電子契約と書面契約の一元管理はできる？契約書管理の重要性やポイントを紹介

通信技術の発展やペーパーレス化の推進により、電子契約に移行する企業が増えています。

しかし、電子契約の導入に伴い、これまでの書面で締結した契約書と混在する事態に陥るというケースも少なくありません。

電子契約と書面契約それぞれの契約書を適切に管理するためには、契約書管理の考え方を把握しておくことが大切です。

この記事では、契約書管理の考え方や重要性、契約書管理の理想的な状態や適切に行う方法について詳しく解説します。

契約書管理の考え方

契約書は法律により保存期間が定められており、契約が締結した後も厳重な管理を行わなければなりません。

締結した契約書を単に保管しているだけでは、後々問題が発生する可能性があるため、適切な契約書管理が必要です。

契約書管理とは契約書そのものをはじめ、契約書に記載されている契約内容や期日、契約の更新日などの情報を管理することをいいます。

企業における取引契約や雇用契約など、あらゆる種類の契約が管理の対象であり、信頼性や質が高い契約書チェック業務・ドラフト業務を行うために欠かせません。

契約書管理の重要性

ここでは、契約書管理が重要な理由を2つ紹介します。

①リスクマネジメントのため

契約書管理が適切に行われていない場合、契約書の破損や紛失を招く恐れがあり、円滑な情報共有を阻害する要因となり得ます。

契約に関する詳細な情報が把握できていない場合は、顧客や取引先とのトラブルに発展するリスクが高まります。

契約に関する情報は企業だけではなく、顧客や取引先にとっても外部に知られてはならない情報です。

万が一情報漏洩が発生した場合は顧客や取引先からの信用を失うことに加え、社会的信用も失墜する可能性があるため、適切な契約書管理が重要になります。

②業務を効率化させるため

企業では、過去の契約情報を確認したい場面が多々あります。

しかし、契約書管理が適切に行われていないと必要な情報に必要なタイミングでアクセスができず、探し出すのに無駄な時間を使ってしまう可能性があります。

契約には必ず期限が設けられているため、契約の満了日や更新日に必要なアクションを起こせるようにしておくことが大切です。

契約情報やそのほか必要な情報にスムーズにアクセスできる管理体制が整っていれば、業務の効率化にもつながります。

契約書管理の理想的な状態

ここでは、契約書管理の理想的な状態を3つ紹介します。

①一元管理ができている

契約書管理の理想的な状態は、電子契約と書面契約が一元管理されていることです。

電子契約と書面契約が混在する企業では、一部の契約書を個人の担当者が持っている、部署によって管理方法が違うなどの状態に陥る可能性があります。

電子契約と書面契約が一元管理されることで、必要なタイミングで必要な情報にアクセスできるようになり、業務の効率と質を高められます。

また、電子契約・契約管理システムを活用することで部署間、個人間の管理方法の差異をなくすことができ、より一貫した管理を実現できます。

②有効・保存期限の管理ができている

契約には必ず満了日や更新日が設けられているため、更新漏れがないように契約の有効期限管理を徹底する必要があります。

電子契約・契約管理システムのなかには、更新時期が近付いたら通知してくれるものがあり、期限の把握が容易です。

また、システムによっては通知する回数や日時、通知先などを細かく設定できる場合もあるため、自社のニーズやワークフローに合うものを選べば業務の効率化につなげられます。

③閲覧制限が設けられている

契約書管理において、必要なタイミングで必要な情報にアクセスしやすい体制を整えておくことは大切です。

しかし、誰でも契約書を閲覧できる状態で管理されている場合、契約書が不正に持ち出されたり改ざんされたりするリスクがあります。

電子契約・契約管理システムを導入し、閲覧する必要がある社員にのみアクセス権を限定することで契約書を検索しやすい体制を整えつつ、リスクを未然に防ぐことが可能です。

契約書管理を適切に行う方法

ここでは、契約書管理を適切に行う方法を3つ紹介します。

①管理責任者を決める

情報漏洩や改ざんを防止するためには、全社員が契約書管理の重要性を理解して正しい意識を持つことが大切です。

より正確かつ安全な契約書管理を行うのであれば、契約書を一元管理する部署・責任者を決めることをおすすめします。

契約書管理専用のチームを編成、専門部署の設置などが望ましいですが、自社で行うことに不安がある場合はアウトソーシングという選択肢もあります。

②契約書管理台帳を作成する

契約書は保存期間が定められていたり更新期限が設けられていたりするため、しっかり整理して管理することが重要です。

契約書管理台帳を作成することで契約が一覧で管理できるようになるため、契約書の整理と管理がしやすくなります。

契約書管理台帳で整理する事項は主に以下のとおりです。

• 契約の名称・種類
• 契約書の管理番号
• 原本の保管場所
• 契約の締結日
• 相手方の情報
• 契約満了日・更新日
• 解除通告の期限 など

上記のように管理項目を細かく設定することで、契約情報を閲覧する必要がある場合に迅速に契約書を見つけることが可能です。

③契約書管理のルールを決める

企業によっては部署間、個人間で契約書の管理方法がバラバラになっているケースがあります。このような状態は、適切な契約書管理ができているとはいえません。

契約書管理に関するルールを定めることで部署間、個人間で管理方法がバラバラになることを防止し、一貫性のある契約書管理が実現できます。

しかし、ルールを設定するだけでは社員に守ってもらえない可能性があります。

契約書管理の必要性や怠った場合のリスクを社内に周知し、研修を実施して理解を深めてもらうことが大切です。

まとめ

この記事では、契約書管理について以下の内容で解説しました。

• 契約書管理の考え方
• 契約書管理の重要性
• 契約書管理の理想的な状態
• 契約書管理を適切に行う方法

契約満了日や更新日、保存期間が定められている契約書は閲覧する機会が定期的に訪れます。

電子契約や書面契約に関係なく、適切な契約書管理はすべての企業に必要な要素です。

契約書管理が適切に行われていなければ探し出すのに時間がかかることはもちろんですが、最悪の場合は契約書の紛失や情報漏洩、改ざんなどのリスクにつながる恐れがあります。

法的リスクや相手方とのトラブルを回避するためにも、管理を担当する責任者や部署を設置し、契約書を整理したうえで詳細なルールを定めることが大切です。

より正確かつ安全な契約書管理を目指すのであれば、契約管理システムの導入をおすすめします。

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