電子帳簿保存法にも対応した契約管理機能が標準搭載。
紙とデジタルの契約書を一元管理
※この認証ロゴは公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会によりライセンスされています。
WAN-Signの契約管理機能は、電子帳簿保存法にも対応しています。紙とデジタル両方の契約書を一元管理を実現するとともに、
内部統制や検索機能なども充実しており、
契約書の管理業務効率を飛躍的に向上させます。
電子帳簿保存法にも対応した契約管理機能が標準搭載。
契約管理機能の特長
- 紙はもちろん、多種多様な電子契約サービスの契約書を一元管理が可能
- 閲覧権限が柔軟に設定できる内部統制機能
- 契約更新のリマインドメールなど充実した機能
- AIによる自動抽出で管理台帳の作成が容易に
POINT
01
長年培った情報管理のノウハウで
紙とデジタルの文書を管理
創業以来、情報を取り扱うプロフェッショナルとして豊富な実績を持つＮＸワンビシアーカイブズが、紙とデジタルの契約書を一元管理できるWAN-Signを提供しています。
社内で使用している契約管理台帳をアップロード（csvフォーマットへの変換要）することで、PDFは無くても契約書の管理が可能です。
紙の契約書はキャビネット等に保管しつつ、必要な際に後からPDFをアップして紐付けもできます。
また、ご要望に応じて社内で電子化作業が負担になる場合はＮＸワンビシアーカイブズが紙の契約書を電子化して、WAN-Sign内に登録することも可能です。
社内で使用している契約管理台帳をアップロード（csvフォーマットへの変換要）することで、PDFは無くても契約書の管理が可能です。
紙の契約書はキャビネット等に保管しつつ、必要な際に後からPDFをアップして紐付けもできます。
また、ご要望に応じて社内で電子化作業が負担になる場合はＮＸワンビシアーカイブズが紙の契約書を電子化して、WAN-Sign内に登録することも可能です。
POINT
02
充実した機能で
契約書の契約状況の把握や検索が容易に
WAN-Signなら契約状況を一覧で管理し、締結済み・未締結などの進捗をリアルタイムで把握することができます。
また、大量の契約書を迅速に確認するための検索やフィルター機能はもちろん、必要な書類をすぐに抽出できる検索項目のカスタマイズも可能です。他にも、リマインドメール送信機能や関連契約の紐づけなど充実した機能が揃っています。
POINT
03
業界最高水準のセキュリティと
内部統制機能による安全性を確保
ＮＸワンビシアーカイブズ独自の強固なセキュリティ体制のもと、承認漏れを防止するワークフローを設計し、安全性を確保します。
登録・編集・削除に対する承認機能がつけられるので、誤操作を抑止することができます。
さらに、ユーザー権限の詳細設定、IPアドレスによるログイン制限など、会社の組織に合わせて柔軟に管理できます。
登録・編集・削除に対する承認機能がつけられるので、誤操作を抑止することができます。
さらに、ユーザー権限の詳細設定、IPアドレスによるログイン制限など、会社の組織に合わせて柔軟に管理できます。
POINT
04
WAN-Signや他社で締結した契約書も
AIによる管理項目の自動抽出でかんたんに管理台帳を作成
締結した契約書をAIが読み取り、「相手方の名称」や「自動更新の有無」など、網羅的な管理台帳を自動で作成します。
紙や他社の電子契約サービスによって締結した契約書もPDFアップロードすることで対応可能です。さらに読み取り精度は95％と高水準で、業務効率化に役立ちます。
紙や他社の電子契約サービスによって締結した契約書もPDFアップロードすることで対応可能です。さらに読み取り精度は95％と高水準で、業務効率化に役立ちます。
※大容量プランのみ利用可能
料金
初期費用無料、ユーザー数の制限なし
管理する文書電子データ件数に応じて選べる２プラン
＼スモールスタートなら／
通常プラン
5,000件ごとに
10,000円/月
＼大量の契約書の効率化なら／
大容量プラン
200GB（約40万件）で
30,000円/月
※以降100GBごとに10,000円/月
AI契約書管理機能が利用可能
追加オプション
| 書類電子化代行 サービス |
全件電子化 |
75,000円〜/箱 文書受入作業、全件電子化作業が含まれます。 |
|
オンデマンド電子化 |
30,000円〜/箱 + 1,000円/件 文書受入作業が含まれます。 |
導入事例
契約書管理からWAN-Signを選んだ企業様の事例をご紹介します。
電子契約サービスの一本化と全社展開を最適化！
電子文書と紙の原本の管理を一元管理
株式会社アシスト 様
実は、既に雇用契約に関して一部を他社の電子契約サービスを使って実施していましたが、デジタル運用する契約書の範囲を雇用契約からビジネス部門の契約書全般に広げるにあたり、ツールを見直して一本化を図ることになりました。
具体的に自社が求める要件を整理したところ、契約書作成の効率化、業務ワークフローの簡便化・確実化、就業場所を選ばない業務継続、印紙代・郵送料や倉庫費用の削減、電子原本の証明力確保、他システムとのシナジーや連携という点が挙げられました。
