契約書管理システムの基礎知識｜機能と導入メリット、選定ポイントは？

契約書の管理を手作業から電子化に変更することで、業務効率化やミス低減をはじめとした多くのメリットが期待できます。そこで役立つのが、契約書を一元管理する機能が搭載された「契約書管理システム」です。専用システムを活用すると、契約管理業務の課題解決が期待できます。

この記事では、契約書管理システムの機能や導入のメリット、選び方などを解説します。契約管理のご担当者様は、ぜひ参考にしてみてください。

契約書管理システムとは？

契約書管理システムとは、社内の契約書を電子的に一元管理するツールです。契約書に記載された契約内容や有効期限などの情報を安全に保管し、効率的な検索を可能にすることで、契約書の適切な管理を実現しています。

契約書管理システムの主な機能

ここでは、多くの契約書管理システムに搭載されている機能をご紹介します。システム導入によって実現できることを確認してみましょう。

主な基本機能

契約書の読み込み・データ化、管理台帳の自動入力

AIが契約書ファイルを読み取り、項目の抽出や管理台帳への入力を自動化する機能です。システムによってはこうした高度な自動化機能が搭載されている場合があります。

契約書の検索

契約者・締結日・金額などの条件で契約書を検索する機能です。電子帳簿保存法に対応した検索機能を搭載するシステムが適しています。

契約書の更新管理・アラート通知

有効期限が迫った契約書がある場合に、管理者へ自動で通知を行う機能です。見落としによる契約期限切れの防止に役立てられます。

契約書のバージョン（変更履歴）の管理

契約書の変更履歴を自動で記録するバージョン管理の機能です。誤操作による削除や上書きを防止し、最新の契約書を正確に管理できます。

契約書の閲覧権限の管理

ユーザーごとの権限や役割を詳細に設定し、安全な運用を実現する機能です。特に大規模な組織では、従業員ごとに細かな設定ができると望ましいでしょう。

関連する契約を紐づけた管理

関連する契約書を紐づけて管理する機能です。複数の契約書の関連性が明確にわかるようになり、効率的な管理を実現できます。

セキュリティ機能

契約書を安全に管理するための機能です。具体的には、組織外からのアクセスを制限する機能や、フォルダのアクセス範囲を制限する機能、ログを管理する機能などが挙げられます。

主な追加機能

契約書の承認管理

自社の承認プロセスに合わせてワークフローを設定し、契約書の承認作業をシステム上で行う機能です。承認作業の効率化や、承認者の負担軽減につながります。

契約書の作成補助・テンプレート

契約書の作成を支援する機能のほか、システムによっては汎用的なテンプレートが提供されている場合があります。弁護士など法律の専門家による監修を受けたテンプレートを利用できるシステムもあります。

契約の締結

契約書管理システムを電子契約サービスと連携させることで、システム上で契約締結まで実現できるようになります。契約に関わる一連の業務を電子化したいケースに適した機能です。

契約書管理システムの種類

契約書管理システムは、以下のような種類に分けられます。ここでは、機能と形態に着目してそれぞれの特徴を解説します。

機能による分類

契約書管理に特化したタイプ

管理業務の効率化に役立つ機能が充実しているタイプです。手入力やリスト作成といった定型的な作業を自動化することで、従来よりも作業効率を高められます。

契約締結から契約書管理までワンストップ対応できるタイプ

契約書の作成から契約締結、契約書管理までの一連のプロセスに一つのシステム上で対応できるタイプです。契約業務全体を電子化することで社内の連携がスムーズになります。

紙の契約書にも対応できるタイプ

電子契約書と紙の契約書の両方を同じシステムで管理できるタイプです。既存の紙の契約書と併せて電子契約を活用したい企業に適しています。

契約書以外の文書も管理できるタイプ

契約書だけでなく、業務で利用する見積書・請求書・領収書などの文書も含めて管理できるタイプです。文書管理システムの機能を兼ね備えているため、幅広い業務を電子化できます。

形態による分類

クラウド型

クラウド型は、インターネット経由で提供されるシステムを利用するタイプです。近年はクラウド型が主流となっています。システムの構築が不要なため、初期費用を抑えて速やかに導入することが可能です。

