【文例付き】発注依頼をメールで行うメリットと作成時のポイントは？

発注依頼のやり取りをメールで行うと、受発注業務を効率化できる可能性があります。従来の電話・FAX・郵送による発注依頼で生じる手間をなくすために、業務の電子化を検討してみるのもよいでしょう。

この記事では、発注依頼をメールで行うメリット・デメリットや、発注依頼メールを作成するポイントなどの基本的な情報をお伝えします。また、テンプレートとして使える発注依頼メールの文例も掲載するため、ぜひ参考にしてみてください。

発注依頼をメールで行うメリット・デメリット

まずは、発注依頼をメールで行うメリット・デメリットをご紹介します。受発注業務の効率化へ向けて電子化を検討しているご担当者様は、改めて確認してみましょう。

発注依頼をメールで行うメリット

やり取りの時間を短縮できる

従来の電話・FAX・郵送による発注依頼と比べて、メールによる発注依頼はやり取りの手間を減らせます。例えば、業務の合間に取引先へ電話をかける手間や、紙の書類を発送する手間がかかりません。

時間や場所を選ばず発注を依頼できる

オンラインでやり取りできるメールなら、担当者が時間や場所を選ばずに発注業務に対応できます。オフィスへ出社しなくてもインターネット環境さえあれば発注ができるため、テレワーク体制でも運用可能です。

送信履歴が残る

基本的に会話の内容が記録に残らない電話とは異なり、メールは送信履歴が残ります。注文内容がメール本文や添付ファイルに残るので、情報伝達における人的ミスを防止する効果もあります。

コスト削減を期待できる

発注依頼をメールで行う場合は、FAXや郵送のように紙を用いません。そのため、紙代・インク代・切手代などの印刷や発送にかかるコストを削減できます。経費削減の施策としても効果的です。

検索・保管しやすい

発注依頼をメールで行うと、発注書をデジタル化できるため、書類の検索・保管を効率化できます。例えば「取引先名」「取引金額」「納期」などの発注内容で検索をかけて、対象のファイルへ速やかにアクセスすることが可能です。

発注依頼をメールで行うデメリット

事前にメールで送付可能か確認が必要

これまで別の方法で発注依頼を行っていて、今後メールでの依頼に切り替える場合は、事前に取引先へ相談した上で電子化について同意を得ておく必要があります。自社だけでなく取引先の意向まで考慮しましょう。

相手が見落とす可能性がある

発注依頼をメールで行う場合、何らかの理由で相手がメールを見落としてしまう可能性があります。例えば、その他の多数のメールに埋もれてしまったり、セキュリティ機能によって迷惑メールとして処理されたりして、対応が遅れてしまうリスクが存在します。

人的ミスが起こるおそれがある

メールの送信時には、メールアドレスの誤入力で別の宛先へ誤送信してしまったり、ファイルの添付を失念してしまったりする人的ミスが懸念されます。重要な発注の場面でミスが生じないよう注意が必要です。

業務が属人化しやすい

メールでの発注依頼には、基本的に取引先からメールを受信した人が対応することになります。そのため、担当者の不在時に社内で案件の引き継ぎが行われていない場合、やり取りが滞りやすい点に留意しましょう。

発注依頼メールの作成ポイント

取引先へ発注依頼メールを作成する際は、以下のポイントを押さえておきましょう。スムーズかつ正確に取引先と連携するために、やり取りのコツや注意点を解説します。

発注依頼メールのフォーマットを統一する

発注依頼メールには、毎回同様のフォーマットを使用しましょう。同じフォーマットを使うことで、発注に必要な情報の記載漏れを防ぐとともに、取引先の混乱や人的ミスを防ぎやすくなります。

内容がひと目でわかる件名を設定する

メールの件名は、発注に関する内容であることが端的に伝わるよう、わかりやすい表現を心掛けましょう。例えば、冒頭に「発注依頼」や「注文」などと記載すると、相手先の担当者がひと目で用件を把握できます。

本文を簡潔かつ丁寧に記載する

メールで発注依頼を行う場合、本文は簡潔かつ丁寧に記載し、受け取った相手が好印象を抱くよう、表現に配慮しましょう。また、発注書のファイルを別途添付する場合でも、相手先の確認用に本文にも発注の概要を記載するのが望ましいといえます。

下請取引の場合、発注書面が義務付けられていることに注意する

下請取引において、親事業者には「下請法（下請代金支払遅延等防止法）」に基づいて書面の交付義務があります（ただし、一定の条件を満たしたうえで事前承諾を得れば、書面の電子化が可能です）。なお、発注書には「注文内容」「下請代金の金額」「支払期日」などの法律で定められた内容を記載しましょう。

（書面の交付等）

第三条　親事業者は、下請事業者に対し製造委託等をした場合は、直ちに、公正取引委員会規則で定めるところにより下請事業者の給付の内容、下請代金の額、支払期日及び支払方法その他の事項を記載した書面を下請事業者に交付しなければならない。ただし、これらの事項のうちその内容が定められないことにつき正当な理由があるものについては、その記載を要しないものとし、この場合には、親事業者は、当該事項の内容が定められた後直ちに、当該事項を記載した書面を下請事業者に交付しなければならない。

【引用】「下請代金支払遅延等防止法（昭和三十一年法律第百二十号）」（e-Gov 法令検索）

発注書をPDF形式で添付する

ビジネスシーンにおける重要な書類のやり取りでは、一般的にPDF形式が用いられています。記載内容の改ざん防止およびセキュリティ対策の観点から、PDF形式での発注書の発行が推奨されていることを押さえておきましょう。

期限を記載する

発注依頼のメールでは、相手先がいつまでに連絡や納品に対応するべきかを明確に示すことが大切です。そのため、必要に応じて納品期限や返信期限などを本文に明記しておくと良いでしょう。

【テンプレート付き】発注依頼メールの文例

ここでは、発注依頼メールの例文を、発注側・受注側それぞれに分けてご紹介します。メール送付の際は、以下のような書き方でメール本文を作成しましょう。

発注書を添付する発注依頼メールの文例

発注側が発注書のファイルを添付した依頼メールを送る場合の文例をご紹介します。前述した通り、発注書ファイルを添付するとともに、本文に発注概要を記載しています。

また、こちらの文例では納品時刻に希望があることを想定して、相手先に確認する一文を添えています。このように事前に確認すべき事項がある場合は、メールの本文で詳しく問い合わせておくと良いでしょう。

発注依頼に対する返信メールの文例

続いて、受注側が発注依頼に対して返信するメールの文例をご紹介します。注文内容を確認した上で、快諾する旨を簡潔に伝えましょう。

受け付けた内容を示すために、発注概要を記載すると相手先の安心につながります。もしも発注側から問い合わせがあった場合は、返信メールにて丁寧に回答しましょう。

まとめ

ここまで、発注依頼をメールで行うメリット・デメリットや、発注依頼メールを作成するポイントなどの基礎知識をお伝えしました。近年は受発注業務の効率化や管理強化を目的として、メールでのやり取りから販売管理システムの導入へと移行する企業が一般的です。さらに、専用サービスを活用して電子化した受発注書への署名（押印）をオンラインで行う運用も、近年注目を集めています。

ＮＸワンビシアーカイブズの電子契約・契約管理サービス「WAN-Sign」は、受発注書・契約書・納品書などの各種書類への署名（押印）に対応可能です。発注依頼の業務フローを電子化する際は、どうぞお気軽にお問い合わせください。

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