南海電気鉄道株式会社 様
グループ会社との契約電子化で年間100万円の経費削減を達成！国産基盤のデータセンターや細かな権限管理が魅力
企業概要
- 鉄道事業
- 開発関連及び付帯事業
- 開発事業、流通事業、土地建物賃貸事業
本社：大阪府大阪市浪速区敷津東２丁目１−４１
設立：1925年3月26日
URL：https://www.nankai.co.jp
インタビュイー：
- イノベーション創造室 業務改革部 谷本賢也様
- 社長室 総務広報部 松本圭太様
- グループ統括室 グループ事業部 見目智哉様
※役職はインタビュー当時
| 要約 |
導入の背景：
導入の決め手：
導入の効果：
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|---|
導入の背景
私たち3人は電子契約導入プロジェクトのメンバーとして活動をしており、グループ会社との契約書を電子化することで経費削減につながるのではないかと考えておりました。グループ内では年間でかなりの数の契約を行っているため、印紙代や郵送代、さらには契約書を持参する社員の人件費などを考えると相当な額になっていたのです。そこで、契約書の電子化に向けて、どのようなサービスがあるかなど具体的に調査を始めることにしました。（谷本氏）
導入の決め手
これまで社内では電子契約を利用したことがなく、サービス内容もよくわからない状態でしたので複数社に話を聞いてみることにしました。６社ほどから話を聞き、最終的に３社のなかから自社のニーズに適したサービスを探しました。メール認証による立会人型の署名方式と電子証明書による当事者型の署名方式のどちらの署名方法を採用しているのかなど各サービスの詳細について、比較表を作りながら検討していきました。さらに、取締役会議事録を電子化することも今回のミッションに掲げていましたので、その可否も選定のポイントになりました。また、万が一のリスクやセキュリティ面にも目を向けていましたので、WAN-Signは国産基盤のデータセンターを持っていることも魅力的にうつりました。（谷本氏）
比較表を使い細かく検証していくなかで、立会人型だけでなく当事者型が選べることや、IPアドレス制限ができること、取締役会議事録の電子化が可能である点も決め手となり、ＮＸワンビシアーカイブズさんの『WAN-Sign』を選びました。それ以外にも、様々な契約書・文書レベルに応じて権限管理など細かく設定できるのはWAN-Signだけでした。（松本氏）
ＮＸワンビシアーカイブズさんには導入前にトライアルとして、実際に操作できる環境を整えてもらっていました。その時からこちらの希望を受け入れて柔軟に対応していただけましたし、操作に関する疑問点なども丁寧にお答えいただけました。契約書の電子化に向けて初めてのことばかりだったので、運用時を想定してトライアルできたのはとても助かりました。
導入においては、ほぼＮＸワンビシアーカイブズさんにお手伝いいただくことなく、自分たちで進めることができました。トライアル時に柔軟にご対応いただけたこと、いい意味でWAN-Signのサービスがシンプルであるため、設定などもスムーズにできました。（谷本氏）
導入においては、ほぼＮＸワンビシアーカイブズさんにお手伝いいただくことなく、自分たちで進めることができました。トライアル時に柔軟にご対応いただけたこと、いい意味でWAN-Signのサービスがシンプルであるため、設定などもスムーズにできました。（谷本氏）
導入の効果
導入後、グループ会社への金銭貸し付けの際に作成する金銭消費貸借契約書の電子化からスタートしました。金銭消費貸借契約を電子化したことで、これまで発生していた印紙代や人件費が削減され、おおよそ年間100万円の経費削減を達成しています。また、取締役会議事録も電子化でき、さらなる契約書の電子化に向けて進めています。（松本氏）
グループ会社である南海ビルサービス株式会社とは、毎月多くの受発注のやりとりが発生しており、事務作業の負担軽減や取引ルールの見直しのため、電子化を検討していました。南海ビルサービス株式会社側が早く電子化しようと積極的に動いてくれたこともあり、取引きの多くを電子化できました。導入にあたってマニュアルの作成や社内共有を行ったこともありますが、WAN-Signの高い操作性からも大きな問題なく使用できています。これまで押印や発送作業のために出社しなければならなかった担当者から、WAN-Signの導入によりテレワークがしやすくなったという声も上がっています。（谷本氏）
今後の展望
連結子会社は約50社あり、さらにはその子会社も含めるとかなりの数で構成されています。この4月（2023年）からは原則すべてのグループ会社との契約書を電子化することとし、マニュアルを配布し運用開始しています。
また、グループ会社によってはグループ間の契約回数が全く異なるため、回数の多いグループ会社には出向いてWAN-Signの利用方法を説明するなど細かく対応しています。（見目氏）
また、グループ会社によってはグループ間の契約回数が全く異なるため、回数の多いグループ会社には出向いてWAN-Signの利用方法を説明するなど細かく対応しています。（見目氏）
グループ全体の契約書の電子化を推進するなかで、従来の紙でのやりとりを継続したいとの声も一定数あります。今後はそうした方に対して実際にWAN-Signを使用してもらう機会を設けて、業務効率が上がることやセキュリティが高く、安心して使えることを実感してもらえたらと考えています。
また、法改正により定期借地契約についても電子化が認められたので、移行に向けた準備も進めているところです。（松本氏）
また、法改正により定期借地契約についても電子化が認められたので、移行に向けた準備も進めているところです。（松本氏）
グループ内での電子化に向けて、第一歩を踏み出したところではありますが、やはりさまざまな契約を電子化する効果は大きいと思っています。グループ内の電子化が徹底できれば、印紙代や郵送費、人件費などの削減もグループ全体で相当な額になり、経費削減効果は計り知れません。まずはグループ内の契約をすべて電子化することを目指していますが、先を見据えてグループ外との契約の電子化も進めていきたいです。その際はＮＸワンビシアーカイブズさんに色々ご相談していきたいと思っています。（谷本氏）
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