電子契約を相手方から求められた場合の対処法と導入を求める際の説明事項

（公開日：2023年6月1日）​​​​​​​

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電子契約を相手方から求められたとき、指定されたサービスをそのまま利用してよいのか、社内ではどのような対応が必要なのか迷うことがあります。自社から導入を依頼する立場になれば、今度は相手方の費用や手続きへの配慮も欠かせません。

電子契約を受け入れる側では、法令や社内規程に沿って利用できるかを確かめる必要があります。自社から依頼する場合、相手方に必要な準備や費用、操作方法を伝え、双方が対応できる締結方法を選ぶのが基本です。

本記事では、電子契約を相手方から求められた際のチェックポイントや、自社から導入を依頼する流れをご説明します。相手方へ伝えたい法的効力やメリット、セキュリティ面の説明に加え、より多くの取引先と電子契約を進めるためのポイントにも触れます。

電子契約とは？

電子契約とは、契約内容を電子データで作成・送受信し、電子的に合意を記録して締結・保存する契約形態です。電子署名や認証記録、タイムスタンプなどが用いられる場合があります。

電子契約に対しては、厳格な本人確認を経た電子署名や、相手方の手続き負担を抑えやすいメール認証による署名を行い、タイムスタンプの付与で存在時刻や改変の有無を確認できます。

電子契約はクラウドサービスでも手軽に導入ができ、サービス導入後はクラウド上で電子署名やタイムスタンプの付与、文書管理、進捗管理まで行うことが可能です。

ただし、相手方にも締結方法を案内し、必要に応じて利用サービスや署名方法について事前に確認しておく必要があります。

そのため、電子契約の仕組みや留意点を自社で理解するとともに、相手方の同意をスムーズに得られるための知識と取り組みが必要です。

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電子契約を相手方から求められた場合のチェックポイント

デジタル化が進む現代では、相手方から電子契約を求められることも珍しくありません。自社で電子契約を導入する場合は、慎重に検討することをおすすめします。ここでは、電子契約を受け入れる際の確認事項を6つご紹介します。

①「一般的な電子契約サービスだけでは完結できない契約」「電子化できない契約」はないか

電子契約を導入しても、すべての契約を一般的な電子契約サービスだけで締結できるわけではありません。法令によって特定の方式が定められている契約があるため、事前に確認が必要です。

電子契約を受け入れる際は、締結しようとしている契約が法令上電子契約で締結して問題ないかを確認することが重要です。契約は自社と相手方が当事者となるため、相手方が既に内容を確認している場合でも入念に確認することをおすすめします。

例えば、以下の契約は公正証書によることが法律で定められています。

• 事業用定期借地権の設定を目的とする契約
• 企業担保権の設定または変更を目的とする契約
• 任意後見契約

公正証書については、2025年10月1日から作成手続きがデジタル化され、公正証書の原本も原則として電子データで作成・保存できるようになりました。ただし、公正証書は公証人が作成するものであり、公証人による本人確認や契約内容・意思の確認など、法律で定められた手続きが必要です。そのため、一般的な電子契約サービス上で当事者同士が電子署名するだけでは契約を完結できません。

出典：法務省「公正証書に係る一連の手続のデジタル化について」

一方、現行法上、電子契約に置き換えられず、書面の作成が必要な契約もあります。農地法第21条では、農地または採草放牧地の賃貸借契約について、当事者が書面によって契約期間や借賃、支払条件などの契約内容を明らかにすることを定めています。そのため、電子契約サービスによる電子データのみで締結することはできず、書面を作成する必要があります。

また、電子契約に使用可能な書類であっても、建設工事の請負契約書などの一部書類は相手方の事前承諾が必要です。

電子契約を利用する際は、「電子化できるか」だけでなく、公正証書など特別な方式が必要か、書面での作成が法律上求められていないかを確認しましょう。

なお、契約を電子的に締結できるかどうかとは別に、電子帳簿保存法上の保存方法にも注意が必要です。

電子帳簿保存法における「電子取引」とは、契約書や請求書、領収書、見積書などに記載される取引情報を、電子メールやクラウドサービスなどを通じて電子データで授受する取引をいいます。電子契約サービスを利用して契約書を電子データで授受する場合も電子取引に該当し、授受した契約書データは、電子帳簿保存法の要件に従って電子データのまま保存する必要があります。

一方、電子帳簿保存法のスキャナ保存制度では、紙で受領・作成した契約書、請求書、領収書などの国税関係書類について、一定の要件を満たせば、スマートフォンやスキャナで読み取った電子データによる保存が認められています。

