契約書を管理する上で課題となることとは？当社の契約書管理事例

当社は日々、書類の管理に関するお問い合わせを数多くいただいております。その中でも、最近増えてきたと感じるのが、契約書の管理に関するお問い合わせです。以下はいただいたお問い合わせの一例です。

1. 営業拠点ごとに契約書を管理していて、管理方法がバラバラになっている。
2. 有効な契約書と失効した契約書が混在していて、どれが有効な契約なのかすぐに分からない。
3. 誰でも契約書を持ち出せる状態となっていて戻し間違いや返却忘れが多く、実際に契約書がなくなったことがある。

当社でも実は、お問い合わせいただいた皆様と同じように、契約書の管理において過去に課題がありました。

当社は半世紀以上営業を続けてきた会社です。50年以上にわたって締結されたお客様との契約書は、創業当初から全件をファイリングし、保管をし続けていました。当社がそれらお客様との契約書について、どのような管理を行い、どのような課題が生じていたのか、実際の事例を基にお話ししたいと思います。

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ワンビシの契約書管理方法はどうだったのか？

当社においてお客様との契約書が過去にどのように管理されていたのかご説明します。当社では2006年に管理方法の見直しをしたため、2005年以前と2006年以降では、管理方法が異なっていました。

2005年以前の管理方法

2000年ごろまで、契約書原本は、締結先のお客様毎に紙のフォルダを作成して、ファイリングしていました。追加の契約書や覚書を締結した場合は、同じようにお客様毎のフォルダに差し込みファイリングをしていました。

昔の当社のキャビネットには、お客様の名称でフォルダが多数並んでいましたが、社内に原本を保管しておくことはリスクであるということから、コピーをとって原本は自社倉庫に保管していました。当社は本社の他に支店がありますが、本社と支店でそれぞれ契約書をコピーし、原本は自社倉庫に保管していました。

2006年以降の管理方法

2006年になり、当時検討されていた株式公開に向けた内部統制強化の一環として、契約書の管理方法の見直しが行われました。2005年以前の契約書に契約書番号を振り、契約書全件を記載した台帳を作成しました。一方、2006年以降の契約書は、2005年以前のものと区別するために、異なる番号体系で契約書番号が振られ、2006年以降の台帳が新たに作成されました。

つまり2005年以降と、2006年以降の2つの契約書管理台帳が存在していたのです。契約書原本は、直近1年分を本社に集約し、キャビネットの空きがなくなってきたら自社保管施設に保管するようにしていました。台帳はEXCELで作成されたもので、人の手で更新していました。

契約書の電子データ化

2006年以降の契約書は、発生都度PDFファイルに全件電子データ化していました。契約書のPDFデータは、複合機に付属したシステムの環境で閲覧することができましたが、EXCELの台帳で契約書番号を確認し、契約書番号の名前のファイルを検索して閲覧する仕組みで、使い勝手が良いとは言えませんでした。

また、その仕組みがあるのは本社に限定されており、支店では電子データを閲覧することができませんでした。そのため支店は支店で、独自に契約書のコピーをとっていました。

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契約書管理における課題

当社は2013年に契約書の管理体制を変更しました。変更に至った契約書管理における課題について説明します。

台帳の二重管理

2005年以前と2006年以降の2つの台帳が存在し、それぞれで契約書が生きていたり死んでいたりと、管理する上で大変煩雑な状態となっていました。

契約書電子データの利便性

契約書は全件PDFファイルになっていましたが、支店では利用できませんでした。また利用にあたっては2006年以降の台帳を確認し、閲覧システムで検索する、という手間がある使いづらいものでした。さらに2005年以前の契約書は、PDFデータもないため、紙のコピーを利用していました。

契約先の名称変更

お客様の社名変更や合併に伴い、原契約の社名と、現在の社名が異なるということがあります。以前の当社の管理体制では、目的の契約書を探すためにはお客様の以前の社名を知らないと契約書を探せない、という問題がありました。契約書の台帳の更新までは手が回らなかったのです。

原本の紛失

利用する際の利便性もさることながら、もっと別の問題が起きていました。原本を誰でも持ち出せる状態であったため、原本の紛失が起こってもだれも気付かない、ということがありました。

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契約書管理方法の見直しについて

当社が契約書の管理方法を見直した理由と、どのように見直したかについて説明します。

見直しのきっかけ

先述の課題のうち特に原本の紛失について、情報資産管理を標榜する当社にあっては大問題となりました。幸い紛失による影響は軽微なものでありましたが、これをきっかけに契約書を全件棚卸し、契約内容等をチェックすることになりました。

2つの台帳の統合を検討

契約書チェック作業の対象は約40,000件ありました。それらが別々の台帳にあり、しかも台帳が間違っていることもあったため、実際のチェック作業は大変煩雑なものでした。特に営業職の社員の工数がかかったことは、当社において大きな反省点となりました。そのため、見直しにあたって別々の台帳をひとつに統合する検討をしました。

電子データの活用

2006年以降の契約書はPDFファイルとなっていましたが、2005年以前のものは紙しかありません。紙のコピーがありましたが、全件コピーが取られていたわけではないので、時には契約書原本を自社倉庫から取り寄せてチェックする、という作業もありました。そこで電子データと紙を、同じように扱えないかといった観点で運用を見直すこととなりました。

契約書管理のシステム化

台帳、電子データとそれぞれを別々に管理していたため、契約書管理システムを導入し、契約書を一元管理できる体制を目指しました。また、本社と支店で別々の管理体制、管理方法となっていたものも統一しました。

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まとめ

従来の契約書管理体制に数々の課題があったため、当社は契約書管理体制を大きく見直しました。その結果、現在は契約書管理システムによって一元的に契約書を管理し、電子データと紙とを同じように扱う運用を実現しました。

ここで挙げた事例は、当社で実際に起きたものです。同じような課題を感じたことのある、契約書管理のご担当者様も数多くいらっしゃるのではないでしょうか。

当社は契約書管理を見直すことで契約書管理の不備という課題を解決したのです。

また、自社を含め多くのお客様の契約書管理の実績を元に、電子契約を含む契約管理サービスとして「WAN-Sign」というサービスを提供しております。

是非、契約管理にお困りの方は弊社サービスをご検討ください。