鳥取県庁様
導入事例

運用3ヶ月で300件を超える契約を電子化！RPAによる自動化も図り、全庁展開をスタート

自治体概要

所在地：鳥取県鳥取市東町1丁目220

設立：1871年7月

URL：https://www.pref.tottori.lg.jp

インタビュイー：

総務部政策法務課

課長　桑谷雄一郎様
明治達也様

※役職はインタビュー当時

要約	導入の背景：コロナ禍に代表されるような行政需要の増加に伴い、紙による文書保管で書庫が逼迫される状況になってきたことから、電子契約を検討する必要があった令和3年度の地方自治法施行規則の改正により電子署名法に基づく電子契約ができるようになった事業者様からも契約等の電子化を求める声が上がっていた導入の決め手：総合行政ネットワーク（LGWAN）に対応している、情報セキュリティに優れたサービスであることなど、入札における条件をすべてクリアしていた庁内の職員だけではなく、事業者様、特にパソコン操作に不慣れな方にも使いやすいインターフェ―スであった事業者様も安心できる法令への適合性があった導入後の効果：最初に導入した部署でスムーズに電子契約をスタートすることができ、3ヶ月ほどで300件を超える契約を電子化できた業務の一部をRPA化し、使いやすい仕組みに改善した上で、全庁展開することができた特に契約が多く発生する部署の職員から業務量が減り、他の業務に使える時間が増えたと好評

要約

導入の背景：

コロナ禍に代表されるような行政需要の増加に伴い、紙による文書保管で書庫が逼迫される状況になってきたことから、電子契約を検討する必要があった
令和3年度の地方自治法施行規則の改正により電子署名法に基づく電子契約ができるようになった
事業者様からも契約等の電子化を求める声が上がっていた

導入の決め手：

総合行政ネットワーク（LGWAN）に対応している、情報セキュリティに優れたサービスであることなど、入札における条件をすべてクリアしていた
庁内の職員だけではなく、事業者様、特にパソコン操作に不慣れな方にも使いやすいインターフェ―スであった
事業者様も安心できる法令への適合性があった

導入後の効果：

最初に導入した部署でスムーズに電子契約をスタートすることができ、3ヶ月ほどで300件を超える契約を電子化できた
業務の一部をRPA化し、使いやすい仕組みに改善した上で、全庁展開することができた
特に契約が多く発生する部署の職員から業務量が減り、他の業務に使える時間が増えたと好評

導入の背景

私が所属する総務部政策法務課は、県が発出する文書の審査や各課で取り扱う文書の指導監督を主に行なっています。正確且つ効率的な文書事務によって県民がわかりやすい文書の作成や文書事務の効率化を目指しています。

これまでの行政手続きでは、文書事務の多くが、紙で行われていました。書類の保管が必要であるため書庫のスペースも必要ですし、必要な書類を探すのも一苦労という状況でした。さらに、コロナ禍となり補助金の対応など文書事務が肥大化し、書庫が逼迫していました。そこで業務の効率化や書類の保管場所の削減のために、押印が省略できそうな書類を電子化しようと検討しました。検討を始めた時点では、契約書は押印が必須であったため難しいだろうと考えており、それ以外の書類でできるものはないかと整理していました。検討を進めていたところ、地方自治法施行規則の改正があり、自治体でも立会人型の電子契約ができるようになったことで、電子化に向けての検討を本格的に進めていきました。
電子契約サービスの採用は入札で決めるため、IT部門と相談しながら細かな要件を作成していきました。その中でもセキュリティの観点から総合行政ネットワーク（LGWAN）に対応しているサービスであることは必須でした。（明治氏）

導入の決め手

提示した要件を満たしていることを前提とした入札の結果、ＮＸワンビシアーカイブズさんの『WAN-Sign』に決まりました。
また、庁内の各部署の職員はもちろんですが、電子契約は各事業者様にも対応いただく必要があるため、使いやすさという点も重視していました。その点、WAN-Signはインターフェースがとてもシンプルで使いやすく、これであればパソコンに不慣れな方であっても対応いただけるだろうと感じました。他にも利用いただく事業者様の中には電子契約に馴染みがない方も多いため、安心して使っていただけるサービスである必要がありました。その点も、ＮＸワンビシアーカイブズは過去の実績から安心感があり、法令への適合性も信頼できるものでした。
また、導入にあたり、関係する例規（規則、規程等）を改正する必要があるのですが、他県の事例を交えながら改正ポイントを教えてくださり、安心して運用を開始できました。（明治氏）

導入後の効果

5月にＮＸワンビシアーカイブズさんの落札が決まり、8月に運用をスタートさせる計画で進めました。電子契約を導入するにあたり、すでに導入している別の自治体へのヒアリングなどを行ったのですが、いまいち活用できていないという声もありましたので、電子契約をしっかりと活用できるように進めようと、スモールステップで始めることにしたのです。そこで、日々多くの契約書類のやりとりが発生する県土整備部に絞ってスタートしました。
県土整備部とやりとりをしている事業者様の多くが建設業ということもあり、国との契約で電子契約をすでに使われている方がほとんどでした。そのため、事業者様から電子契約化のご要望もこれまで多くいただいていました。

導入する段取りとしては、まず県土整備部の職員に向けて説明会を実施し、実際にWAN-Signを操作してもらいました。操作後のフィードバックをもとに運用改善をしながら、定着を図りました。導入にあたって内部からの消極的な反応なども少しありましたが、WAN-Signの導入により業務が効率化されること、電子契約のメリットなどを丁寧に説明し、理解いただけるように努めました。事前に行なった説明会やWAN-Signの操作性の良さ、ＮＸワンビシアーカイブズさんのご協力などもあり、県土整備部の職員や事業者様含め混乱することなくスムーズに電子契約をスタートできました。もちろん、すべての契約がということではありませんが、契約書や請書を中心に開始後3ヶ月ほどで300件を超える契約が、WAN-Signで行われたのです。想定よりも電子化できた契約書類は多いと感じましたし、全庁展開するにあたっても手ごたえを感じました。

実際に多くの電子契約を実施している県土整備部の職員からは、これまで製本して郵送、押印後に返送してもらった契約書を受領するという早くても5日程度を要した工程が即時成立するようになり、そのあとの業務がスピードアップしているなどと喜びの声が上がっています。
また、押印はないものの、その代わりとなる電子署名に係る操作が手間であるとの声もあったため、RPAによる自動化を図り、さらに手離れ良くスムーズに業務を進められるように整備しました。マニュアルの改訂や整備などを繰り返し、満を持して全庁での利用をスタートさせました。（明治氏）

今後の展望

全庁での利用は、まだスタートしたばかりですので、各部署の職員から取引する事業者様に向けて電子契約のメリットをしっかりと伝えてもらい、WAN-Signをより活用していきたいと考えています。電子契約に不慣れな方も多いと思いますので、各部署の職員への周知・普及をしっかりと行う予定です。その際には、ＮＸワンビシアーカイブズさんの知見をお借りしたいと考えています。
電子化することで書庫のスペースを確保する必要がなくなりますし、紛失などのリスクを減らせるので、さらに多くの書類を電子化していきたいと思っています。
また、必要な書類をその都度書庫に探しに行くことは、骨の折れる作業ですが、電子化によりパソコン上で容易に見られるようになるため、業務の効率化が図れます。そして電子化した書類もWAN-Signであれば閲覧権限を細かく設定できるため、セキュアに内部統制ができるので安心です。これからもＮＸワンビシアーカイブズさんに色々とご相談しながら、更なる電子化を進め、より効率良く業務ができるように整備していきます。（明治氏）