また、仕訳帳や総勘定元帳などの国税関係帳簿や、棚卸表、貸借対照表、損益計算書などの決算関係書類は、スキャナ保存制度の対象ではありません。

しかし、「スキャナ保存の対象外」であることは、「電子データで保存できない」という意味ではありません。仕訳帳や総勘定元帳、貸借対照表、損益計算書などを最初からパソコンなどで作成している場合は、電子帳簿保存法の「電子帳簿等保存」の要件を満たすことで、電子データのまま保存することができます。

②社内ルールは電子契約に対応しているか

電子契約と書面契約では、業務の流れや情報の管理方法が異なります。そのため、これまで紙で契約を行っていた場合、社内ルールが電子契約に対応していない可能性があります。 

法的に有効な電子契約でも、社内ルールに違反する場合は見直しが必要です。

③契約期間はどのくらいか

電子契約を締結する際は、契約期間に加え、契約書をどの程度の期間保存し、電子署名の有効性を検証できる状態にしておく必要があるかを確認しましょう。

電子証明書やタイムスタンプには有効期間があるため、長期間の保存・検証が必要な契約書では、利用する電子契約サービスが長期署名に対応しているか確認することが大切です。

長期署名とは、電子証明書の失効情報など検証に必要な情報とタイムスタンプを組み合わせることで、電子証明書の有効期間が満了した後も、署名時点における電子署名の有効性を検証できるようにする仕組みです。

契約期間の長さだけで判断せず、法令や社内規程で定められた保存期間、将来的に契約書を証拠として利用する可能性なども踏まえて、必要な保存・検証方法を確認しましょう。

＞＞電子契約における電子署名とは？電子サインとの違いを紹介

④相手方の署名方式は当事者型か立会人型か

署名方式は、契約の性質や必要な本人確認の水準に応じて選びます。当事者型は契約当事者本人の電子証明書を使い、立会人型（事業者署名型）は利用者の指示を受けたサービス事業者の電子証明書を使う方式です。

方式名だけで証拠性を判断せず、本人確認方法や締結権限、認証結果・送受信記録を残せるかまで確かめましょう。

⑤契約書の文言は電子契約に適した表現か

電子契約へ移行するときは、「本書を二通作成する」「記名押印する」など、紙での締結を前提とした文言を実際の手順に合わせて改めます。

契約期間や業務開始日を契約日から数えるなら、どの日を契約日として扱うかを決めておきましょう。電子契約の締結方法と契約書の記載に食い違いがない状態にします。

⑥締結後のデータをどのように保存・管理するか

締結後は、契約書データと署名情報、締結日時などを後から追える状態で保存します。保存期間やアクセス権限、検索項目、更新担当を決め、サービス終了時にデータを取り出せるかも確かめておきましょう。

電子帳簿保存法の対象となる電子取引では、電子契約で受け取った契約書などの取引データを電子のまま保存する必要があります。改ざん防止措置には複数の方法があるため、タイムスタンプの有無だけで判断せず、自社のシステムや運用が保存要件を満たすかを確かめます。

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電子契約の導入を相手方に依頼する場合の流れ

電子契約への移行を相手方へ依頼するときは、相手方の対応状況を聞いたうえで、双方が利用できる締結方法を決めます。利用するサービスによってアカウント登録や費用が必要になるため、相手方に必要な準備などを事前に伝えましょう。

①相手方の電子契約への対応状況を確認する

まず、相手方が電子契約に対応しているか、すでに利用しているサービスがあるかを尋ねます。相手方が電子契約を利用できても、自社と同じ方法で締結できるとは限らないためです。

自社のサービスから署名を依頼するときは、送信先の担当者とメールアドレスを聞きます。相手方の社内で承認や回付を経る運用なら、依頼を受け取ってから締結するまでの流れも共有します。事前に流れが分かっていれば、送信後の宛先変更や手順のやり直しを減らせます。

②対応パターンを検討する

相手方の対応状況が分かったら、自社が利用する電子契約サービスで締結するか、相手方が利用しているサービスに対応するか、書面契約を続けるかを検討します。

電子契約を候補にするなら、利用するサービスや署名方式の違いを把握します。電子契約サービスは、利用者の身元確認の方法やなりすましへの対策などに違いがあります。契約の性質を踏まえ、双方が対応できる方法を比べましょう。

③相手方にとって負担の少ない方法を選択して依頼する

候補を比べたら、相手方に必要な準備や費用を踏まえて締結方法を選びます。アカウント登録やソフトの準備、費用負担が必要かを把握し、双方が対応できる方法を決めましょう。

