契約書管理システムの基礎知識｜機能と導入メリット、選定ポイントは？

【この記事でわかること】

• 契約書管理システムは、AIによる台帳自動入力や有効期限のアラート通知などで契約業務を効率化するツール。
• システムにはインターネット経由で初期費用を抑えて導入できるクラウド型や、社内で構築するオンプレミス型がある。
• 導入により、詳細な検索機能による業務効率化や、アクセス権限管理による不正な改ざん・人為的ミスの防止が叶う。
• 選定時は、現場での使いやすさに加え、既存の電子契約サービスとの連携性やサポート体制の充実度を確認する。
• 『WAN-Sign』は、業界最高水準のセキュリティと低コストで、紙とデジタルの一元管理ができるおすすめのサービス。

（公開日：2026年1月27日）

契約書の管理を手作業から電子化に変更することで、業務効率化やミス低減など、多くのメリットが期待できます。そこで役立つのが、契約書を一元管理する機能が搭載された「契約書管理システム」です。専用システムを活用すると、契約管理業務の課題解決が期待できます。

この記事では、契約書管理システムの機能や導入のメリット、選び方などを解説します。契約管理のご担当者様は、ぜひ参考にしてみてください。

契約書管理システムとは？

契約書管理システムとは、社内の契約書を電子的に一元管理するツールです。契約書に記載された契約内容や有効期限などの情報を安全に保管し、効率的な検索を可能にすることで、契約書の適切な管理を実現します。

契約書管理システムの主な機能

契約書管理システムには、業務の効率化や安全な保管を支える多角的な機能が搭載されています。自社の運用課題に合わせて適切なシステムを選ぶためには、まずどのような機能があるかを把握しておくことが大切です。機能は主に以下の2つに分けられます。

• 日常的な管理業務に欠かせない「基本機能」
• 業務の幅を広げ効率化を促す「追加機能」

主な基本機能

契約書管理システムの基本機能は、日々の管理業務の手間を削減し、ミスの防止や安全性の向上を支えるものが中心です。検索や期限管理など、スムーズな運用に欠かせない機能が揃っています。

契約書の読み込み・データ化、管理台帳の自動入力

AIが契約書ファイルを読み取り、項目の抽出や管理台帳への入力を自動化する機能です。システムによってはこうした高度な自動化機能が搭載されている場合があります。

契約書の検索

契約者・締結日・金額などの条件で契約書を検索する機能です。電子帳簿保存法に対応した検索機能を搭載したシステムが適しています。

契約書の更新管理・アラート通知

有効期限が迫った契約書がある場合に、管理者へ自動で通知を行う機能です。見落としによる契約期限切れの防止に役立てられます。

契約書のバージョン（変更履歴）の管理

契約書の変更履歴を自動で記録するバージョン管理の機能です。誤操作による削除や上書きを防止し、最新の契約書を正確に管理できます。

契約書の閲覧権限の管理

ユーザーごとの権限や役割を詳細に設定し、安全な運用を実現する機能です。特に大規模な組織では、従業員ごとに細かな設定ができると望ましいでしょう。

関連する契約を紐づけた管理

関連する契約書を紐づけて管理する機能です。複数の契約書の関連性が明確にわかるようになり、効率的な管理を実現できます。

セキュリティ機能

契約書を安全に管理するための機能です。具体的には、組織外からのアクセスを制限する機能や、フォルダのアクセス範囲を制限する機能、ログを管理する機能などが挙げられます。

主な追加機能

基本機能に加えて、契約業務全体の効率化やペーパーレス化をさらに推進するための追加機能も存在します。ワークフローの構築や電子契約連携など、自社の体制に合わせて選ぶことでより効果を発揮します。

契約書の承認管理

自社の承認プロセスに合わせてワークフローを設定し、契約書の承認作業をシステム上で行う機能です。承認作業の効率化や、承認者の負担軽減につながります。

契約書の作成補助・テンプレート

契約書の作成を支援する機能のほか、システムによっては汎用的なテンプレートが提供されている場合があります。弁護士など法律の専門家による監修を受けたテンプレートを利用できるシステムもあります。

