作成に必要な基本条項を挙げて、抜け漏れがないようリストアップします。打ち合わせの際に取り決めた内容を反映させることが大切です。

Step3. 各条項の詳細を詰めてドラフト作成

当事者のうち一方が、各条項の詳細を定めてドラフトを作成します。ドラフトの作成は当事者のどちらが対応しても問題ありません。なお、一般的な契約書は以下のような構成で記載します。

Step4. ドラフトのレビュー・修正作業

ドラフトが完成したら、「内容に法的な問題がないか」「いずれか一方に著しく不利な部分がないか」などの確認を行います。その際は、弁護士など法律の専門家によるリーガルチェックを実施すると安心です。また、当事者同士で話し合いを行い、必要に応じて修正の提案や交渉を行いましょう。

Step5. 当事者間の合意形成を経て契約締結

当事者が合意した内容に基づいて正式な契約書の作成へと進みます。契約書の印刷・製本を行った上で、当事者が署名・捺印を行うと契約締結が完了となります。近年は効率的な契約締結を実現できる電子契約サービスを活用する企業も増えています。業務効率化の観点から電子契約での契約締結も検討するようおすすめします。

契約書の記載事項や作成の流れについては、以下の関連記事でも詳しく解説しています。本記事と併せてご覧ください。

＞＞契約書の作り方｜記載事項や作成の流れ、作成時のポイントは？

契約書のドラフトを修正する流れ

ビジネスシーンで契約書のドラフトを作成する際は、修正作業を行いやすいようWordファイルで文書を作成して対応するケースが多いです。最後に、修正方法について解説します。

契約書のドラフトを修正する流れ

Step.1 修正の提案・交渉をする

ドラフトのレビューを行った際に、修正・追記などの変更が必要な箇所が見つかったら、相手方と交渉を行います。自社の修正提案を受け入れてもらうためにも、相手方が納得できるように、変更の必要性や懸念されるリスクなどを具体的に説明しましょう。

Step.2 修正を行う

Wordで修正のやり取りをする場合、担当者が文書の内容に対して意見を述べられる「コメント機能」や、誰がどの箇所を変更したかを明確に記録に残せる「変更履歴機能」を活用すると便利です。各種校閲機能を使って合意形成を進めましょう。

契約書のドラフトを修正できない場合の対処法

ロックがかかったファイルの場合

Wordファイルにロックがかかっている場合、編集権限のないアカウントでは内容の修正を行うことができません。「コメント機能」などを使って修正が必要な箇所を伝えて相手方に編集してもらうか、または自社側で編集できるよう権限の付与を依頼しましょう。

PDFファイルの場合

ドラフトをPDFファイルで受領した場合は、Wordファイルのように内容の修正を直接行えないことが注意点です。相手方に修正が必要な箇所を伝えた上で、修正内容が反映されたPDFファイルを再送してもらうと良いでしょう。

まとめ

ここまで、契約書のドラフトに関する基礎知識、ドラフトを作成するメリット、作成・修正作業の流れなどをお伝えしました。契約業務ではドラフトの作成に始まり、締結に至るまで数多くの手続きが存在しますＮＸワンビシアーカイブズが提供する電子契約・契約管理サービス「WAN-Sign」は、契約締結を電子化することができ、契約業務の効率化やコスト削減に貢献します。あらゆる契約方法に対応できることはもちろん、業界最高水準のセキュリティを標準搭載しているため、安全にご利用いただける点も大きな魅力です。電子契約の導入を検討されているご担当者様は、どうぞお気軽にお問い合わせください。

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