さらに、既に紙で締結した契約書類の管理も重視しました。電子契約で締結したデータだけでなく、引き続き残るだろう紙での契約書も、同じシステム上で一元管理したいという要望がありました。
ＮＸワンビシアーカイブズは自社倉庫を有し、一連の運用費がリーズナブルで、同じシステム上から倉庫との作業連動が行える点が優れていると判断しました。
具体的に自社が求める要件を整理したところ、契約書作成の効率化、業務ワークフローの簡便化・確実化、就業場所を選ばない業務継続、印紙代・郵送料や倉庫費用の削減、電子原本の証明力確保、他システムとのシナジーや連携という点が挙げられました。
さらに、既に紙で締結した契約書類の管理も重視しました。電子契約で締結したデータだけでなく、引き続き残るだろう紙での契約書も、同じシステム上で一元管理したいという要望がありました。
ＮＸワンビシアーカイブズは自社倉庫を有し、一連の運用費がリーズナブルで、同じシステム上から倉庫との作業連動が行える点が優れていると判断しました。
監査対応などの観点での安全性も重視
初期費用もかからずコスト的な無駄なく利用開始
株式会社トキハ 様
紙と電子を一元管理できることや、導入前・導入後のサポートが基本無償という点を評価しました。
WAN-Signは、金融機関を中心に導入実績が豊富で、株式会社肥後銀行様（熊本県）が既に利用している点も重視しました。特に、登録した情報は海外ではなく、国産・国内管理サーバーに保存されているため、他国の法律が適用されるリスクを回避でき、監査対応などの観点でも、他社より安全性が高いと判断しました。
使用したい機能が実装されているサービスの中で、WAN-Signは基本料金が最も安く、初期費用もかからない料金体系でした。契約締結時の課金が1件あたりで料金プランを理解しやすく、導入時点では締結件数のボリュームが不透明であるため、コスト的な無駄がなく利用開始できました。
電子契約だけではなく、既存の文書管理システムのリプレイスを検討していた時期でもあり、ちょうどそのタイミングでWAN-Signの台帳管理機能が優れていることを知り、将来的な情報管理の観点でも、紙と電子を一元的に管理できるのが望ましいと考えました。
WAN-Signは、金融機関を中心に導入実績が豊富で、株式会社肥後銀行様（熊本県）が既に利用している点も重視しました。特に、登録した情報は海外ではなく、国産・国内管理サーバーに保存されているため、他国の法律が適用されるリスクを回避でき、監査対応などの観点でも、他社より安全性が高いと判断しました。
使用したい機能が実装されているサービスの中で、WAN-Signは基本料金が最も安く、初期費用もかからない料金体系でした。契約締結時の課金が1件あたりで料金プランを理解しやすく、導入時点では締結件数のボリュームが不透明であるため、コスト的な無駄がなく利用開始できました。
電子契約だけではなく、既存の文書管理システムのリプレイスを検討していた時期でもあり、ちょうどそのタイミングでWAN-Signの台帳管理機能が優れていることを知り、将来的な情報管理の観点でも、紙と電子を一元的に管理できるのが望ましいと考えました。
契約管理機能一覧
文書管理料のみで幅広い機能を利用することが可能です。
他社電子署名済みPDF登録
他社の電子契約サービスで締結した署名済みPDFもWAN-Sign内で一元管理可能です。※当事者型、事業者署名型・立会人型の種別は問いません。
電子帳簿保存法対応
電子帳簿保存法で定められている３つの保存方法（①電子帳簿保存、②スキャナ保存、③電子取引データ保存）すべてにおいて、JIIMA認証を取得しています。
リマインドメール送信機能
文書ごとにリマインド通知を設定することにより、契約の更新・解約漏れを防止できます。通知日になるとリマインド通知メールが送信されます。
親子紐づけ管理
関連契約(個別契約、覚書など)の紐づけ・表示も可能です。
フォルダごとのアクセス制限
文書または組織単位でフォルダを作成して、閲覧範囲を制限することができます。全社展開および、グループ会社などとの共通利用ができます。
- オプション
書面契約の保管・電子化
WAN-Signに登録頂いた原本を当社集配車両にて引き取り、電子化作業を行います。お引き取りした原本を当社の情報管理センターでそのままお預かりします。
文書詳細情報登録
文書ごとに文書名、相手方、締結日などの情報を登録できます。
文書検索
契約者名、相手方、締結日、署名完了日、有効期限等から必要な文書をすぐに検索できます。
フォルダ作成
文書の種類や管理部署ごとにフォルダを作成して文書を管理できます。
文書情報項目設定
管理者権限による文書情報の備考名称変更・追加ができます。
文書リスト作成(csv出力)
文書リストをcsvで出力し、監査などの際に即時にリストを作成・提出できます。
スキャン文書管理
紙の契約書もスキャンして電子契約とあわせて保管・検索・管理ができます。
文書情報の一括登録・一括更新機能
CSVによる文書詳細情報の一括登録・一括更新ができます。
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