パソコンを使って電子文書に署名する場合は、「電子署名」を行うことで対応できます。電子署名とは、紙の契約書における手書きの署名に相当する、本人性を証明する技術のことです。単なるテキスト入力とは異なり、電子的に本人確認を実施できる仕組みが備わっています。電子署名を行う具体的な方法や仕組みについては、以降の見出しで詳しく解説します。

電子署名には法的効力がある

2001年4月1日に「電子署名及び認証業務に関する法律（電子署名法）」が施行されて以降は、電子署名を通用させるための法的な基盤が整えられました。電子署名法第3条において、一定の要件を満たす電子署名が行われた電子文書は「真正に成立したものと推定する」とされています。適切な方法で電子署名を行った場合は、従来の署名と同等の法的効力があると考えられます。

第三条　電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの（公務員が職務上作成したものを除く。）は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名（これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。）が行われているときは、真正に成立したものと推定する。

【引用】「電子署名及び認証業務に関する法律（平成十二年法律第百二号）」（e-Gov 法令検索）

パソコン入力による電子署名の主な方法

パソコンを使って電子文書に電子署名を行う場合は、複数の選択肢があります。ここでは、代表的な3つの方法をご紹介します。

PDFファイルにAdobe Acrobat Readerなどを使って電子署名する

PDF形式のファイルは、「Adobe Acrobat Reader」や「Adobe Acrobat」の機能を使って電子署名を実施できます。対象のPDFファイルに署名フィールドを作成して、デジタルID（電子証明書）の設定を行いましょう。

【参考】「PDF ファイルで電子署名を利用する方法（Acrobat /Acrobat Reader）」（Adobe）

WordやExcelで電子署名する

業務で「Word」や「Excel」などのソフトを使っている場合は、「デジタル署名」の機能を活用できます。あらかじめ証明機関で署名証明書を発行した上で、対象のファイルに署名欄を作成し、デジタル署名を実施しましょう。

【参考】「Microsoft 365 ファイルのデジタル署名を追加または削除する」（Microsoft）

電子契約サービスを利用して電子署名する

電子署名の機能を搭載した、専用の電子契約サービスを利用する方法です。専用サービスはセキュリティ機能のほか、契約管理の効率化に役立つ機能が充実しています。また、サービス提供会社によっては手厚い導入サポートが用意されており、初めて電子署名を利用する場合でも導入・運用の支援を受けられるため安心です。パソコンを使ってスムーズに電子署名を行うなら、専用サービスを活用することをおすすめします。

パソコン入力で行う電子署名のメリット・注意点

従来の紙の契約書とは異なり、パソコン入力で電子署名を行うと、以下のメリットや注意点があります。契約業務を電子化する際は、それぞれ把握しておきましょう。

電子署名のメリット

改ざんされにくい

電子署名には改ざんの有無を検知できる仕組みが備わっているため、契約締結のセキュリティ向上が期待できます。また、電子契約書は紙の文書とは異なり、物理的に紛失する心配がありません。導入によって自社のコンプライアンスや内部統制を強化することが可能です。

コスト削減につながる

電子署名を導入し契約業務を電子化すると、書類の印刷や郵送にかかるコストを削減できます。年間の契約書の発行枚数によっては、紙代・インク代・封筒代・切手代などの経費を大幅に削減できるでしょう。

契約業務を円滑に進められる

紙の契約書を使用した契約締結では、印刷や製本の時間がかかり、さらには書類が郵送で相手先へ到着するまでに時間がかかります。それに対して電子署名なら、オンラインで契約を締結できるため、こうした時間的な遅延が発生せず、手続きを円滑に進めることが可能です。

柔軟な働き方にも対応しやすい

電子署名を導入すると、担当者がオンラインで署名できるようになります。文書作成のためにオフィスへ出社する必要がなくなるので、テレワーク（リモートワーク）などの柔軟な働き方にも対応可能です。

電子署名の注意点

取引先の理解や協力が必要になる

契約業務に電子署名を導入する場合は、事前に取引先から合意を得る必要があります。取引先によっては、担当者が紙の契約書からの移行に不安を感じる可能性があるため、前もって丁寧に説明して理解や協力を得ることが大切です。

社内での業務フローを変更する必要がある

これまでに手書きによる署名で契約を締結していた場合は、電子署名の導入後に業務フローを大きく変更することになるでしょう。新たな契約締結の手順に慣れるまで、現場の担当者へ一時的に負担がかかる可能性があります。

一部の契約では利用できない

法律によって書面での契約が定められている契約書は、電子契約ができません。具体的には「事業用定期借地契約」「企業担保権の設定又は変更を目的とする契約」「任意後見契約」は電子契約ができないことを押さえておきましょう。（※2025年7月現在）

まとめ

ここまで、パソコン入力で契約書を作成する場合の、署名の法的効力について解説しました。パソコンを使った電子署名により、法的効力のある契約書を作成できます。

その際に、専用の電子契約サービスを利用して電子署名を行うなら、ＮＸワンビシアーカイブズの電子契約・契約管理サービス「WAN-Sign」をおすすめします。低コストで最高水準のセキュリティを実現でき、さらには専任の営業担当者による無料サポートを受けられるため、初めて電子契約へ移行する企業様もどうぞご安心ください。資料ダウンロードやお問い合わせをお待ちしております。

＞＞高機能で安心・安全な電子契約・契約管理を実現できるWAN-Sign

⇒お問い合わせ

⇒資料ダウンロード