契約の締結

契約書管理システムを電子契約サービスと連携させることで、システム上で契約締結まで実現できるようになります。契約に関わる一連の業務を電子化したいケースに適した機能です。

契約書管理システムの種類

契約書管理システムは、自社の課題や運用体制に合わせて適切なツールを選べるよう、いくつかの種類に分かれています。主な分類基準は以下の2点です。

• 業務効率化の範囲を左右する「機能」による分類
• 導入コストや運用方法に関わる「形態」による分類

機能による分類

機能による分類では、特定の業務を効率化するものから全体のプロセスをカバーするものまで、目的別に4つのタイプが存在します。自社が効率化したい業務の範囲に応じて最適なタイプを選択することが大切です。

契約書管理に特化したタイプ

管理業務の効率化に役立つ機能が充実しているタイプです。手入力やリスト作成といった定型的な作業を自動化することで、従来よりも作業効率を高められます。

契約締結から契約書管理までワンストップ対応できるタイプ

契約書の作成から契約締結、契約書管理までの一連のプロセスに一つのシステム上で対応できるタイプです。契約業務全体を電子化することで社内の連携がスムーズになります。

紙の契約書にも対応できるタイプ

電子契約書と紙の契約書の両方を同じシステムで管理できるタイプです。既存の紙の契約書と併せて電子契約を活用したい企業に適しています。

契約書以外の文書も管理できるタイプ

契約書だけでなく、業務で利用する見積書・請求書・領収書などの文書も含めて管理できるタイプです。文書管理システムの機能を兼ね備えているため、幅広い業務を電子化できます。

形態による分類

システムの提供形態による分類では、導入のしやすさやカスタマイズ性の異なる3つのタイプに分けられます。初期費用や保守管理の体制に直結するため、自社のインフラ環境に適した形態を選ぶことが重要です。

クラウド型

クラウド型は、インターネット経由で提供されるシステムを利用するタイプです。近年はクラウド型が主流となっています。システムの構築が不要なため、初期費用を抑えて速やかに導入することが可能です。

オンプレミス型

オンプレミス型は、社内で一からシステムを構築するタイプです。カスタマイズの自由度が高いことが特徴ですが、初期費用が高額な傾向にあり、保守管理も自社で担う必要があります。

パッケージ型

パッケージ型とは、汎用的な機能がまとめて搭載されたタイプです。オンプレミス型と比べて導入の負担を抑えやすい一方で、カスタマイズの自由度や拡張性は低い傾向にあります。

契約書管理システムを導入するメリット

契約書管理システムの導入は、手作業による管理負担を削減し、業務リスクを未然に防ぐ上で有効です。業務効率化やガバナンス強化など、得られる主なメリットの傾向は以下の通りです。

• 検索性の向上や日々の業務効率化
• アラート機能による契約更新漏れの防止
• セキュリティやコンプライアンスの強化

契約書関連業務の効率化

契約書管理システムに搭載された機能を活用すると、書類管理業務の効率化が期待できます。例えば、契約書を効率的に作成したり、業務で必要な契約書を迅速に検索したりできるため、契約業務のスピードアップにつながります。

契約書の期限切れの防止

社内の契約書をシステムで一元管理すると、更新期限などの契約情報を確認する手間を省けます。契約の更新日・満了日にアラートで通知する機能を使えば、更新忘れによって重要な契約が失効してしまうリスクが低減します。

契約書の検索の容易化

専用システムには契約書の検索に特化した機能が搭載されています。契約書に記載された項目やキーワードで検索できることはもちろん、取引先ごとや担当者ごとにフィルターをかけて抽出するといった形で詳細な検索も可能です。

コンプライアンス体制の強化

契約書を電子化すれば、内部関係者による不正な持ち出しや、災害による書類の破損をはじめとしたリスクを避けやすくなります。重要な契約書の紛失や破損を防止し、企業のコンプライアンス強化を実現できます。

