鳥取県庁 様
導入事例

これまでの行政手続きでは、文書事務の多くが、紙で行われていました。書類の保管が必要であるため書庫のスペースも必要ですし、必要な書類を探すのも一苦労という状況でした。さらに、コロナ禍となり補助金の対応など文書事務が肥大化し、書庫が逼迫していました。そこで業務の効率化や書類の保管場所の削減のために、押印が省略できそうな書類を電子化しようと検討しました。検討を始めた時点では、契約書は押印が必須であったため難しいだろうと考えており、それ以外の書類でできるものはないかと整理していました。検討を進めていたところ、地方自治法施行規則の改正があり、自治体でも立会人型の電子契約ができるようになったことで、電子化に向けての検討を本格的に進めていきました。
電子契約サービスの採用は入札で決めるため、IT部門と相談しながら細かな要件を作成していきました。その中でもセキュリティの観点から総合行政ネットワーク（LGWAN）に対応しているサービスであることは必須でした。（明治氏）

導入する段取りとしては、まず県土整備部の職員に向けて説明会を実施し、実際にWAN-Signを操作してもらいました。操作後のフィードバックをもとに運用改善をしながら、定着を図りました。導入にあたって内部からの消極的な反応なども少しありましたが、WAN-Signの導入により業務が効率化されること、電子契約のメリットなどを丁寧に説明し、理解いただけるように努めました。事前に行なった説明会やWAN-Signの操作性の良さ、ＮＸワンビシアーカイブズさんのご協力などもあり、県土整備部の職員や事業者様含め混乱することなくスムーズに電子契約をスタートできました。もちろん、すべての契約がということではありませんが、契約書や請書を中心に開始後3ヶ月ほどで300件を超える契約が、WAN-Signで行われたのです。想定よりも電子化できた契約書類は多いと感じましたし、全庁展開するにあたっても手ごたえを感じました。

実際に多くの電子契約を実施している県土整備部の職員からは、これまで製本して郵送、押印後に返送してもらった契約書を受領するという早くても5日程度を要した工程が即時成立するようになり、そのあとの業務がスピードアップしているなどと喜びの声が上がっています。
また、押印はないものの、その代わりとなる電子署名に係る操作が手間であるとの声もあったため、RPAによる自動化を図り、さらに手離れ良くスムーズに業務を進められるように整備しました。マニュアルの改訂や整備などを繰り返し、満を持して全庁での利用をスタートさせました。（明治氏）