株式会社トキハ 様
決め手は紙と電子の一元管理とサポートの手厚さ。契約管理と定型契約書の締結を電子化し、効率化に大きく貢献
| 要約 |
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事業内容
株式会社トキハ様は、昭和初期の時代から今日に至るまで、「ふるさと大分」のお客様に愛され、必要とされ、信頼される企業であり続けている。変化に富んだ時代の百貨店として、「安心安全な商品とその品質の高さ」、「質の高い接客サービス」、「ライブ感の演出」を重視し、リアル店舗としての存在意義を追求している。小売業では稀なISO14001の認証を取得し、持続可能な社会の形成のための環境活動に取り組んでいる。次の時代に向けて、魅力的で高品質で、かつ収益力の高い、他に類のない新たな地方百貨店モデルの構築を目指して進化していく。
導入前の契約業務
物産展等で必要となる「期間限定催事契約書」を3ヶ月に一度、年に1,700件ほど取引先と締結している。契約内容自体は定型だが、毎回担当バイヤー（商品の仕入れ担当者）が契約書類を作成している。
催事契約書の社内決裁は、バイヤー起点→総務部→リスク統括という流れで、複数部門にわたるためリードタイムが長く、取引開始の直前まで時間がかかることもあり、進捗状況を各部門に問い合わせるのも手間だった。
また、契約付帯費用（郵送費、印紙税、保管費用など）で直接・間接コスト両方の負担がかかっていた。1件あたり45分程度の作業時間が必要で、総務から各バイヤーに書類を戻し、文書管理システムにも手動で登録しなければならない。
契約に至るまでの時間が長いため、必ず催事開始までに間に合うよう、相当な余裕を持って組み立てていたスケジュールについて、合理的な方法で短縮したいと思っていた。
催事契約書の社内決裁は、バイヤー起点→総務部→リスク統括という流れで、複数部門にわたるためリードタイムが長く、取引開始の直前まで時間がかかることもあり、進捗状況を各部門に問い合わせるのも手間だった。
また、契約付帯費用（郵送費、印紙税、保管費用など）で直接・間接コスト両方の負担がかかっていた。1件あたり45分程度の作業時間が必要で、総務から各バイヤーに書類を戻し、文書管理システムにも手動で登録しなければならない。
契約に至るまでの時間が長いため、必ず催事開始までに間に合うよう、相当な余裕を持って組み立てていたスケジュールについて、合理的な方法で短縮したいと思っていた。
WAN-Signを選んだ理由
紙と電子を一元管理できることや、導入前・導入後のサポートが基本無償という点を評価した。導入検討に際しては、3社ほど相見積もりを取った。WAN-Signは、金融機関を中心に導入実績が豊富で、株式会社肥後銀行様（熊本県）が既に利用している点も重視した。
登録した情報が海外ではなく、国産・国内管理サーバーに保存されているため、他国の法律が適用されるリスクを回避でき、監査対応などの観点でも、他社より安全性が高いと判断した。
ＮＸワンビシアーカイブズは、責任感の強い営業担当者が迅速・丁寧に様々な疑問に答えてくれるので、ビジネスパートナーとして信頼できる。九州支店に所属する専任の営業担当者が「ふるさと大分」の地域性も理解した上で、一緒に電子契約の活用を通したDX推進を全力で支援してくれている。デジタル化が加速していく今、先々の事業展望を共に語り合えるのは、本当にワクワクする。
使用したい機能が実装されているサービスの中では、WAN-Signは基本料金が最も安く、初期費用もかからなかった。契約締結時の課金が1件あたりで料金プランを理解しやすく、導入時点では締結件数のボリュームが不透明であるため、コスト的な無駄がなく利用開始できた。
ＮＸワンビシアーカイブズは、営業担当の人柄も好感が持てる。自社の「期間限定催事契約書」について、テンプレートの作り方を分かりやすくレクチャーしてくれた。運用面での改善ポイントを含めて有意義なアドバイスもしてくれた。