不正な改ざんや人為的ミスの防止

契約書管理システムには、不正な改ざんや人為的ミスを防止するセキュリティ機能が搭載されています。具体的には、詳細なアクセス権限を設定したり、変更履歴を記録したりする機能によって管理を徹底し、契約書を安全に保管することが可能です。

契約書管理システムの主な比較選定ポイント

契約書管理システムを選ぶ際は、自社の課題解決につながるか、長期的に安定して運用できるかを見極めることが重要です。主な比較選定ポイントは以下の通りです。

• 業務に必要な機能や操作性の高さ
• 他システムとの連携性や将来的な拡張性
• セキュリティ対策とサポートの充実度

自社に必要な機能の有無

システムによって搭載されている管理機能に違いがあります。自社の業務のニーズや課題に合わせて必要な機能を絞り込み、対応する機能が漏れなく搭載されているシステムを選定すると良いでしょう。

システムの使いやすさ

導入後に現場へスムーズに定着できる、操作性が高くて使いやすいシステムを選ぶこともポイントです。可能な場合は、導入前に無料トライアルやデモを利用し、現場の担当者のITスキルを問わず簡単に使えるかどうかをチェックしましょう。

システムの拡張性の高さ

導入後の利用拡大を想定して、拡張性の高いシステムを選ぶと安心です。ユーザー数や容量は柔軟に追加できるか、規模拡大に対応したオプション機能が提供されているかなどの観点を確認しておきましょう。

既存システム・電子契約サービスとの連携性

社内の既存システムや電子契約サービスと連携すると、各システムにデータ登録を行う手間がなくなり業務効率化につながります。どのようなシステム・サービスと連携可能かをあらかじめ確認することが大切です。

セキュリティの高さ

契約書は重要な書類であるため、高度なセキュリティを確保できるシステムを選定する必要があります。アクセス制限・ログ管理・暗号化といったセキュリティ機能の充実度もチェックしておくと良いでしょう。

サポート体制の充実度

システムの運用開始後にトラブルや問い合わせが必要となったとき、電話やメールで迅速なサポートを受けられる体制があると安心です。サポート利用が有償・無償であるかも含めて各社を比較検討しましょう。

契約書管理システムに関するよくある質問

最後に、契約書管理システムについてよくある疑問をまとめました。

Q. 契約書をExcel（エクセル）で管理することと、システムを導入することの違いは？

Excel管理は手軽でコストがかからない一方、契約数が増えると検索が困難になり、更新期限の通知機能がないため契約更新漏れのリスクが高まります。契約書管理システムを導入すれば、有効期限のアラート通知や、AIによる台帳への自動入力、詳細な検索機能により、管理の手間とリスクを大幅に削減できるのが違いです。

Q. 過去に締結した紙の契約書と、最新の電子契約書を一元管理することは可能？

可能です。紙の契約書にも対応できるタイプの契約書管理システムを選べば、紙の契約書をスキャンしてPDF化し、電子契約データと同一のシステム上で一元管理できます。サービスによっては、紙の契約書の原本保管を倉庫等に外部委託できる機能を提供している場合もあり、オフィススペースの削減にもつながります。

Q. 契約書管理システムは電子帳簿保存法に対応している？

多くの契約書管理システムは、電子帳簿保存法の要件を満たした保存や検索に対応しています。導入の際は、取引年月日・金額・取引先での詳細な検索機能や、変更履歴の保存など、法令に準拠した機能が備わっているかを必ず確認してください。

まとめ

ここまで、契約書管理システムの機能、導入メリット、選定ポイントをお伝えしました。契約書管理の強化へ向けて専用システムの導入を検討しているなら、ＮＸワンビシアーカイブズの電子契約・契約管理サービス『WAN-Sign』がおすすめです。業界最高水準のセキュリティ機能が標準搭載されたシステムを、低コストから安心してご利用いただけます。紙とデジタルの文書の一元管理が可能な点も魅力です。契約管理のご担当者様はどうぞお気軽にお問い合わせください。

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