電子契約を相手方に求められた場合の対処法と導入を求める際の説明事項

（更新日：2023年12月25日）

電子契約は物理的な紙や直筆の署名・押印を必要としないため、業務効率の向上やコストの削減に役立ちます。 

しかし、電子契約はまだ一部の企業でしか導入されておらず、場合によっては相手方に導入を促されるケースも少なくありません。 

担当者のなかには、「相手方に電子契約を求められた場合と、求める場合の対処法について知りたい」と考えている方もいるのではないでしょうか。 

この記事では、電子契約を受け入れる場合と求める場合の確認・説明事項、導入する際のポイントについて詳しく解説します。

電子契約の仕組みについて

電子契約は、『紙＋押印』で署名・締結し、契約書原本を管理していた従来の押印業務に代わり、『電子データ（PDF）』へ『電子印鑑＋電子署名＋認定タイムスタンプ』で署名・締結し、クラウド上で電子管理を行う新たな形態です。

電子契約に対しては、厳格な本人確認による本人電子署名による署名や、 相手方に負担なく署名が可能なメール認証による署名を行い、タイムスタンプの付与で「いつ」「何」を締結したのか証明（原本性の保証）します。

電子契約はクラウドサービスでも手軽に導入ができ、サービス導入後はクラウド上で電子署名やタイムスタンプの付与、文書管理、進捗管理まで行うことが可能です。

ただし、電子契約は自社だけではなく、相手方も同様のシステムを利用するため、導入・運用に関する同意を求めなければなりません。

そのため、電子契約の仕組みや留意点を自社で理解するとともに、相手方の同意がスムーズに得られるための知識と取り組みが必要です。

相手方からの電子契約を求められた際の確認事項

デジタル化が進む現代では、相手方から電子契約を求められることも珍しくありません。

自社で電子契約を導入する場合は、慎重に検討することをおすすめします。 

ここでは、電子契約を受け入れる際の確認事項を3つ紹介します。

①法令上における電子契約の可否

電子契約を受け入れる際は、締結しようとしている契約が法令上電子契約で締結して問題ないかを確認することが重要です。

契約は自社と相手方が当事者となるため、相手方が既に内容を確認している場合でも入念に確認することをおすすめします。

一部の契約は電子化や電子契約が認められていない場合があるため、自社の業種に関連する法令を確認することが大切です。

②社内ルール変更の有無

電子契約と書面契約では、業務の流れや情報の管理方法が異なります。 

そのため、これまで紙で契約を行っていた場合、社内ルールが電子契約に対応していない可能性があります。 

法的に有効な電子契約でも、社内ルールに違反する場合は見直しが必要です。

③電子契約に対応できない書類

電子契約を導入しても、全ての契約書に適用できるわけではありません。

例えば、下記の契約書は公正証書で契約を締結することが法律で定められています。

• 事業用定期借地契約
• 企業担保権の設定又は変更を目的とする契約
• 任意後見契約書

また、電子帳簿保存法ではスマートフォンやスキャナで読み取った電子データの保存を認めていますが、賃借対照表や損益計算書などの決算関係書類や、仕訳帳、総勘定元帳などの国税関係帳簿はスキャナ保存の対象外です。

電子契約に使用可能な書類であっても、建設工事の請負契約書などの一部書類は相手方の事前承諾が必要です。

④契約期間の長さ

電子契約を締結する際は、その契約が何年存続するかを確認しなければなりません。

理由としては、現在電子契約で使用されている暗号化技術が数年後には解読される可能性が挙げられます。

また、電子契約に施される電子署名の有効期限は1年〜3年であり、長期契約を締結する際は、長期署名を利用しなければなりません。

長期署名とは、当初の電子証明書の有効期限が過ぎた後でも署名の検証を可能にする技術です。

電子署名とタイムスタンプが施された電子データに対して、電子証明書の検証に必要な情報や新たなタイムスタンプを付与することで、有効期限後でも検証ができるようになります。