電子契約だけではなく、既存の文書管理システムのリプレイスを検討していた時期でもあるため、ちょうどそのタイミングでWAN-Signの台帳管理機能が優れていることを知り、将来的な情報管理の観点でも、紙と電子を一元的に管理できるのが望ましいと考えた。
登録した情報が海外ではなく、国産・国内管理サーバーに保存されているため、他国の法律が適用されるリスクを回避でき、監査対応などの観点でも、他社より安全性が高いと判断した。
ＮＸワンビシアーカイブズは、責任感の強い営業担当者が迅速・丁寧に様々な疑問に答えてくれるので、ビジネスパートナーとして信頼できる。九州支店に所属する専任の営業担当者が「ふるさと大分」の地域性も理解した上で、一緒に電子契約の活用を通したDX推進を全力で支援してくれている。デジタル化が加速していく今、先々の事業展望を共に語り合えるのは、本当にワクワクする。
使用したい機能が実装されているサービスの中では、WAN-Signは基本料金が最も安く、初期費用もかからなかった。契約締結時の課金が1件あたりで料金プランを理解しやすく、導入時点では締結件数のボリュームが不透明であるため、コスト的な無駄がなく利用開始できた。
ＮＸワンビシアーカイブズは、営業担当の人柄も好感が持てる。自社の「期間限定催事契約書」について、テンプレートの作り方を分かりやすくレクチャーしてくれた。運用面での改善ポイントを含めて有意義なアドバイスもしてくれた。
電子契約だけではなく、既存の文書管理システムのリプレイスを検討していた時期でもあるため、ちょうどそのタイミングでWAN-Signの台帳管理機能が優れていることを知り、将来的な情報管理の観点でも、紙と電子を一元的に管理できるのが望ましいと考えた。
導入プロセス
自社には、生産性向上委員会という組織があり、業務改善プロジェクトを発足している。その取り組みの一環で、契約書の電子化について検討を重ねていった。
2021年6～7月くらいに色々なベンダーにヒアリングや見積依頼を行った。11月には役員会に提案して導入承認を得た。バイヤー向け実務レベル研修の第一段階を2022年1月、第二段階の研修を2回にわたり3月に実施した。
第二段階の研修時には、ＮＸワンビシアーカイブズの営業担当者が同席してくれ、画面を投影しながらレクチャーを行ってもらい、スムーズに運用開始できた。
契約相手先からの問合せを含め、WAN-Signのヘルプデスクが迅速・丁寧に回答してくれるのも助かった。
2021年6～7月くらいに色々なベンダーにヒアリングや見積依頼を行った。11月には役員会に提案して導入承認を得た。バイヤー向け実務レベル研修の第一段階を2022年1月、第二段階の研修を2回にわたり3月に実施した。
第二段階の研修時には、ＮＸワンビシアーカイブズの営業担当者が同席してくれ、画面を投影しながらレクチャーを行ってもらい、スムーズに運用開始できた。
契約相手先からの問合せを含め、WAN-Signのヘルプデスクが迅速・丁寧に回答してくれるのも助かった。
WAN-Sign利用方法
自社バイヤーが取引先と締結する「期間限定催事契約書」を対象に、契約締結に要する確認、申請、承認という一連の業務を可視化することで、ペーパーレス業務によるスピードアップを推進し、生産性の向上を図れる。
既存の文書管理システムが老朽化してきたことに伴い、過去分のPDFファイルもWAN-Signへ一括アップロードを実施していく。
電子契約の導入は、スピード感を重視したので対象の契約種類を絞ったが、売買基本契約書、業務委託契約書、保守契約書等、印紙税の対象となる文書を中心に利用拡大していく。
電子帳簿保存法の対応に関しても、ＮＸワンビシアーカイブズと相談しながら、最適な運用構築を進めていく。将来的には、定期的な更新が必要な労働契約にも活用していきたい。