締結方法が決まり次第、署名依頼の受け取り方や操作手順、対応期限、問い合わせ先を相手方へ伝えます。締結後に契約データを取得する方法まで案内しておくと、相手方は依頼を受けてから保管するまでの流れを把握できます。

相手方に電子契約の導入を求める場合の説明事項

電子契約は相手方がいてこそ成立するものです。

自社だけで導入しても、相手方が対応していなければ電子契約を締結することはできません。

相手方に電子契約を求める際は、丁寧な説明を心がけ、理解してもらうことが重要です。ここでは、電子契約を相手方に求める際の説明事項を紹介します。

①電子契約における法的効力

相手方が電子契約の法的効力に不安を感じている場合は、電子契約だからという理由だけで契約の効力が否定されるわけではないことを説明しましょう。

契約は、法令に特別の定めがある場合を除き、当事者双方の意思が合致することで成立し、書面の作成や押印は原則として成立要件ではありません。そのため、電子データで契約を締結する場合でも、必要な要件を満たしていれば契約として成立します。

また、電子署名法第3条では、本人による一定の要件を満たす電子署名が行われている電磁的記録について、真正に成立したものと推定されることが定められています。

相手方へ説明する際は、電子契約そのものの法的効力だけでなく、利用するサービスの本人確認方法や電子署名の仕組み、操作履歴など、契約締結の事実を後から確認できる仕組みについても伝えるとよいでしょう。

②導入メリット

電子契約がもたらすメリットを説明することで、相手方が自社の求めに応じてくれる可能性があります。

契約書の印刷に必要な紙やインク、収入印紙などのコストはどの企業にとっても負担であるため、コスト削減のメリットを説明することが有効です。

＞＞電子署名とは？導入のメリット・デメリットと必ず知るべき注意点

③電子契約におけるセキュリティ面の安全性

相手方には、契約書の改ざんや第三者による不正利用を防ぐ仕組みを説明します。電子署名を利用すると、誰が契約に関与したか、締結後に契約書の内容が変更されていないかを確かめられます。

利用する電子契約サービスについては、本人確認の方法や通信・データの暗号化、アクセス権限などの対策を伝えましょう。操作履歴を記録できるサービスであれば、誰がいつ操作したのかを後から追える点も説明できます。

より多くの相手方との電子契約を安全に締結するポイント

電子契約をより多くの相手方との契約に導入したい場合、電子契約サービスで対応している署名タイプや機能性、サポート体制の充実度にこだわりましょう。

①当事者型・立会人型の両方の署名に対応する

電子契約のタイプには、当事者型と立会人型（事業者署名型）の2種類の署名方法があります。

両方の署名タイプを提供している電子契約サービスの場合、より多くの相手方との契約に対応可能です。当事者型署名の電子契約では、契約当事者本人に発行された電子証明書を用いて電子署名を付与するため、厳格な本人確認を経て締結ができます。

一方、立会人型の電子契約では、利用者の指示に基づき、電子契約サービス事業者の電子証明書を用いて電子署名が付与されます。メール認証などを用いる方式では、相手方が電子証明書を取得する必要がなく、契約手続きの負担を抑えやすい点が特徴です。

それぞれ本人性の高さや契約締結の手軽さ、手続きのスピードなどが異なるため、両方に対応することで幅広いシーンで電子契約を活用可能です。

②紙と電子データを一元管理できるサービスを選ぶ

電子契約サービスによっては、紙の契約書と電子契約書の一元管理に対応しています。

一元管理機能が備わっていれば、電子契約に移行していない相手方との契約書も含めて1つのシステムで効率よく管理できます。

また、紙と電子データの保存方法に関して、強固なセキュリティを採用しているサービスであれば高度な要件にも応えることが可能です。

③導入マニュアルを共有して、説明会を実施する

電子契約の導入に併せて、自社だけではなく相手方にも導入マニュアルを作成・共有することで、新しいシステムの導入に対する懸念を払拭することができます。電子契約サービスでの契約締結フローや注意点の理解促進には、電子契約に精通した担当者による説明会やセミナーの実施も有効です。