長期の契約を締結する際は、受け入れるサービスが長期署名に対応しているか確認することが大切です。

＞＞電子契約における電子署名とは？電子サインとの違いを紹介

相手方に電子契約の導入を求める場合の説明事項

電子契約は相手方がいてこそ成立するものです。

自社だけで導入しても、相手方が対応していなければ電子契約を締結させることはできません。

相手方に電子契約を求める際は、丁寧な説明を心がけ、理解してもらうことが重要です。ここでは、電子契約を相手方に求める際の説明事項を紹介します。

①電子契約における法的効力

相手方が電子契約に対して難色を示す場合は、電子契約の法的効力を説明することで同意を得られる可能性があります。

電子署名法によって有効性が認められていること、電子署名の安全性などを説明しておくと相手方も納得しやすいです。

②導入メリット

電子契約がもたらすメリットを説明することで、相手方が自社の求めに応じてくれる可能性があります。

契約書の印刷に必要な紙やインク、収入印紙などのコストはどの企業にとっても負担であるため、コスト削減のメリットを説明することが有効です。

＞＞電子署名とは？導入のメリット・デメリットと必ず知るべき注意点

より多くの相手方との電子契約を安全に締結するポイント

電子契約をより多くの相手方との契約に導入したい場合、電子契約サービスで対応している署名タイプや機能性、サポート体制の充実度にこだわりましょう。

①当事者型・立会人型（事業者型）署名の両方に対応する

電子契約のタイプには、当事者型と立会人型（事業者型）の2種類の署名方法があります。

両方の署名タイプを提供している電子契約サービスの場合、より多くの相手方との契約に対応可能です。

当事者型署名の電子契約では、契約を交わす当事者が電子証明書を発行して電子署名を付与するため、厳格な本人確認を経て締結ができます。

一方、立会人型（事業者型）の電子契約では、電子契約サービス事業者が契約者に代わって電子署名を付与するため、メール認証による相手方に負担のない締結ができます。

それぞれ本人性の高さや契約締結の手軽さ、手続きのスピードなどが異なるため、両方に対応することで幅広いシーンで電子契約を活用可能です。

②紙と電子データを一元管理できるサービスを選ぶ

電子契約サービスによっては、紙の契約書と電子契約書の一元管理に対応しています。

一元管理機能が備わっていれば、電子契約に移行していない相手方との契約書も含めて1つのシステムで効率よく管理できます。

また、紙と電子データの保存方法に関して、強固なセキュリティを採用しているサービスであれば高度な要件にも応えることが可能です。

③導入マニュアルの共有と説明会の実施

電子契約の導入に併せて、自社だけではなく相手方にも導入マニュアルを作成・共有することで、新しいシステムの導入に対する懸念を払拭させることが可能です。

電子契約サービスでの契約締結フローや注意点の理解促進には、電子契約に精通した担当者による説明会やセミナーの実施も有効です。

導入マニュアルの作成や説明会の実施を自社で担うと大きな負担となるため、電子契約サービスの事業者側でサポートしているかどうかに着目しましょう。

④セキュリティ強度の高いシステムを選ぶ

電子契約をクラウドサービスを用いて導入する場合、電子データはクラウド上で保管されるのが一般的です。 

また、オンライン上でやりとりする性質上、サイバー攻撃の被害を受ける可能性があります。 

電子契約を導入する際は、情報漏洩や改ざんを防止するセキュリティ対策が重要です。

電子契約サービスによってセキュリティレベルは異なりますが、各種認証・認定の取得で信頼性を確認することができます。

また、電子認証局と連携した電子証明書の発行、認定タイムスタンプの付与、通信・データの暗号化、定期的なセキュリティ診断などを網羅しているサービスであれば安心です。

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ISO9001（品質マネジメントシステム）認証をはじめとする複数の認証を取得しており、世界的に評価の高いGMOグローバルサインの電子証明書を利用した電子署名の付与、セイコーソリューションズ社の認定タイムスタンプの標準付与などで高度なセキュリティを確保します。

専任営業担当者による導入前のサポートも無料で提供しているため、電子契約の導入に伴うマニュアルの作成や相手方へのフォローが心配な企業様でも安心です。

まとめ

この記事では、電子契約を相手方に求められた場合の対処法について以下の内容で詳しく解説しました。

• 相手方からの電子契約を求められた際の確認事項
• 相手方に電子契約の導入を求める場合の説明事項
• より多くの相手方との電子契約を安全に締結するポイント

電子契約を導入する際は、相手方に電子契約の法的効力や導入メリットを説明し、同意を得る必要があります。

スムーズに同意・導入を進めるには、電子契約サービスの使用方法や締結フローをまとめたマニュアルの作成・共有、説明会の実施などが有効です。

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