また、自社のグループウェアの稟議申請についても、WAN-SignとAPI連携で一本化しようと検討している。ＮＸワンビシアーカイブズの営業担当と相談しながらアイデアを練り上げていくつもりだ。
既存の文書管理システムが老朽化してきたことに伴い、過去分のPDFファイルもWAN-Signへ一括アップロードを実施していく。
電子契約の導入は、スピード感を重視したので対象の契約種類を絞ったが、売買基本契約書、業務委託契約書、保守契約書等、印紙税の対象となる文書を中心に利用拡大していく。
電子帳簿保存法の対応に関しても、ＮＸワンビシアーカイブズと相談しながら、最適な運用構築を進めていく。将来的には、定期的な更新が必要な労働契約にも活用していきたい。
また、自社のグループウェアの稟議申請についても、WAN-SignとAPI連携で一本化しようと検討している。ＮＸワンビシアーカイブズの営業担当と相談しながらアイデアを練り上げていくつもりだ。
導入効果
北海道など、遠方の取引先と紙で契約締結するには、かなりの時間を要していた。封筒に切手を貼って送付していたのが、メール一本で済んでしまうのだから、電子契約に置き換えれば圧倒的に速い。距離や時間に関わりなく依頼して、すぐに締結できるため、業務効率化に大きく貢献している。
事前に登録したテンプレートから契約条件を入力すれば、契約書を自動作成でき、訂正も容易である。ワークフローで締結状況を可視化して、契約内容を共有化するのにも便利だ。
紙から電子データに移行することで、書類の紛失リスクも極小化でき、締結後の電子原本は検索も迅速に行える。
従来の紙と印鑑での契約がペーパーレスに置き換わり、契約書作成に付帯するコストおよび業務を無くすことで、直接・間接コストの両方を削減できた。
これまでは各バイヤーが取引先それぞれに紙の契約書を送っていたが、これからは本部で取引先を棚卸して、契約締結にかかる業務を集約することも考えている。そうすれば、バイヤーは、自分の本来業務に専念できる。
事前に登録したテンプレートから契約条件を入力すれば、契約書を自動作成でき、訂正も容易である。ワークフローで締結状況を可視化して、契約内容を共有化するのにも便利だ。
紙から電子データに移行することで、書類の紛失リスクも極小化でき、締結後の電子原本は検索も迅速に行える。
従来の紙と印鑑での契約がペーパーレスに置き換わり、契約書作成に付帯するコストおよび業務を無くすことで、直接・間接コストの両方を削減できた。
これまでは各バイヤーが取引先それぞれに紙の契約書を送っていたが、これからは本部で取引先を棚卸して、契約締結にかかる業務を集約することも考えている。そうすれば、バイヤーは、自分の本来業務に専念できる。
利用後の感想、印象、これからの活用予定
ぜひ今後の展開としては、百貨店業界特有の課題があると思われるので、WAN-Signを促進してもらい、お取引先にも共通のオペレーションができることを期待している。
電子契約を単なるシステム導入に終わらせず、WAN-Signの活用を通して業務改善を一層進めたい。直接・間接コストを下げて、生産性を上げていくため、対象契約書を早期に拡大していく。
自社の中期計画では、「シン・トキハ」を実現する、というテーマがある。デジタルプラットフォームの進化に寄与する取り組みとして、今後もWAN-Signのメリットを引き出していきたい。
【2022年8月現在】
電子契約を単なるシステム導入に終わらせず、WAN-Signの活用を通して業務改善を一層進めたい。直接・間接コストを下げて、生産性を上げていくため、対象契約書を早期に拡大していく。
自社の中期計画では、「シン・トキハ」を実現する、というテーマがある。デジタルプラットフォームの進化に寄与する取り組みとして、今後もWAN-Signのメリットを引き出していきたい。
【2022年8月現在】
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