クラウド型とは？オンプレミス型との違いやメリット、選定ポイントは？

ビジネスシーンでは業務のクラウド化が進み、日常業務で使うツールやデータなどをクラウド上で運用する企業が多くなっています。業務効率化やコスト削減へ向けてクラウド型サービスを導入し、現状の社内環境を見直すことも検討してみてはいかがでしょうか。

この記事では、クラウド型に関する基礎知識や、メリット・デメリット、システム選定時のポイントを解説します。また、契約業務の効率化に貢献する便利なクラウド型サービスもご紹介するため、ぜひ参考にしてみてください。

クラウド型の基礎知識

初めに、クラウド型の特徴や、オンプレミス型との違いなど、基本的な情報をお伝えします。クラウド型サービスの導入へ向けて、改めて確認しておきましょう。

クラウド型とは？

クラウド型とは、オンラインで提供されるシステムを、インターネット経由で利用する形態のことです。ベンダー（サービス提供会社）側がシステムの運用・管理を担います。そのため、利用者側はサーバーなどの機器が不要で、インターネット環境と端末さえあれば利用できます。

クラウド型とオンプレミス型の違い

オンプレミス型とは、社内にサーバーなどの機器を導入して、独自にシステムを構築する形態のことを指します。自社の要望に合わせて一から構築するため、カスタマイズ性の高さが特徴です。

クラウド型が適しているケース

クラウド型は、オンプレミス型よりも導入にかかる時間と費用を抑えやすい形態です。そのため、初めてシステムを導入する企業や、短期間で運用をスタートさせたい企業に適しています。また、費用負担を抑えたい小規模な企業にも向いています。

クラウド型の主なメリット・デメリット

クラウド型には、オンプレミス型と比較して以下のようなメリット・デメリットがあります。自社に適しているタイプはどちらか、比較検討してみましょう。

クラウド型のメリット

導入コストが低い

クラウド型の場合、導入時にサーバーなどの機器を設置したり、一からシステムを構築したりする必要がありません。初期投資や人件費などのコストを抑えて導入できるのがメリットです。

短期間で導入しやすい

クラウド型のシステムは、ベンダー（サービス提供企業）に申し込んだ後、速やかに利用開始できます。既成のシステムを利用する仕組みのため、短期間で導入可能です。

自社でのシステム構築が不要

クラウド型なら導入時に自社でシステムを構築する手間がかからないため、導入準備段階の負担を抑えられます。また、ベンダー側が新技術に対応することで、システムに最新の機能やセキュリティ対策が適用されます。

保守・メンテナンスの手間が少ない

クラウド型のシステムは、ベンダー側が保守・メンテナンスを担います。定期的なアップデートや機能追加のほか、障害対応までベンダー側が実施するため、保守運用の負担を抑えられます。

外部からのアクセスが容易

クラウド型のシステムなら、従業員が社外からインターネット経由でアクセスできます。オフィスと同様の環境で業務ができるようになるため、リモートワーク（テレワーク）体制にも適した形態です。

BCP対策として有効

多くのクラウド型システムは、社外のクラウドサーバーにデータをバックアップして運用する仕組みで、事業の継続性確保につながります。自然災害や火災などに備えてリスクを軽減できるため、BCP対策として有効な手段となります。

場所を選ばず利用できる

クラウド型のシステムを導入すれば、従業員が場所を選ばずにアクセスできます。外出中や出張中のすきま時間を活用したデータ入力も可能となります。

法改正への対応がスムーズ

法律が改正された場合は、ベンダーが法律に適した形でクラウドシステムの機能や仕様を自動的に変更します。自社で個別に対応することなく、スムーズにシステムの法対応を実現し、法令順守を徹底できます。

クラウド型のデメリット

カスタマイズの自由度が低い

一からシステムを構築するオンプレミス型と比べて、クラウド型はカスタマイズの自由度が低い傾向にあります。基本的には、既製システムを利用して運用する形になります。

セキュリティ管理がベンダーに依存する

クラウドシステムのセキュリティ管理は、ベンダーに依存する点に留意しましょう。安全に利用するためには、自社で適切に管理するとともに、セキュリティ対策が強固なベンダーを選ぶことが重要です。

既存システムと連携できないおそれがある

社内の既存システムと連携できるかどうかは、クラウドシステムによって異なります。場合によっては連携に対応できない可能性があるため、事前に詳細な確認が必要です。

複数のサービスを導入すると管理が煩雑化しやすい（クラウド乱立）

多数のクラウド型サービスを導入したために、かえって管理業務が煩雑化してしまった状態を「クラウド乱立」と呼びます。導入前に自社の業務に必要なサービスを見極めて取捨選択することが大切です。

クラウド型システム選定時のチェックポイント

クラウドシステムを導入する際は、社内でスムーズに運用するために、以下のポイントを押さえておきましょう。クラウド型システム選定時のチェックポイントを解説します。

従業員が操作しやすいか

導入したシステムを社内に定着させるには、操作性の高さを重視する必要があります。場合によっては、ITシステムに不慣れな従業員が操作するケースもあるでしょう。事前に無料トライアルなどを活用して操作性を確認しておくことが大切です。

外部システムやサービスと連携できるか

既存の社内システム・サービスとの連携に対応した製品を選ぶことで、システム間のデータのやり取りが可能となり、業務効率化の効果を高められます。導入前に連携可能なシステム・サービスを確認しておきましょう。

セキュリティ対策は整っているか

クラウド型システムを安全に運用するためには、「アクセス制限」「権限管理」「操作ログ管理」「暗号化」をはじめとしたセキュリティ機能が不可欠です。また、ベンダーが取得している認証についても確認することをおすすめします。

サポートが充実しているか

クラウドシステムの利用中に発生するトラブルに備えて、サポートが充実したベンダーを選ぶと安心です。ベンダーによっては、専任ヘルプデスクによる支援や、導入から定着までの手厚い支援を無償で提供しています。

導入費用は適正か

一般的にクラウド型は導入費用を抑えやすいものの、ベンダーによって初期費用に差が生じやすくなります。企業規模にかかわらず、できるだけ追加費用を抑えて運用できるコストパフォーマンスの高いサービスを選ぶと良いでしょう。

リソースの拡張・縮小に柔軟に対応しやすいか（スケーラビリティ）

クラウドシステムの導入後、自社の状況によってはリソースの拡張・縮小が必要となる可能性があります。ビジネスの状況に合わせて柔軟にスケーリングしやすいシステムを選ぶことで、コストを最適化できます。

クラウド型サービス事業者のサーバー設置場所は国内か

国内にサーバーがあるクラウドシステムでは、原則として日本の法律に則ってデータ保護が行われるため、企業は法的なリスクを避けながら重要なデータを管理できます。また、国内のデータセンター間はネットワークの接続が強固であり、大容量のデータ通信を安定して行えます。

まとめ

ここまで、クラウド型に関する基礎知識や、メリット・デメリット、システム選定時のポイントなどについて解説しました。日常業務にクラウド型サービスを導入すると、業務効率化やコスト削減を実現でき、リモートワーク（テレワーク）体制にも対応できるようになります。

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