オンプレミス型

オンプレミス型は、社内で一からシステムを構築するタイプです。カスタマイズの自由度が高いことが特長ですが、初期費用が高額な傾向にあり、保守管理も自社で担う必要があります。

パッケージ型

パッケージ型とは、汎用的な機能がまとめて搭載されたタイプです。オンプレミス型と比べて導入の負担を抑えやすい一方で、カスタマイズの自由度や拡張性は低い傾向にあります。

契約書管理システムを導入するメリット

契約書管理システムを導入すると、具体的にどのようなメリットが期待できるのでしょうか。ここでは、システム導入のメリットをご紹介します。

契約書関連業務の効率化

契約書管理システムに搭載された機能を活用すると、書類管理業務の効率化が期待できます。例えば、契約書を効率的に作成したり、業務で必要な契約書を迅速に検索したりできるため、契約業務のスピードアップにつながります。

契約書の期限切れの防止

社内の契約書をシステムで一元管理すると、更新期限などの契約情報を確認する手間を省けます。契約の更新日・満了日にアラートで通知する機能を使えば、更新忘れによって重要な契約が失効してしまうリスクが低減します。

契約書の検索の容易化

専用システムには契約書の検索に特化した機能が搭載されています。契約書に記載された項目やキーワードで検索できることはもちろん、取引先ごとや担当者ごとにフィルターをかけて抽出するといった形で詳細な検索も可能です。

コンプライアンス体制の強化

契約書を電子化すれば、内部関係者による不正な持ち出しや、災害による書類の破損をはじめとしたリスクを避けやすくなります。重要な契約書の紛失や破損を防止し、企業のコンプライアンス強化を実現できます。

不正な改ざんや人為的ミスの防止

契約書管理システムには、不正な改ざんや人為的ミスを防止するセキュリティ機能が搭載されています。具体的には、詳細なアクセス権限を設定したり、変更履歴を記録したりする機能によって管理を徹底し、契約書を安全に保管することが可能です。

契約書管理システムの主な比較選定ポイント

契約書管理システムを導入する際は、以下のポイントで比較選定すると良いでしょう。最後に、システム導入の効果を最大化するための比較選定ポイントをお伝えします。

自社に必要な機能の有無

システムによって搭載されている管理機能に違いがあります。自社の業務のニーズや課題に合わせて必要な機能を絞り込み、対応する機能が漏れなく搭載されているシステムを選定すると良いでしょう。

システムの使いやすさ

導入後に現場へスムーズに定着できる、操作性が高くて使いやすいシステムを選ぶこともポイントです。可能な場合は、導入前に無料トライアルやデモを利用し、現場の担当者のITスキルを問わず簡単に使えるかどうかをチェックしましょう。

システムの拡張性の高さ

導入後の利用拡大を想定して、拡張性の高いシステムを選ぶと安心です。ユーザー数や容量は柔軟に追加できるか、規模拡大に対応したオプション機能が提供されているかなどの観点を確認しておきましょう。

既存システム・電子契約サービスとの連携性

社内の既存システムや電子契約サービスと連携すると、各システムにデータ登録を行う手間がなくなり業務効率化につながります。どのようなシステム・サービスと連携可能かをあらかじめ確認することが大切です。

セキュリティの高さ

契約書は重要な書類であるため、高度なセキュリティを確保できるシステムを選定する必要があります。アクセス制限・ログ管理・暗号化といったセキュリティ機能の充実度もチェックしておくと良いでしょう。

サポート体制の充実度

システムの運用開始後にトラブルや問い合わせが必要となったとき、電話やメールで迅速なサポートを受けられる体制があると安心です。サポート利用が有償・無償であるかも含めて各社を比較検討しましょう。

まとめ

ここまで、契約書管理システムの機能、導入メリット、選定ポイントをお伝えしました。契約書管理の強化へ向けて専用システムの導入を検討しているなら、ＮＸワンビシアーカイブズの電子契約・契約管理サービス「WAN-Sign」がおすすめです。業界最高水準のセキュリティ機能が標準搭載されたシステムを、低コストから安心してご利用いただけます。紙とデジタルの文書の一元管理が可能な点も魅力です。契約管理のご担当者様はどうぞお気軽にお問い合わせください。

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