導入マニュアルの作成や説明会の実施を自社で担うと大きな負担となるため、電子契約サービスの事業者側でサポートしているかどうかに着目しましょう。

④セキュリティ強度の高いシステムを選ぶ

クラウドサービスを用いて、電子契約を導入する場合、電子データはクラウド上で保管されるのが一般的です。 

また、オンライン上でやりとりする性質上、サイバー攻撃の被害を受ける可能性があります。 

電子契約を導入する際は、情報漏洩や改ざんを防止するセキュリティ対策が重要です。

電子契約サービスによってセキュリティレベルは異なりますが、各種認証・認定の取得で信頼性を確認することができます。

また、電子認証局と連携した電子証明書の発行、認定タイムスタンプの付与、通信・データの暗号化、定期的なセキュリティ診断などを網羅しているサービスであれば安心です。

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使いやすく、業界最高水準のセキュリティを備えた「WAN-Sign」

「WAN-Sign」は、4,600社以上の情報資産を管理するＮＸワンビシアーカイブズが提供する電子契約・契約管理サービスです。当事者型と立会人型の両方に対応し、基本プランは初期費用・月額費用0円から始められます。

契約管理では、WAN-Signで締結した電子契約や他社サービスの契約データに加え、オプションで、紙の契約書を一元管理できます。紙の原本はＮＸワンビシアーカイブズの情報管理センターへ預けられるため、電子データと紙原本が混在する企業でも契約書管理をまとめられます。

セキュリティ面では、ISO9001やISO/IEC27001など複数の認証を取得しています。GMOグローバルサインの電子証明書を利用した電子署名や、セイコーソリューションズの認定タイムスタンプを採用し、国内データセンターで契約データを保管しています。

導入前から利用開始後まで、専任の営業担当者によるサポートを無料で受けられます。電子契約への移行方法や紙を含めた契約書管理にお悩みの企業は、「WAN-Sign」の導入をご検討ください。

電子契約に関するよくある質問

電子契約には相手方の同意が必要？

契約は、原則として一方の申し込みに相手方が承諾した時点で成立します。電子契約だからといって、別途の同意書が一律に必要になるわけではありません。ただし、建設工事の請負契約など、電子化にあたって事前承諾が必要になる書類があります。

また、相手方が利用するサービスや署名方法に対応できなければ契約手続きを進められません。電子契約を利用することを事前に伝え、利用するサービスや署名依頼の受け取り方について双方で合意しておくと、契約時の行き違いを防げます。

参考：e-Gov法令検索「民法」第522条
参考：経済産業省「押印に関するQ&A」

相手方が電子契約を導入しておらず、導入をすすめたい場合、どうすれば良い？

相手方が電子契約を利用できる環境にあるかを尋ねます。そのうえで、アカウント登録や費用が必要か、どのような操作で締結するのかを伝えましょう。

電子契約サービスによっては、契約を受け取る側がアカウントを持っていなくても署名できる方式があります。相手方に必要な準備を具体的に示すと、導入に伴う作業量を判断してもらえます。

相手方と自社で電子契約サービスが違う場合はどうなる？

利用している電子契約サービスが違っていても、すぐに新しいサービスを契約する必要はありません。相手方が、自社のサービスから届く署名依頼に対応できるかを確認しましょう。

サービスを選ぶときは、以下の点を確認します。

• 相手方がアカウントを登録する必要があるか
• どのような方法で本人確認や署名をするか
• 契約後にデータを保存・取得できるか

どちらのサービスでも対応できない場合、相手方と相談したうえで、書面契約や別の電子契約サービスなど、双方が利用できる方法を選びます。

相手方が電子契約サービスに登録していなくても契約できる？

相手方が電子契約サービスに登録していなくても、契約できることがあります。実際に相手方のアカウント登録が必要かどうかは、利用するサービスや署名方式によって異なります。

導入していない電子契約サービスを相手方から求められたら、どう対応すれば良い？

指定されたサービスの署名方式やアカウント登録、費用、契約データの取得方法を確かめ、自社で利用できるか判断します。対応が難しいときは、自社が利用している電子契約サービスや書面契約を含め、双方が利用できる方法を相談しましょう。

まとめ

電子契約では、自社の都合だけで締結方法を決めると、相手方の負担や社内手続きとの食い違いが生じます。受け入れる側では法的要件や社内規程を確かめ、自社から依頼する場合は利用方法や安全対策を相手方へ説明するのが基本です。

『WAN-Sign』は、当事者型・立会人型の両方に対応し、紙と電子の契約書を一元管理できる電子契約・契約管理サービスです。相手方の利用環境や自社の契約フローに合わせて、締結方法を検討できます。

相手方から電子契約を求められ、「どの署名方式を選べばよいか」「現在の紙契約をどう扱えばよいか」と迷っている総務・法務担当者の方は、ＮＸワンビシアーカイブズの専用ページからご相談ください。

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