検収印とは？押印する「検収書」を作成する流れ、効率化するコツは？

取引先と紙の書類でやり取りをするときは、さまざまな印鑑を使用します。なかでも商品・サービスの発注側が検収書を発行する場面では、商習慣から「検収書」に押印する場合があります。正確に書類を作成するためにも、検収印の役割や押印方法を確認しておきましょう。

この記事では、検収印の押印ルールについて知りたいご担当者様へ向けて、検収印や検収書に関する基礎知識をお伝えします。また、企業間のやり取りを効率化するコツもご紹介するため、ぜひ参考にしてみてください。

検収印とは？

初めに、「検収印」に関する基礎知識を解説します。検収印にはどのような印鑑を使用すればよいのか、どんな役割があるのかを確認してみましょう。

検収印の概要

検収印とは、検収書の発行者が押印する印鑑のことです。多くの検収書には、担当者が検収印を押す欄が設けられています。なお、検収書について詳しくは後の見出しで解説します。

検収印に使用する印鑑の形式には法的な決まりはないものの、商習慣上は会社印（角印）や、担当者の名前・役職・部署名・日付が入った専用の印鑑を使用することが一般的です。その際は、会社によって会社印・専用の印鑑のいずれか一方のみを押すパターンと、両方を押すパターンがあります。

このように検収印の形式には決まりがないため、認印を使用しても問題ありません。会社のルール次第では、事務用の浸透印やゴム印を使って対応することも可能です。

検収印の役割

検収印には、発行した検収書が正式な書類であることを示す役割があります。また、印面に検収者の名前や日付が入った検収印を使っている場合は、押印することで誰がいつ書類の内容を確認したかが明らかになります。

検収印の押印ルールはある？

検収書への押印ルールは法律によって定められているわけではないため、基本的に形式などの決まりはありません。ハンコの押し方に特別なルールはなく、押印しなくても問題がないといえます。ただし、企業同士のやり取りにおいては、検収書の押印に関して商習慣上のルールが定められているケースも存在します。発注側・受注側の両者にとって適切な方法で運用すると良いでしょう。

そもそも検収書とは？

そもそも検収印を押す「検収書」とは、どのような書類なのでしょうか。ここでは、発注側・受注側の取引を証明する書類である検収書の特徴や、その他の書類との違いなどを解説します。

検収書の概要

検収書とは、発注側の企業が、注文内容と受領した商品・サービスが一致していることを証明する目的で発行する書類です。発注側が注文を行い、受注側が商品・サービスを納品した後、発注側で納品物の検収作業が完了した段階で発行されます。

検収作業では、「納品された商品・サービスの品目や個数などに相違がないか」「納品物に破損や不良など品質面の問題がないか」といったポイントでチェックが行われます。その際、検収書には発注者が商品・サービスを間違いなく検収したことを示す役割があります。基本的に、検収書の発行後に修正や返品の依頼はできません。

検収書を発行することで、検収後に発生する可能性のある無理な返品やクレームなどのトラブルを防止することが可能です。発注側・受注側の適切な取引を証明するうえで重要な書類です。

検収書と類似書類との違い

受領書との違い

「受領書」は、検収書と同様に、受注側が商品・サービスを納品した後に発注側が発行する書類です。ただし、検収書は検収作業が完了した段階で発行されるのに対して、受領書は納品物を受け取った段階で発行される点に大きな違いがあります。受領書には、発注者が納品物を受領した事実を証明する役割があります。なお、納品物を受領した時点ではまだ検収作業が完了していないため、受領書の発行後に修正や返品が発生する可能性があることを押さえておきましょう。

納品書との違い

「納品書」とは、受注側が商品・サービスを納品する段階で発行される書類です。書類には、納入する取引先の情報のほか、納品物の品目や数量などの情報、納品日や合計金額などが記載されています。それに対して検収書は、発注側が発行を行う点に違いがあります。

請求書との違い

「請求書」とは、納品や検収の完了後に、商品・サービスの代金を請求する段階で受注側によって発行される書類です。書類には、請求先・請求金額・明細・振込先などの情報が記載されます。2023年10月以降は、消費税の仕入税額控除を受ける場合にインボイス制度に対応した形式での発行が必要となりました。検収書に対して、支払いに関するトラブル防止を目的としている点に違いがあります。

検収書に記載する内容

一般的な検収書の書き方では、主に以下のような項目を記載します。

これらの項目と併せて「下記の通り検収いたしました」といった文言を添えて書類を発行します。特に、検収した品目と数量などの項目は、見積書や納品書と相違がないか確認し、正確に記載しましょう。

検収書を作成する流れ

検収書の作成は、基本的に以下のような流れで行われます。

万が一、納品物の受領後に修正や返品が発生した場合は、発注側が受注側へ検収不合格を通知する必要があります。受注側による再納品や修正が行われた後、発注側が再検査を実施し、問題がなければ検収書を発行するという流れです。

検収書作成時の注意点

検収書を正確に作成するうえで注意すべきなのは、実際の納品物の品目や数量が、見積書や納品書の記載内容と一致しているかを確認してから書類を発行することです。検収書の発行後は基本的に修正や返品が不可となるため、検収作業は慎重に行い、内容の誤りがないように書類を作成しましょう。

検収書作成から押印までを効率化するコツ

検収書を紙で発行すると、書類を印刷して印鑑を押したり、封筒に入れて郵送したりと、手続きに多くの手間がかかります。こうした検収書作成から押印までの手作業を効率化するなら、書類を電子データ化する方法がおすすめです。

専用サービスを利用してやり取りを電子化すると、書類を発行・押印・送付する処理をすべてクラウド上で完結できるようになります。また、検収書だけでなく、見積書・注文書・納品書・受領書・請求書・領収書といった幅広い書類を簡単に発行できることもメリットです。検収印を用意する必要がなく、長期的な目線で印刷や郵送にかかるコストを省けるため、電子化を検討すると良いでしょう。

まとめ

ここまで、検収印や検収書に関する基礎知識をお伝えしました。検収書の押印ルールは法律による決まりがなく、場合によっては押印しなくても問題ありません。近年では検収書をはじめとした書類を電子化することで電子印や電子署名を利用する企業も多くなっています。企業間のやり取りを効率化するなら、書類発行の機能を搭載した専用サービスを活用すると良いでしょう。

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